Her får du fem fede fif til en god e-mailkultur
1 Nyt indhold/emne/budskab = ny e-mail (genbrug ikke e-mails)
Vil du være sikker på, at dit budskab bliver modtaget, skal mailen kun dreje sig om dét ene emne. Opret derfor altid en ny e-mail, når du skriver om en ny sag eller et nyt emne.
2 Beskriv budskabet i emnefelt
Emnefeltet skal indeholde en kort, informativ overskrift, så modtager hurtigt kan afkode, hvad det drejer sig om; fx: “Udkast til dagsorden til bestyrelsesmøde.
3 Vær kortfattet og præcis i selve teksten
Hvad er din væsentligste information til modtager? Skriv den tidligt i mailen og undlad gentagelser, overflødige oplysninger og kommentarer. Overvej, om din mail er let at svare på.
Generel information og inspiration (fx artikler, konferencer el.lign.) til mange, men unavngivne kolleger sendes altid via interne nyhedsbrev.
4 Skriv kun til de modtagere, emnet er relevant for – det gælder også, når du besvarer en e-mail
Måske er det unødvendigt at svare alle?
Generelt gælder det, at personerne i:
- TIL-feltet forventes at handle/reagere på mailen
- CC-feltet kun orienteres og ikke forventes at reagere
5 Andet
Vi forventer ikke, at du besvarer mails ud over almindelig arbejdstid (mandag – fredag, kl. 8-16). Prioritér i stedet en rimelig svarfrist, hvis den ikke er givet i mailen.
Brug autosvar, når du holder fri, ferie, er på kursus, konference ol. Det kan give dig ro til at fokusere på det, du er i gang med.
Effekt
Klar og målrettet kommunikation, bedre arbejdsmiljø, og du passer på miljøet ved at mindske unødvendigt CO2 udledning.
Se evt. Clean Desk og oprydning i Outlook
Vi anbefaler også e-bogen Få styr på den effektive arbejdsdag, som bl.a. indeholder en værktøjskasse med konkrete værktøjer og metoder, der er lige til at gå til.