Rettidig afregning i zExpense

Af Jens V. Kierkegaard, jvk@sdu.dk, 11-11-2021

Skiftet af økonomisystem og kontoplan falder tidsmæssigt sammen med afslutningen af SDU’s årsregnskab for 2021. Økonomiservice har derfor stor fokus på, at alle medarbejdere på SDU og andre rejsende afregner deres udgifter i zExpense løbende og hurtigst muligt. Vi har fastsat følgende deadlines for den enkelte rejsendes og/eller udlægshavers udfyldelse og videresendelse af deres afregning i zExpense til økonomimedarbejderen eller godkenderen i egen organisatoriske enhed:

· Afregninger vedr. rejser og udlæg afsluttet i november 2021 eller tidligere: Senest mandag den 6. december 2021.

· Afregninger vedr. rejser og udlæg afsluttet i perioden 1. - 15. december 2021: Senest torsdag den 16. december 2021.

· Afregninger vedr. rejser og udlæg afsluttet i perioden 16. - 31. december 2021: Senest søndag den 2. januar 2022.

De enkelte fakultetssekretariater, institutter, centre og områder har mulighed for at fastsætte andre tidsfrister end de nævnte.

Alle åbentstående afregninger og ubehandlede transaktioner i zExpense pr. 10. januar 2022 bliver slettet. Åbentstående transaktioner på Eurocard med SDU-hæftelse vil dog ikke blive slettet.

Skiftet af økonomisystem er omtalt på SDUnet. Det nuværende økonomisystem lukkes den 10. januar 2022, og efter en ”frys-periode”, hvor data skal overflyttes, så går det nye ERP-system i luften den 2. februar 2022.

Kontoplanen er den ramme, hvori SDU bogfører alle indtægter, udgifter og balanceposter. Den nye kontoplan er beskrevet her. 

Spørgsmål til ovenstående bedes i første omgang rettet til økonomimedarbejderen på dit institut, fakultetssekretariat eller område.