Nyt HR- og Økonomisystem på vej

Det er to store tandhjul i hele SDU's drift, der skal skiftes, når solen igen får lidt mere magt end her i grå november. I forsommeren 2021 bliver SDU's nuværende HR- og økonomisystemer udskiftet med et nyt fælles system.

Hvis man ikke sidder med HR- eller økonomistyring et sted på SDU i dag, er det måske svært at se, hvor udfordrende det kan være, at systemerne ikke snakker sammen i dag. Og at se, hvor meget nemmere et nyt system gerne skulle gøre det.

Men måske er du på et tidspunkt alligevel stødt på nogle udfordringer i den forbindelse, hvis du har fået nyt efternavn for eksempel. For i dag skal den slags rettes manuelt flere steder, og det kan give en masse bøvl, hvis det ikke bliver gjort korrekt.

- Der er masser af genindtastninger af information især på HR-området i dag. Nu får vi en ny platform, der kan rumme alle de informationer, vi har brug for om en medarbejder, så vi fremadrettet skal rette og taste ét sted. Det betyder, at alt data bor samme sted og kan rettes samme sted og bruges flere steder i organisationen, fortæller HR chef Mads Niemann-Christensen.

Mange skal bidrage

Det siger sig selv, at man ikke bare med et snuptag skifter så store systemer ud og erstatter med et nyt. Det er et stort samarbejdsprojekt på tværs af hele organisationen, hvor både it, økonomi, HR, alle fakulteter og institutter er involveret. Og netop samarbejdet ligger HR- og Økonomiservice meget på sinde. Derfor er der blandt andet holdt stormøder med flere hundrede deltagere den seneste tid.

- Vi gør en del ud af at informere bredt, og inddrage hvor det er muligt. Det er vigtigt for os, at hele organisationen er med til at gribe den forandring som de nye systemer vil medføre, siger vicedirektør for Økonomi Nicolai Sørensen.

Systemet, der er valgt, er et standardsystem (Oracle Cloud, HCM og ERP). Det betyder, at der fire gange årligt kommer opdateringer med det, Oracle betragter som best practice inden for HR- og økonomiadministration. Og der er mange moduler tilknyttet, som SDU kan tage i brug, hvis behovet opstår.

- Når man kører et standardsystem ind over en så mangfoldig organisation, så skal organisationen være parat til at tilpasse sine processer. Vi laver en SDU-tilpasset opsætning inden for rammerne af standardsystemet. Meget bliver bedre, men der vil også være ting, vi er vant til at kunne, som ikke er muligt mere. I samarbejde med fakulteterne og institutterne arbejder vi på at finde ud af, hvor de største forandringer ligger, så vi kan forberede os på dem. HR-service og Økonomiservice i Fællesadministrationen kommer også til at stille alle de nødvendige vejledninger og kurser til rådighed. Organisationen skal lykkes med det her i fællesskab til alles fordel, understreger Nicolai Sørensen.

Lettere og smidigere system

Med det nye system træder vi på SDU ind i et større samarbejde med de andre universiteter, da systemet også bruges hos vores kollegaer flere steder rundt omkring i landet.

- På den måde kan vi bedre udvikle os sammen, fordi vi er en del af et fællesskab, der driver en løbende udvikling inden for HR- og økonomiadministration, forklarer programleder Mette Thomassen.

Hun er ikke i tvivl om, at det nye system gerne skulle gøre dagligdagen lidt nemmere for alle. I første bølge vil det langt fra være alt der kører, men vi får etableret nogle nye tandhjul, som vi kan bygge ud fra, efterhånden som behovene opstår.

- De nye systemer skulle gerne gøre det lettere at få styr på alle vores grunddata. Vi har 20 år gamle systemer, der ikke i dag hænger sammen, og nu får vi ét samlet system. Vi skal reducere antallet af genindtastninger, antallet af løse mails og worddokumenter, og vi skal gøre det nemmere at samarbejde på tværs, understreger Mette Thomassen.

Vil du gerne vide mere?

Det nye system rulles efter planen ud i maj og juni 2021.

Du kan følge projektet løbende på: https://sdunet.dk/da/administration/projekter/nythrogoekonomisystemprojekt. 

Hvis du gerne vil modtage løbende nyheder om, hvad der sker af større milepæle, så send en mail til Mette Thomassen på mettho@sdu.dk.