SDU underskriver kontrakt med KMD om et nyt ESDH-system
Det nye system bidrager til effektive og sammenhængende arbejdsgange og kan være med til at automatisere processer
Der var håndtryk og god stemning, da områdedirektør, Leif Ilsø fra KMD (til venstre) og SDU’s digitaliseringschef, Bue Raun Andersen (til højre) mødtes for at indgå aftale om ESDH-systemet, WorkZone. Onsdag den 19. april satte begge parter deres underskrift på kontrakten, og ser nu frem til et spændende samarbejde om at implementere WorkZone på SDU.
En rolig overgang til det nye system
Udskiftningen af det nuværende ESDH-system, Acadre med WorkZone, betyder, at de aktuelle og velafprøvede arbejdsgange, som anvendes i forbindelse med journalisering i Acadre, bibeholdes i størst muligt omfang. Dette for at sikre en sikker idriftsættelse, med mindst mulig gene for det daglige arbejde.
Når det nye system er idriftsat, vil SDU have fokus på at ændre, effektivisere og automatisere nuværende og kommende arbejdsgange, når sager og dokumenter skal behandles og journaliseres i det nye ESDH-system.
SDU RIO har sagt ja til at være pilotenhed på WorkZone. Planen er, at de skal tage løsningen i brug omkring sommerferien 2023. Resten af SDU vil kunne benytte systemet i slutningen af året, når konverteringen af de nødvendige sager til det nye system er gennemført.
Der er en tidsplan på vej
Programmet Fremtidens ESDH udarbejder i samarbejde med KMD en tidsplan for implementering af WorkZone. Det fremgår af tidsplanen, hvilke opgaver der er i forbindelse med, at WorkZone kommer i drift. Herunder på hvilket tidspunkt, det forventes, at superbrugere og slutbrugere skal undervises i brugen af det nye system.
Programstyregruppen drøfter tidsplanen på næste møde den 4. maj 2023. Tidsplanen vil herefter være tilgængelig på programmets site .
Forberedelse af implementeringen
De nuværende brugere af Acadre får til opgave at rydde op i indeværende journalperiode. Oprydningen omfatter opgaver som:
- at lukke alle sager, som skal lukkes
- at tilknytte løse dokumenter i systemet til en sag
- at journalisere dokumenter, som mangler at blive journaliseret
Programmet vil genbesøge SDU's nuværende journalplan og journalinstruks for at sikre, at de stadigvæk lever op til SDU's behov. Programmet analyserer hvilke sager, der skal flyttes med over i det nye system. Parallelt hermed etablerer programmet en historisk database hvori brugerne vil kunne genfinde lukkede sager oprettet i den nuværende journalperiode.
Med WorkZone kommer en ny sikkerhedsmodel, der sikrer, at det er de rette personer, der har adgang til at se og arbejde med sager og dokumenter i systemet.
Programmet har ligeledes en stor teknisk opgave i forhold til at sikre, at SDU's nuværende integrationer til bl.a. STADS, Optag.dk og Odin bliver flyttet med over i det nye ESDH-system.
Programmet understøtter arbejdet hele vejen
Programmet Fremtidens ESDH koordinerer implementeringen af det nye ESDH-system i samarbejde med en programstyregruppe. Styregruppen består af repræsentanter fra fakulteter og Fællesadministrationen.
Programmet er organisatorisk placeret i SDU Digital. SDU Digital understøtter implementeringen i hele forløbet, med hjælp og vejledning.
SDU IT hjælper med installation og applikationsdrift af den nye cloud-løsning. ESDH-sekretariatet, forankret i SDU HR, bistår med viden om og kompetencer i at journalisere og arkivere.
SDU har udpeget en række superbrugere (forandringsagenter), som udgør den kernegruppe, der fungerer som bindeleddet til forretningen. Kernegruppen bistår med viden fra forskellige dele af SDU i forhold til konfigurering af systemet, konverteringsanalyse samt integrationsanalyse. Kernegruppen bidrager ligeledes med input til programmets kommunikationsindsats, samt til hvordan implementeringen af WorkZone i organisationen bedst gribes an.
WorkZone - et simpelt og brugervenligt system
ESDH-systemet, WorkZone, er et brugervenligt system, der indeholder de samme funktioner som Acadre. WorkZone er allerede et velkendt og anvendt ESDH-system på Københavns Universitet, Aarhus Universitet og Aalborg Universitet. Der er derfor god grund til at tro, at det også kan dække behovene på SDU.
Systemet indeholder værktøjer, som gør det let at designe nye inddaterings- og søgeskærmbilleder, samt at opsætte systemet, så den individuelle bruger får et godt overblik over de sager og dokumenter, som er relevante for brugeren.
WorkZone indeholder desuden avancerede værktøjer, som gør det muligt at opsætte nye automatiserede processer i systemet. Opgaver, som brugerne udfører manuelt i dag, som f.eks. at oprette sager på baggrund af oplysninger i en blanket, kan fremover og i højere grad udføres automatisk.
Det vil også være muligt at definere lister med sagsaktiviteter i systemet, som undervejs i sagsbehandlingen kan vejlede brugeren i, hvilke aktiviteter de mangler at udføre, før sagen er færdigbehandlet.
Få svar på dine spørgsmål
På programmets site finder du en række informationer om programmet og kontaktoplysninger på programleder, projektleder samt medlemmer af kernegruppen. Der vil løbende komme nye informationer om organisering af superbrugerorganisation, kursusaktiviteter m.v. på sitet. Du er velkommen til at sende en mail til fremtidens-esdh@sdu.dk, hvis du har spørgsmål, som du ikke kan finde et svar på.