Nyhedsbrev uge 18, 2021
Nyt HR system tæt på
Kære alle
Vi nærmer os den 1. juni, hvor det nye HR-system (HCM) skal gå i luften. Som sædvanligt, i den slags store projekter, er der tæt på deadline travlt med at få det vigtigste til at falde på plads.
Prioritering
Fokus i prioriteringen er ”sikker drift”, forstået på den måde, at data skal være på plads, og hovedarbejdsprocesserne skal kunne gennemføres. Den største gevinst ved den første version af systemet bliver, at SDU fremadrettet kun skal vedligeholde personaleoplysninger ét sted, og ikke fire- fem steder som i dag. En anden vigtig gevinst er, at vi får et samlet HR-system, som alle medarbejdere og ledere har adgang til. Det betyder at vi fremadrettet har en grundplatform til at udvikle arbejdsprocesserne.
Til en start har styregruppen, af hensyn til sikker drift, i denne uge valgt at fortsætte nogle af de nuværende arbejdsprocesser uden for systemet. Det har følgende betydning:
- VIP og D-VIP-rekruttering fortsætter indtil den anden side af sommerferien med at blive opslået og behandlet i det nuværende rekrutteringssystem SDU-job.
- En del af de personaleadministrative processer som fx forlængelser, fratrædelser, ansættelse uden opslag etc. starter som hidtil med en mail til HR-service der herefter håndterer det i det nye HR-system.
Til august vil vi lave en plan for overgangen til udnyttelse af det nye system på både VIP-rekruttering og øvrige personaleadministrative opgaver. Og i dette forløb vil vi have mulighed for at arbejde mere pilotbaseret med at tage funktionerne i brug, fordi vi har platformen kørende.
Kurser og opgaver
Kurserne for fraværsadministratorer og lokale rekrutteringsmedarbejdere starter i næste uge. Her vil HR service gå mere i dybden med de nye arbejdsprocesser, og I vil få adgang til alle de vejledninger der er i gang med at blive udarbejdet. Institutsekretærer er endnu ikke inviteret til kurser, men vi planlægger at afholde dem lige efter systemet er gået i luften, og sender invitationerne snarest muligt. Projektgruppen får først overleveret den nye version af HR-systemet i dag (12. maj), så det bliver spændende at se om alt er på plads, som vi forventer.
De første dage af juni vil alle, der har en rolle i det nye HR-system, blive bedt om at hjælpe med at tjekke data for jeres institut / afdeling / enhed. Vi vil allerede nu gerne bede jer reservere tiden til det, og så vender vi tilbage med en vejledning til hvad I skal kigge efter, og hvor I kan melde fejl / bede om hjælp. Da vi samler data fra fire forskellige systemer, så kan I forvente en vis grad af forstyrrelser, som vi sammen med jer gerne vil rydde op i fra starten.
Økonomisystemet
Økonomisystemet (ERP) er ikke helt så langt, men følger overordnet tidsplanen. Projektgruppen er i gang med at teste både funktionalitet og de mange integrationer. Planen er at være færdig med alle integrationer og test før sommerferien, og det bliver et tæt løb at få det til at lykkes. Projektgruppen vil i forbindelse med test af funktionaliteten også inddrage repræsentanter fra fakulteter, institutter og områder. Der afholdes ØKO stormøde d. 21. juni, hvor vi vil komme nærmere ind på overgangsplanerne for denne del af projektet. Planen er fortsat at det nye økonomisystem går i luften d. 28. september.
De bedste hilsner
Mette og projektgruppen
Nyhedsbrevet er målrettet HR og Økonomiansvarlige samt HR- og økonomimedarbejdere, men alle er velkomne til at læse det. Du er velkommen til at sende nyhedsbrevet videre, og hvis der er nogen der gerne vil på modtagerlisten kan de sende en mail til: mettho@sdu.dk.
For jer der ikke kender til projektet, så er der tale om to forskellige systemer (HR og Økonomi), som er opbygget i samme univers, og ligner hinanden. Projektet er opdelt i to underprojekter der koordineres tæt. HR-systemet hedder i daglig tale ”HCM”, hvilket står for Human Capital Management. Økonomisystemet hedder ”ERP”, hvilket står for Enterprise Ressource Planning.
Nyhedsbrevene gemmes sammen med øvrig projektinformation på siden: https://sdunet.dk/da/administration/projekter/nyt_hr_og_oekonomisystem