Forretningsorden for Akademisk Råd ved Det Tekniske Fakultet
Denne forretningsorden er udarbejdet inden for rammerne af standardforretningsordenen for de kollegiale organer ved Syddansk Universitet, som er vedtaget af bestyrelsen den 9. december 2022. Forretningsordenen regulerer de formelle rammer for det Akademiske Råds virksomhed.
Akademisk Råds sammensætning og ledelse
§ 1. Akademisk Råd ved Det Tekniske fakultet består efter 1.1.2013 af dekanen og 12 medlemmer, heraf 5 repræsentanter for fakultetets videnskabelige medarbejdere og undervisere samt tre repræsentanter for de studerende og tre repræsentanter for de teknisk-administrative medarbejdere. Studielederen er valgt som observatør. Valget af Akademisk Råds medlemmer sker i henhold til de regler, der er fastsat i regler om valg.
Stk. 2. Formanden for Akademisk Råd vælges blandt de anerkendte forskere.
Akademisk Råds formål og opgaver
§ 2. Akademisk råds formål er inddragelse af medarbejdere og studerende i væsentlige beslutninger på fakultetsniveau.
§ 3. Akademisk råds opgaver er at tildele ph.d.- og doktorgrader. Stk. 2. Indstille til rektor om sammensætningen af sagkyndige udvalg, der skal bedømme ansøgere til videnskabelige stillinger.
Stk. 3. Udtale sig til rektor om:
1. Den interne fordeling af bevillinger.
2. Centrale strategiske forsknings- og uddannelsesområder og planer for videns udveksling.
3. Udtale sig om alle akademiske forhold af væsentlig betydning for universitetets virksomhed. Akademisk råd har pligt til at drøfte de akademiske forhold, som rektor forelægger.
§ 4. Akademisk råd skal drøfte og rådgive fakultetets ledelse om forhold af relevans for fakultetets udvikling, organisering og økonomi, herunder:
1. Fakultetets udviklingsarbejde og strategi for forskning, uddannelse og vidensudveksling.
2. Fakultetets bidrag til universitetets udviklingskontrakt.
3. Fakultetets organisering.
4. Fakultetets kvalitetssikring.
5. Økonomi og budget.
6. Ansættelsespolitik i relation til uddannelse og forskning.
7. Fysiske og sociale rammer for medarbejdere og studerende.
8. Studentermiljø og trivsel.
9. Ledelsesbeslutninger.
Akademisk Råds møder
§ 5. Akademisk Råd udøver sin virksomhed i møder, herunder virtuelle møder. Rutinesager kan dog afgøres ved skriftlig behandling, hvis alle rådets medlemmer tiltræder dette. Møderne er offentlige, men sager kan behandles for lukkede døre, hvis det på grund af deres beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt anses for nødvendigt eller ønskeligt.
Stk. 2. Sager, der indeholder oplysninger om personlige forhold, skal behandles for lukkede døre.
Stk. 3. Hvis det bestemmes af Akademisk Råd eller dettes formand, skal spørgsmål om behandling af en sag for lukkede døre drøftes forud for sagsbehandlingen.
Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt sidst.
Stk. 5. Enhver har adgang til at overvære Akademisk Råds offentlige sagsbehandling under iagttagelse af god ro og orden. Hvis en tilhører forstyrrer drøftelserne, kan formanden udelukke denne eller om fornødent samtlige tilhørere fra mødet.
Stk. 6. Afholdelse af møder skal ske under iagttagelse af sprogpolitik for SDU.
§ 6. Det Akademiske Råd skal afholde møder mindst én gang i semestret. Mødesteder, -dage og -tidspunkter offentliggøres på universitetets hjemmeside for mindst et semester ad gangen.
Stk. 2. Ekstraordinære møder afholdes, når formanden finder det nødvendigt. Formanden skal endvidere indkalde det Akademiske Råd, når ¼ af medlemmerne skriftligt begærer dette og angiver dagsorden. Mødet skal i så fald afholdes inden 14 dage efter sekretærens/formandens modtagelse af begæringen.
§ 7. Er et medlem forhindret i at deltage i et møde i det Akademiske Råd, må dette meddeles formanden inden mødets afholdelse. I beslutningsreferatet fra hvert enkelt møde skal anføres, hvilke medlemmer der har været fraværende.
