Nyt SIS

SDU’s studieadministrative processer og det omkringliggende systemlandskab kortlægges

Der er fuld gang i de indledende og forberedende aktiviteter i SDU’s SIS-program. For at kunne håndtere overgangen til et nyt system og nye studieadministrative processer, analyserer vi udgangspunktet. Når vi ved, hvad vi kommer fra, kan vi bedre sikre en god overgang til det nye.

Af SDU Digital, catmo@sdu.dk, 18-04-2023

Vi får en integrationsplatform

Der er mange ting, der skal være på plads, når SDU skifter STADS ud med et nyt studieinformationssystem (SIS). Og her er der sket vigtigt nyt på vores IT-projektspor. Der er nemlig truffet afgørelse om valg af integrationsplatform, og det blev Azure, som er en cloudbaseret løsning fra Microsoft.
Integrationsplatformen vil fungere som en bro mellem de forskellige systemer, der i dag er knyttet til STADS – eks. når kurser skal oprettes i itslearning eller karakterer fra Digital Eksamen skal overføres, så vil data fra STADS og de omkringliggende systemer flyde gennem integrationsplatformen. Når alle systemer er koblet på STADS gennem integrationsplatformen, kan STADS løskobles, og så skal data blot overføres fra SIS til integrationsplatformen, når vi får adgang til det nye studieinformationssystem.

Projektleder Poul Basse fra SDU Digital forklarer:
- Integrationsplatformen giver os nogle fantastiske teknologiske muligheder, men det er også et nyt system og en ny måde at arbejde på, vi skal lære. Det bliver en stor, men sjov opgave. Vi får også mulighed for at bruge den nye datamodel i integrationsplatformen, og det giver bl.a. den fordel, at et studenterobjekt kan genbruges i flere systemer. Det gør udviklingen hurtigere og mere sikker, samtidig med at oplysningerne er ens på tværs af systemerne.

integrationsplatform

Visualisering af integrationsplatformen

Kortlægning af SDU’s processer

På forretningsprojektsporet er 8 procesgrupper lige nu i gang med at afdække de nuværende arbejdsgange og administrative processer fordelt på hele uddannelsesrejsen fra optagelse til udstedelse af eksamensbevis. Procesgrupperne består af deltagere fra et bredt udsnit af organisationen, der har indgående fagligt og praktisk kendskab til det studieadministrative område og STADS’ funktionalitet.

Hver procesgruppe mødes i løbet af marts-august i 3-5 workshops, hvor de arbejder med at kortlægge de alle nuværende forretningsgange, inkl. de områder, hvor der er potentiale for optimeringer – enten fordi processen er kompliceret, fungerer uhensigtsmæssigt, eller der er store forskelligheder på tværs af organisationen. Projektleder Maria Vonsild fra Studieservice fortæller:

- Procesgruppernes arbejde er kommet rigtig godt fra start. Det er utroligt vigtigt, at vi kender udgangspunktet for vores nuværende processer, før vi går i gang med at opbygge nye måder at arbejde på. Når vi har identificeret de udfordringer og vilkår, som studieadministrative medarbejdere skal forholde sig til i dag, kan vi etablere et fælles dokumenteret materiale at arbejde videre ud fra, på tværs af fagområder og fakulteter. Dermed kan vi planlægge den videre implementering på et oplyst grundlag, og det understøtter muligheden for at skabe plads til forbedringer, der vil komme både SDU’s medarbejdere og de studerende til gode, lyder det fra Maria.

procesogorganisationslandkort

Eksempel på et proceslandkort, der er blevet udarbejdet på en workshop

Uddannelsesrejsen på SDU set gennem de studerendes øjne

Da det også er af afgørende betydning af få de studerendes perspektiver belyst, er der foreløbigt blevet gennemført 2 workshops med henblik på at indhente viden om, hvordan de studerende oplever deres uddannelsesrejse på SDU – med alt, hvad det indebærer af både digitale og personlige kontaktpunkter. Undersøgelserne kortlægger deres brugerrejse fra den indledende ansøgning og helt til studiets afslutning, hvorved det klarlægges, hvilke processer, der påvirkes af det nye SIS, og hvordan de kan indtænkes i designet af vores fremtidige proceslandskab.

- De studerende har givet os et værdifuldt indblik i deres oplevelser af studieforløbet på SDU – både hvad der fungerer godt i dag og hvad der ikke gør, og vi har gjort os nogle interessante opdagelser. Vi har eks. fundet ud af, at de studerende har vidt forskellige tilgange til at finde frem til de informationer og funktioner, de har behov for, og at det ofte er styret af sekretærer og tutorers individuelle præferencer for systemanvendelsen. Vi tager alle de forskellige fund med os i det samlede proceskortlægningsarbejde – og så er det bare altid en fornøjelse at arbejde med de unge mennesker, der både har bidraget til SIS-programmet med vigtig viden og en masse god energi, fortæller Maria Vonsild med et smil og tilføjer, at arbejdet med brugerrejser langt fra er afsluttet.

Valg af leverandør og system

Evalueringen af de 3 tilbud, der er afgivet på den nye SIS-løsning, er nu afsluttet, og der er enighed om indstillingen i den fælles programstyregruppe, hvor universitetsdirektør Thomas Buchvald Vind repræsenterer SDU.

- Det glæder mig, at dygtige og engagerede medarbejdere fra de syv universiteter i Nyt SIS-programmet har samarbejdet godt i udbudsprocessen og har lagt en kæmpe indsats i at vurdere de indkomne tilbud på at erstatte STADS. Vi afventer godkendelsen af et aktstykke i Finansudvalget før leverandør og system kan offentliggøres, fortæller Thomas Buchvald Vind og fortsætter:

- Det er mit håb, at et nyt system vil imødekomme universiteternes ønske om et tidssvarende og moderne system, som studerende vil opleve som en hjælp gennem deres uddannelse, og som studieadministrative medarbejdere vil opleve som en forenkling og forbedring. Og så kan vi forhåbentlig også få gode implementeringsforløb på tværs af universiteterne i de kommende år baseret på de stærke relationer, som er opbygget på kryds og tværs af universiteterne i udbudsprocessen.