Nyhedsbrev uge 50, 2020
”Godt på vej”
Kære alle
Velkommen til nyhedsbrevet i Projekt Nyt HR- og Økonomisystem. Fremadrettet laver projektet nyhedsbrev ca. hver 3. uge, så I kan følge med i hvad der sker.
Julen nærmer sig, og på trods af Corona og stor travlhed, så holder projektet sig nogenlunde på planen, og har rigtig god fremdrift. Vi lukker december med afslutning på pilotrunde 2, opstart på 3. runde af datamigreringen, samt et godt greb i alle de integrationer der skal få de nye systemer til at hænge godt sammen med alle de øvrige systemer på SDU. Kort fortalt betyder det, at vi fortsat regner med at kunne gå i luften med de nye HR- og Økonomisystemer sommeren 2021. HR har ”go-live” dato 1. juni, og for økonomidelen af projektet drøfter vi fortsat dato med leverandøren.
For jer der ikke kender til projektet, så er der tale om to forskellige systemer (HR og Økonomi), som er opbygget i samme univers, og ligner hinanden. Projektet er opdelt i to underprojekter der koordineres tæt. HR-systemet hedder i daglig tale ”HCM”, hvilket står for Human Capital Management. Økonomisystemet hedder ”ERP”, hvilket står for Enterprise Ressource Planning. Hvis du ikke har hørt om projektet så kan du med fordel se de præsentationer der er blevet vist på de 2 stormøder der er afholdt.
Lidt mere om det vi har haft fokus på i november og december
Vi er p.t ved at afslutte 2. pilotopsætning af systemet. Vi har fået mere data og mere funktionalitet, og vi er i gang med at drøfte med leverandøren hvordan systemet skal sættes op til SDU, så vi kan vise jer hvordan det skal fungere.
Drøftelserne med leverandøren foregår gennem en lang intensiv række af workshops og møder, hvor vi tager stilling til hvordan HR- og økonomiopgaverne der er omfattet af projektet kan løses i systemet. Det tager tid at komme ind i systemets tankegang og processer og projektgruppen er blevet meget klogere her i anden pilotrunde. Vi er optimistiske i forhold til funktionaliteten, selvom der også er huller, hvor det ikke fungerer som vi gerne vil have det.
HR-service har brugt tid på at få rekrutteringsprocessen sat op i systemet sammen med fakulteterne, og drøfte integration til SLS sammen med DTU og KU som også anvender HR løsningen. Økonomiservice har især brugt tid på flere moduler, der kun anvendes i den centrale økonomiafdeling (f.eks. Cash Management, Anlæg og Risikostyring), samt det elektroniske kreditorfakturaflow, som alle skal anvende. Det sidste udvikles i samarbejde med DTU og AAU, der også skal anvende denne løsning.
Projektet har også brugt rigtigt meget tid på 2 mere tekniske sider af arbejdet.
- Datamigrering: Projektgruppen er ved at starte på den 3. runde datamigrering. Data skal trækkes ud af de gamle HR- og Økonomisystemer og læses ind i det nye system. Da det er HR- og Økonomidata er der stor fokus på rigtigheden, og vi bruger lang tid på at tjekke om alle data er med, og om de lander som de skal. Vi finder også flere fejl i de gamle data, som vi rydder op i undervejs, så datakvaliteten samlet kan blive løftet. Undervejs skal der oversættes til den nye kontoplan og den fulde organisationsstruktur der introduceres sammen med de nye systemer. Der er nu migreret data over 2 gange, og nu er projektgruppen i gang med at forberede 3. migrering, som skal indeholde det fulde datasæt med alle de rettelser vi har haft indtil nu.
- Integrationer: HR- og Økonomisystemerne hænger tæt sammen med mange af de øvrige SDU systemer. Der er en samlet liste på ca. 40 integrationer. Vi har nu et godt overblik over landskabet, og vil ved overgangen til de nye systemer rydde op, så data (så vidt muligt) kun skal tastes ét sted, og én gang. Det betyder også at vi kommer til at nedlægge nogle af de nuværende løsninger som fx Min Ferie og PDS. De sværeste integrationer udvikles heldigvis sammen med andre universiteter (KU, DTU, AAU) gennem ØSS-samarbejdet. Det er en stor fordel at vi ikke er alene med disse, selvom det indimellem også tager lang tid at blive enige om funktionaliteten, fordi vi arbejder forskelligt.
Efter jul kigger vi frem mod arbejdet med et forår hvor test, test og atter test kommer til at fylde en del, sammen med vejledninger, undervisningsmateriale, rollerne omkring det nye system etc. Det kommer I til at høre meget mere om i de kommende nyhedsbreve. I ønskes alle en rigtig dejlig jul – vi glæder os til at arbejde meget mere sammen med jer om projektet i 2021.
De bedste hilsener
Mette og projektgruppen
Nyhedsbrevet er målrettet HR og Økonomiansvarlig og medarbejdere, men alle er velkomne til at læse det. Du er velkommen til at sende nyhedsbrevet videre, og hvis der er nogen der gerne vil på modtagerlisten kan de sende en mail til: mettho@sdu.dk.
Nyhedsbrevene gemmes sammen med øvrig projektinformation på siden: https://sdunet.dk/da/administration/projekter/igangvaerende/nyt_hr_og_oekonomisystem