Nyhedsbrev uge 5, 2021
Opstart på test
Kære alle
Velkommen til 2. nyhedsbrev i Projekt Nyt HR- og Økonomisystem.
Den første måned i 2021 er strøget afsted, og vi ser frem til et spændende år, hvor de nye systemer skal sættes i søen.
HR-systemet (HCM) er fortsat planlagt til at gå i drift den 1. juni. Datoen for økonomisystemet (ERP) er rykket til den 27. september. De primære årsager er, at udviklingen af integrationerne er blevet forsinket, og at arbejdet med datamigreringen tager længere tid for leverandøren end planlagt. Derudover var planen for presset med en deadline tæt op til sommerferien, og i den nye plan er der bedre tid til SDU’s faglige afklaringer og forberedelser i projektet.
Ny og opdateret version af systemerne klar
I dec / jan har både projektet og leverandøren arbejdet for at få de sidste data migreringer på plads. Det betyder at vi nu har en version af systemet med alle data overført fra de gamle HR- og økonomisystemer. Det giver os mulighed for at teste systemet med virkelige data, og samtidig ”øver” vi os på den sidste og endelige flytning af data, når vi skal i drift med de nye systemer. Den nye test-version af systemet har også fået en forbedret SDU-opsætning, så vi er klar til at prøve HR- og økonomiprocesserne af.
Vi vil meget gerne vise systemet og inviterer derfor alle interesserede til stormøder. Denne gang deler vi dem op i HR- og Økonomimøder, så vi har bedre tid.
- Den 5. marts – Økonomisystemet - debitor og kreditor opgaverne
- Den 9. marts – HR-systemet - rekruttering, fraværsregistrering og øvrige personaleadministrative opgaver
Test, test og test
Nu kigger vi ind i opgaver der handler om at få systemet kigget igennem i forhold til arbejdsopgaverne. Først kommer et forløb med træning af centrale medarbejdere der skal kunne stå for test og for nogle også undervisning. Derefter kommer et længere testforløb. Det betyder også at vi p.t. er ved at skrive testcases til arbejdsopgaver vi skal kunne gennemgå. Der bliver inviteret en gruppe af brugere ind til testforløb, og vi beder fakulteterne om at udpege deltagere.
Derudover tester vi også løbende integrationerne til andre systemer. Der er over 40 integrationer, og for hver af dem skal der først laves et design, så skal det udvikles, herefter udføres teknisk test, og endelig den funktionelle test. Til HR-systemet er der fokus på at få brugeroprettelsen i forbindelse med ansættelser udviklet og testet, så vi fremadrettet kan afskaffe PDS og Telefonbogen, og kun skal oprette data ét sted. Til økonomisystemet er der bl.a. fokus på at få udviklet et ekstra skærmbillede til behandling af elektroniske fakturaer.
Blikket fremad
Vi er startet med at kigge mere detaljeret på rollerne i systemerne, samt planerne for undervisning, og praktikken i overgangen fra gamle til nye systemer. Overgangen kommer til at påvirke driften både før og efter systemerne idriftsættes, og vi får brug for jeres hjælp til at holde driften kørende undervejs. I kan høre mere om dette på stormøderne, og vi vil løbende orientere jer her i nyhedsbrevet, når vi ved mere.
De bedste hilsener
Mette og projektgruppen
Nyhedsbrevet er målrettet HR og Økonomiansvarlige samt HR- og økonomimedarbejdere, men alle er velkomne til at læse det. Du er velkommen til at sende nyhedsbrevet videre, og hvis der er nogen der gerne vil på modtagerlisten kan de sende en mail til: mettho@sdu.dk.
For jer der ikke kender til projektet, så er der tale om to forskellige systemer (HR og Økonomi), som er opbygget i samme univers, og ligner hinanden. Projektet er opdelt i to underprojekter der koordineres tæt. HR-systemet hedder i daglig tale ”HCM”, hvilket står for Human Capital Management. Økonomisystemet hedder ”ERP”, hvilket står for Enterprise Ressource Planning.
Nyhedsbrevene gemmes sammen med øvrig projektinformation på siden: https://sdunet.dk/da/administration/projekter/nyt_hr_og_oekonomisystem