Mødeindkaldelse og fremlæggelse af sager
§ 8. Indkaldelse med dagsorden udsendes af formanden mindst fem dage før mødets afholdelse. Hvis særlige grunde gør det påkrævet, kan indkaldelse med kortere varsel finde sted. Dagsordenen skal oplyse, hvilke sager, der vil komme til behandling på mødet.
Stk. 2. Dagsordenen udsendes til hvert medlem af det Akademiske Råd. Formanden sørger endvidere for at udsende det relevante materiale til forhåndsorientering for medlemmerne. Den åbne del af dagsordenen gøres tilgængelig på universitetets hjemmeside.
Stk. 3. Det skal fremgå af dagsordenen, hvordan medlemmer og andre interesserede får adgang til et eventuelt virtuelt møde.
Stk. 4. De enkelte medlemmer af Akademisk Råd og rektor kan kræve punkter optaget på dagsordenen. Dagsordenspunkter og materiale til de ordinære møder skal være sekretæren i hænde mindst otte dage før afholdelsen af mødet.
Mødeledelse og forelæggelse af sagerne
§ 9. Formanden, og i dennes forfald et af formanden bemyndiget medlem, leder Akademisk Råds møder. Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål om ledelsen af drøftelserne og iagttagelse af god orden under mødet. Desuden formulerer formanden de forslag, om hvilke der skal stemmes.
Stk. 2. Medlemmer af Akademisk Råd, der ønsker ordet, henvender sig til formanden, som giver ordet til den enkelte i den rækkefølge, det er begæret. Hvis flere begærer ordet samtidig, bestemmer formanden rækkefølgen.
Stk. 3. Under drøftelserne rettes ethvert forslag til formanden. Når formanden finder anledning dertil, eller når det
begæres af mindst tre medlemmer, skal det besluttes ved afstemning, om en drøftelse skal afsluttes.
§ 10. Sagerne behandles i den rækkefølge, som formanden bestemmer, hvorfor denne kan fravige rækkefølgen i dagsordenen. Når mindst tre medlemmer fordrer afstemning herom, afgør Akademisk Råd dog rækkefølgen for behandlingen af sagerne.
Stk. 2. Ethvert medlem af Akademisk Råd kan ved mødets begyndelse begære ordet vedrørende dagsorden og herunder rejse spørgsmål om sagers overflytning fra behandling for lukkede døre til offentlig behandling og omvendt.
§ 11. Rutinesager, der iflg. § 3 kan afgøres ved skriftlig behandling, sendes af formanden til hvert af medlemmerne med angivelse af frist for tilbagemelding. Ethvert medlem kan ved påtegning af sagen forlange den henvist til behandling i et møde. Formanden sørger i så tilfælde for dens optagelse på dagsordenen for næstfølgende, ordinære møde.
Mødets afholdelse
§ 12. Formanden konstaterer ved hvert mødets begyndelse, om Akademisk Råd er indkaldt med lovligt varsel.
Stk. 2. Akademisk Råd er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
Stk. 3. Beslutning kan kun træffes om sager, der er optaget som selvstændige punkter på den udsendte dagsorden.
Stk. 4. I tilfælde, hvor det er af betydning for behandlingen af en sag, kan formanden lade udenforstående indkalde til på mødet at fremsætte udtalelser eller deltage i drøftelserne uden stemmeret.
§ 13. Efter formandens bestemmelse sker afstemning ved håndsoprækning eller navneopråb. Hvis særlige hensyn gør det ønskeligt, kan afstemning foregå skriftligt på stemmesedler, der udleveres af formanden. Hvis formanden anser udfaldet af en afstemning for givet på forhånd, kan formanden nøjes med at angive sin opfattelse, af sagens udfald. Hvis intet medlem herefter forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med sin angivne opfattelse af sagen.
Stk. 2. Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal blandt de fremmødte medlemmer, medmindre andet fastsættes. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Stk. 3. Forslag, der har fået flere end halvdelen af de afgivne stemmer, er vedtaget. Hvis der er fremsat mere end to hovedforslag, afgør formanden, hvorvidt afstemningen skal foretages med relativt flertal, således at det forslag, der har fået flest stemmer, er vedtaget, eller hvorvidt afstemningen skal foretages i flere omgange, således at der først stemmes om det mest vidtgående forslag. Sidstnævnte fremgangsmåde anvendes, hvis de fremsatte forslag er formuleret som hovedforslag, ændringsforslag hertil samt eventuelt underændringsforslag. Formanden bestemmer rækkefølgen af afstemninger om ændringsforslagene, men således at afstemningen herom altid er afsluttet før afstemningen af hovedforslaget.
