Kan vi gøre det på en anden måde?
Økonomiservice har med succes gennemført pilotprojektet ”Papirløs administration”. På blot to år er de 65 medarbejderes samlede print-forbrug faldet med 79 procent.
I 2017 printede Økonomiservice næsten 200.000 ark papir. I 2019 spyttede printerne blot 40.000 ark ud.
Bag tallet gemmer sig et forandringsprojekt, hvor de 65 medarbejdere gradvist har ændret arbejdsvaner for at skabe en mere bæredygtig administration gennem et lavere forbrug af papir.
Nicolai Sørensen, vicedirektør, og Bill Busch Kyed, chef for Udbudskontoret, har sammen med de øvrige ledere i Økonomiservice været tovholdere i områdets pilotprojekt ”Papirløs administration”, som startede i sommeren 2018.
- I første omgang handlede det om at synliggøre, hvor meget vi egentlig printede, så den enkelte afdeling kunne se sit antal print og blive bevidst om forbruget. Det var lidt en øjenåbner for mange, siger Nicolai Sørensen
Fælles motivering
Senere opstillede Økonomiservice et måltal for reduktion i antallet af print. I Udbudskontoret gik man skridtet videre, og her bød den enkelte medarbejder selv ind med sit personlige måltal.
- På de efterfølgende månedlige afdelingsmøder kiggede vi på, hvor langt vi var nået, siger Nicolai Sørensen, der understreger, at det ikke drejede sig om kontrol af den enkelte, men om at holde et fælles fokus og motivere hinanden.
Et af de redskaber der blev anvendt hos Udbudskontoret på vejen mod måltallene var interne konkurrencer og væddemål mellem forskellige teams og kolleger.
-Det kræver en kulturændring at blive papirløs, og derfor er det vigtigt, at formålet forklares, så ideen forbedres af og accepteres hos den enkelte medarbejder. Vi oplevede dog allerede fra starten en stor imødekommenhed, ejerskab og loyalitet, hvor alle gerne ville bidrage til at skabe større bæredygtighed, siger Bill Busch Kyed.
Drop printeren og brug computeren
Et bestemt spørgsmål blev omdrejningspunkt for projektet ”Papirløs administration”, nemlig: ”Kan vi gøre det her på en anden måde?”
Og svaret var oftest: ”Digitalisering af arbejdsopgaver”.
Økonomiservice har derfor arbejdet på at udvikle nye digitale arbejdsgange, som overflødiggør de meterlange rækker af ringbind, der tidligere var fast inventar på kontorerne, og de bunker af papir, som havde det med at hobe sig op på skrivebordene.
-Sideløbende med digitalisering af arbejdsopgaver har vi arbejdet med kompetenceudvikling, for projektet kan kun lykkes, hvis alle bliver fortrolige med de pdf-redskaber og andre digitale hjælpemidler, der kan træde i stedet for print.
-De nye digitale arbejdsgange udsprang derfor oftest fra medarbejderne, som kunne se mulighederne, siger Nicolai Sørensen.
Kom godt i gang
Nicolai Sørensen og Bill Busch Kyed har følgende råd til afdelinger og enheder, der vil nedbringe antallet af prints:
- Papirforbruget er usynligt for de fleste. Synliggør det.
- Inddrag medarbejderne og vær lydhør over for ideer. Det handler om at løfte i flok.
- Sørg for løbende opfølgning og tilgængelige måltal.
- Husk at medarbejdere har forskellige opgaver. Ikke alle kan blive papirløse.
- Lederne skal være nærværende i projektet og gå foran med et godt eksempel.
Her er det måske på sin plads at nævne, at Nicolai Sørensen printede 3.138 ark papir i 17 og 124 i 19. Bill Busch Kyed printede 3.394 i 17 og 0 i 19.