Nyhedsbrev uge 39, 2021
Ny plan for økonomisystemet
Kære alle
Nu er planen for det nye Økonomisystem (ERP) landet, og med den nye plan går økonomisystemet i luften den 2. februar 2022.
Projektet har brugt den ekstra tid på at teste de 27 integrationer til andre systemer, samt 350 testcases på funktionaliteten. Det er et omfattende arbejde, men vigtigt for at sikre kvaliteten og kunne gå i luften med færrest mulige fejl. I efterårsferien starter opsætningen af produktionsmiljøet, samt den detaljerede plan for overgangen mellem de mange systemer og data.
Skiftet fra nyt til gammelt system sker sammen med årsskiftet, hvilket giver den fordel at årsafslutningen for 2021 foretages i de kendte gamle systemer, og med den gamle kontoplan. Til gengæld giver den mindre tid til årsafslutningen end vanligt på SDU. Helt konkret betyder det, at der er minimum 10 dage mindre til denne proces for alle parter.
Nogle af de væsentlige deadlines og opmærksomhedspunkter i den nye plan for årsafslutningen er:
- Leverandørernes adgang til at sende fakturaer til SDU lukkes 6/1 om morgenen
- Regnskab 2021 lukkes d. 10/1 kl. 23.00 for posteringer med tilhørende godkendelser. Det betyder alle igangværende fakturaer skal være færdigbehandlet og fsva. kreditorfakturaer betalt inden vi lukker det gamle system ØSS
- Salgs- og købsfakturaer ”født” i ØSS, kan ikke omkonteres i det nye ERP-system på transaktionsniveau i debitor- og kreditormodulet (vi mister transaktionssporet)
- Alt vedr. løn og honorar skal være afleveret senest d. 20/12
- Det er kun den første lønkørsel i 2022 der medtages i 2021 regnskabet
Der er frys-periode fra d. 11/1 til 2/2-2022. I denne periode er ØSS lukket og det nye system er endnu ikke åbent, og det betyder at SDU ikke kan betale leverandører, udbetale feriepenge, rejse- og udlæg, konferencegebyrer m.v.
Det hele lykkes kun hvis alle parter arbejder godt sammen, og har for øje, at der skal ryddes op og afsluttes løbende. Der er udarbejdet en detaljeret plan for hele forløbet samt en emneopdelt vejledning, som alle berørte opfordres til at læse igennem, så I kan udarbejde jeres lokale plan for opgaven. Er der ønsker eller kommentarer til vejledningen for årsafslutningen er I velkomne til at tage fat i Jens V. Kierkegaard - jvk@sdu.dk
Den detaljerede vejledning for årsafslutningen inkl. den samlede oversigt over tidsfrister kan ses her: https://sdunet.dk/da/servicesider/oekonomi/koebsfakturarer-og-udgifter/aarsafslutning_og_periodisering/aarsafslut-2021
Tidsplanen for projektet samt præsentationen fra seneste stormøde kan ses på projektets hjemmeside:
https://sdunet.dk/da/administration/projekter/nyt_hr_og_oekonomisystem
Vi vender tilbage med et stormøde i nov./dec. hvor vi orienterer mere om undervisning og ibrugtagning af det nye system. Er der spørgsmål til projektet er I velkomne til at tage fat i Mette Thomassen, mettho@sdu.dk eller Heidi Krieber, heik@sdu.dk
Rigtig god weekend fra projektet
Nyhedsbrevet er målrettet HR og Økonomiansvarlige samt HR- og økonomimedarbejdere, men alle er velkomne til at læse det. Du er velkommen til at sende nyhedsbrevet videre, og hvis der er nogen der gerne vil på modtagerlisten kan de sende en mail til: mettho@sdu.dk.
For jer der ikke kender til projektet, så er der tale om to forskellige systemer (HR og Økonomi), som er opbygget i samme univers, og ligner hinanden. Projektet er opdelt i to underprojekter der koordineres tæt. HR-systemet hedder i daglig tale ”HCM”, hvilket står for Human Capital Management. Økonomisystemet hedder ”ERP”, hvilket står for Enterprise Ressource Planning.
Nyhedsbrevene gemmes sammen med øvrig projektinformation på siden: https://sdunet.dk/da/administration/projekter/nyt_hr_og_oekonomisystem