Stk. 4. Såfremt mindst 1/3 af Akademisk Råds medlemmer begærer det, skal formanden lade de i stk. 3 nævnte spørgsmål vedrørende afstemningsmetoden og rækkefølgen af afstemninger afgøre af Akademisk Råd.
Udvalg / Arbejdsgruppe
§ 14. Forud for nedsættelse af udvalg/arbejdsgruppe træffer Akademisk Råd ved flertalsbeslutning afgørelse om udvalgets/arbejdsgruppens kommissorium og størrelse samt om indkaldelsen til dets konstituerende møde.
Stk. 2. Udvalget/arbejdsgruppen skal – medmindre andet bestemmes af Akademisk Råd – selv vælge formand og afgive skriftlig beretning.
Stk. 3. Udvalg/arbejdsgruppen betragtes som opløst, når kommissoriet er opfyldt.
Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemninger
§ 15. Medlemmer af universitetets Akademisk Råd har pligt til at deltage i disse møder.
Stk. 2. Hvis et medlem af Akademisk Råd mister sin valgbarhed, afgår i løbet af valgperioden eller erklæres inhabil, jf. de generelle inhabilitetsregler, eller hvis et medlem ved fraværende på grund af sygdom, studierejse eller lignende er ude af stand til at møde, indkalder rådet en suppleant. Akademisk Råd træffer selv beslutning om, hvorvidt betingelserne for suppleantens indtræden er opfyldt.
§ 16. Et medlem af Akademisk Råd er udelukket fra at deltage i drøftelser og afstemninger om sager, hvori den pågældende har privat interesse, jf. de generelle inhabilitetsregler.
Stk. 2. Medlemmet skal underrette Akademisk Råd om forhold, der bevirker eller kan give anledning til formodning om inhabilitet. Meddelelse herom skal så vidt muligt gives til formanden inden mødets afholdelse. Akademisk Råd afgør herefter, om det pågældende medlem skal vige sædet, jf. § 13, stk. 2. Et medlem er ikke afskåret fra at stemme om sin habilitet.
Referater og ekspedition af behandlede sager
§ 17. Akademisk Råds beslutninger optages i et beslutningsreferat Referatet skal indeholde oplysning om hvilke medlemmer, der var til stede ved mødets begyndelse og behandlingen af de enkelte punkter, samt resultatet af en eventuel afstemning med angivelse af de enkelte medlemmers stemmeafgivning.
Stk. 2. Ethvert af medlemmerne samt de i henhold til § 10, stk. 4 tilkaldte kan forlange opfattelser, der afviger fra beslutningerne, optaget i referatet. I sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kan de tillige forlange, at denne gøres bekendt med indholdet af referatet, idet de ved sagens fremsendelse har adgang til at lade denne ledsage af en begrundelse af standpunktet.
Stk. 3. Referatet forelægges til godkendelse på Akademisk Råds næstfølgende møde eller ved en skriftlig høring af medlemmerne og opslås herefter snarest muligt på den i § 8, stk. 2 nævnte måde.
§ 18. Ekspedition af de sager, der er behandlet af Akademisk Råd, påhviler formanden. Alle henvendelser til myndigheder uden for institutionen videreekspederes af rektor.
Spørgsmål vedrørende forståelsen af forretningsordenen
§ 19. Det er formanden, der tolker bestemmelserne i forretningsordenen, og ethvert medlem er forpligtet til at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser. Hvis tre medlemmer er uenige i formandens afgørelse, skal afgørelsen sættes under afstemning. Spørgsmål vedrørende forståelsen af standardforretningsordenen skal dog forelægges rektor.
Stk. 2. Formanden kan lade det Akademiske Råd afgøre spørgsmål, der iflg. forretningsordenen skulle afgøres af formanden.
Behandlet på Akademisk Råds møde den 16. maj 2023
Godkendt på vegne af rektor, Rektorsekretariatet den 21. december 2023