Her kan du se, hvad det betyder for dig, når vi afslutter journalperioden i Acadre, inden vi skifter ESDH-system til WorkZone 4. marts 2024
SDU skifter ESDH-system fra Acadre til WorkZone til foråret, så du skal tjekke, om du har husket at journalisere alle journaliseringspligtige dokumenter. Find det i Journalinstruksen, hvis du ikke kan huske det. Der er også vejledninger til, hvordan du gør.
SDU skal, som offentlig myndighed, aflevere sager og dokumenter til Rigsarkivet hvert 5 år. Første periodeskift i Acadre blev afsluttet 1. februar 2017.
Det kommende periodeskift er i februar - marts 2024, og fra marts skal alle nye sager oprettes i WorkZone.
De 2 journalperioder i Acadre bliver overført til WorkZone, så du kan læse i dine gamle sager her, og Acadre bliver lukket helt ned. Journalperioderne hedder:
- 2011-2016
- 2017-2023
Lukningen af Acadre betyder, at du ikke kan arbejde videre i dine sager. Heller ikke selv om sagsbehandlingen ikke er færdiggjort.
Hvis du skal afslutte sager i Acadre, hvor der stadig mangler en del af sagsbehandlingen, så skal der oprettes en ny sag i WorkZone, hvor du journaliserer de dokumenter, der hører til i den nye journalperiode.
Hvis du har åbne sager i Acadre skal du:
- Gennemgå dokumenterne i dine sager
- Tjek om dokumenterne ligger på de rigtige sager
- Tjek om alle bilag er korrekte
- Tilpas evt. titler og bemærkninger
- Sørg for, at dokumenter og bilag er låst
- Gennemgå sagerne
- Tilpas evt. bemærkninger
- Tjek om parter er korrekte
- Tjek evt. Journalnotater for gule sedler, om de skal slettes
- Afslut sagerne ved at skifte status til A
Har du mange sager, der skal afsluttes, kan flere sager afsluttes i én arbejdsgang.
Se vejledninger her.
Har du nye sager på vej?
Hvis du er i gang med at starte en sag op lige før periodeskiftet, og sagen reelt skal være aktiv i perioden efter d. 1. marts 2024, kan du med fordel vente med at journalisere til efter 1. marts, og gøre det i WorkZone. Det gælder fx dispensations- og meritsager, hvor studienævnsmødet og dermed afgørelsen træffes i den nye arkivperiode. Dermed kommer alle dokumenter om sagen i den samme sag i WorkZone.
Igangværende dossiersager overføres til den nye journalperiode
Dossiersager er sager, som typisk har et forløb, der er længere end en arkivperiode, og Rigsarkivet giver tilladelse til, at igangværende dossiersager må overføres til den nye periode. Hvis du arbejder med dossiersager, betyder det, at du kan arbejde uændret videre i dine sager, når de er blevet konverteret fra Acadre til WorkZone, hvor de får et nyt sagsnummer og en henvisning til Acadre sagsnummeret.
Du skal dog kontrollere dine sager og afslutte dem som beskrevet ovenfor, hvis sagsforløbet er afsluttet.
Har du spørgsmål?
Kontakt ESDH-sekretariatet på esdh@sdu.dk eller 6550 7272, eller projektleder Karin Grundsø på kagr@sdu.dk eller 6550 4022.