Medarbejderperspektiver fra SIS-programmet: Proceskortlægningen

Kunsten at samle trådene

Susanne Lyng Hansen havde kun været ansat på SDU i 14 dage, før hun – sammen med sin ligeledes nyansatte kollega Selina Sara Eisenberger – blev kastet direkte ud i arbejdet med at facilitere en række workshops for håndplukkede medarbejdere med stor faglig indsigt i SDU’s studieadministrative arbejdsgange og processer. Processerne spænder over opbygning af uddannelser, ansøgning og optagelse, afslutning og eksamen, behandling af studentersager, kommunikation med de studerende m.v. Målet er at få skabt et samlet overblik over alle processerne, så der udarbejdes et fælles grundlag at arbejde videre ud fra i forbindelse med udfasningen af STADS og overgangen til det nye SIS.

Susanne fortæller, at workshop-deltagerne får til opgave at identificere, hvor den respektive proces starter og hvad der afslutter den, hvad forudsætningen for processen er, hvad resultatet af processen er samt de enkelte trin i processen og rollefordelingen forbundet hermed:

- Vi skal finde den røde tråd i processen og klarlægge, om der er afhængigheder til andre processer. Det kan lyde lige til – og det er det også nogle gange – men det kan også være ret kompliceret, fordi der ofte sker nogle sideløbende processer. Og folk er heller ikke altid helt enige om, hvad det egentlig er, der sker i løbet af en proces. Nogle steder er der også stor varians fra fakultet til fakultet.

En af workshop-øvelserne går ud på at lave en brainstorm af, hvordan en given proces ser ud. Først gengives den fysisk på et stort stykke brown paper, hvorefter resultatet efterfølgende tegnes digitalt i programmet Visio.

Nyt system, nye muligheder

Susanne forklarer, at kortlægningen af processerne også gør det muligt at identificere både uhensigtsmæssigheder og forbedringspotentialer. Det er områder, vi skal prioritere, når vi skal designe de nye processer.

- Det er vigtigt med et grundigt forarbejde, så vi ved, hvad vi kommer fra, før det nye SIS bliver implementeret. Jeg synes, det er spændende – ikke mindst fordi, det er et meget omfattende system, der går på tværs af universiteterne og kommer til at berøre os alle i sidste ende. Så man har en følelse af, at det hårde arbejde virkelig batter noget! 

Alexandra Vahala Hvass er deltager i den procesgruppe, der har fokus på behandling af studentersager, og hun er enig med Susanne i, at procesarbejdet både er spændende og lærerigt:

- Man får øjnene op for meget: ”Hvorfor gør vi egentlig sådan? Kunne vi ikke gøre det her i stedet?” Og vi kan lære af hinanden. Der er er ting, jeg ikke forstod før, men hvor jeg nu kan se sammenhængende på en bedre måde, fortæller Alexandra og fortsætter:

- Da det er et system, der skal anvendes af alle de danske universiteter, er vi jo nødt til at blive ganske ens. Så vi er nødt til at lave nogle ændringer og tænke på nye måder. Alle sammen. Det er godt at se på, hvad der kan gøres smartere – særligt for de studerende, for man kommer ikke udenom, at vores studerende også har en udfordring ved, at der er så mange systemer, de skal ind i. Mange af systemerne fungerer muligvis udmærket hver især, men når de ikke er integreret i hinanden, så tror jeg ikke, at de studerende har en særligt god brugeroplevelse. 

Alexandra Vahala Hvass (TEK Uddannelse) og Susanne Lyng Hansen (Studieservice)

Navigering gennem kompleksiteten

Gennem procesarbejdet er det blevet tydeligt for både Alexandra og Susanne, hvor omfangsrigt SIS-programmet er. Der er utroligt mange forskellige roller, fagområder, interesser, rammer og betingelser på spil. Det indebærer uvægerligt også en række udfordringer for alle, der er involveret i arbejdet med udskiftningen af STADS til et nyt og mere moderne system.

For Alexandra er det sværeste, at hun endnu ikke ved, hvad det nye SIS kommer til at kunne:
- Det bliver meget nemmere at forholde sig til, når du kan se det fysiske system og ved mere præcist, hvordan det kommer til at påvirke vores nuværende arbejdsgange og processer.
Der er ingen af de systemer, vi har fået tilbud på, der kan det hele. De har hver især forskellige styrker og svagheder. Og den uvished kan nogle gange godt opleves som demotiverende. Men det er ikke nogens skyld – det er jo bare vilkårene lige nu.

Som facilitator er en af de største udfordringer for Susanne at få defineret helt klart for procesgruppedeltagerne, hvor de skal starte med at beskrive en proces, og hvor de skal slutte:
- Ellers kan de godt starte og slutte forskellige steder, og nogle går også dybere ned i detaljerne end andre gør, og så er det svært at sammenligne, siger hun og fortsætter:

- Samtidig er det også ”learning by doing”, og vi lærer hele tiden. Vi har aftalt fra start, at vi vil have en fleksibel metode. Så selv om vi har aftalt en køreplan fra starten, så tilpasser vi den efter de enkelte procesgrupperes behov hen ad vejen. Der har været eksempler på, at en metode ikke har virket godt nok, og så afprøver vi en ny.

Stor åbenhed på vejen til fremtiden

For både Susanne og Alexandra er det interessant at indgå i procesarbejdet, som de begge oplever, er præget af en høj grad af åbenhed. Susanne fortæller:

- Det har gjort indtryk på mig, hvor godt vi faktisk er blevet taget imod i procesgrupperne. Det synes jeg har været rigtig rart. Selvfølgelig er der også nogen, der – forståeligt nok – er lidt bekymrede for, hvad forandringerne kommer til at betyde for dem, men overall oplever jeg, at man gerne vil levere en værdifuld indsats, og at man gerne vil den nye fremtid.

Det kan Alexandra nikke genkendende til:
- Jeg synes, det er en super god opgave, jeg er blevet involveret i. At man faktisk har et forum her, hvor man taler om ting, der ellers ikke ville blive sagt, fordi man ved, at alt bliver så anderledes. At man kan lufte sine tanker og også tør sige højt, når man oplever, at noget ikke fungerer så godt i dag. Så jeg håber, at jeg kan fortsætte som deltager i gruppen med de samme mennesker, for samarbejdet har fungeret rigtig godt, siger hun og fortsætter smilende:

- Jeg er ret sikker på, at når så mange kloge mennesker arbejder sammen om det her, så må det blive godt. Og det nye system kommer uanset hvad, så jeg tror ikke, det nytter at være bange. Man må gå til det med et åbent sind og acceptere forandringen. Det tror jeg, er den bedste tilgang.

Hvad sker der herefter?

Proceskortlægningen fortsætter efter sommerferien, hvor de sidste 4 procesgrupper bliver færdige. 
Materialet fra grupperne skal herefter drøftes mellem programmet, SDU Studieservice og fakulteterne, så vi kan tage stilling til, hvordan vi skal prioritere forbedringsområderne. Der kan sagtens være områder med udviklingspotentiale, som ikke afhænger af det nye system og derfor ikke behøver at vente. 

I 2024 går vi i gang med at udarbejde de kommende arbejdsprocesser. Vi venter til 2024, da vi først har brug for mere viden om det nye system og de fælles nye processer mellem universiteterne, inden vi kigger på SDU-processerne. 

Vil du vide mere om procesarbejdet, er du velkommen til at tage fat i faglig projektleder Maria Vonsild: mcv@sdu.dk