Arrangementer
Øget koordinering af større SDU-arrangementer
Det er besluttet, at større SDU-arrangementer, der arrangeres af fakulteter eller campusbyer fremover understøttes af centrale enheder på universitet med planlægningen gennem tidlig koordinering og relevant faglig sparring.
Der er kommet et nyt setup for planlægning og koordinering af større arrangementer på SDU.
Initiativet skal bidrage til at skabe større tryghed for rektoratet i forhold til planlægning, sikkerhed, kommunikation og praktiske forhold samt sikre en mere ensartet praksis i forhold til gennemførsel af arrangementer på tværs af universitetet.
Det nye setup indebærer blandt andet, at:
- der indføres et fast opstartsmøde for større arrangementer, som opfylder de nærmere fastsatte kriterier.
- der etableres et fast punkt på Rektoratets Koordineringsmøde og Direktionsmøde med titlen "Større arrangementer i kalenderen".
- Rektors Stab (herunder SAFE), Kommunikation, Teknisk Service og IT, får en koordinerende rolle og bidrager med relevant sparring og støtte.
Ejerskabet bliver hos arrangørerne
Ordningen omfatter arrangementer, hvor SDU er vært eller medvært med deltagelse af Rektoratet, hvor der medvirker eksterne VIP-gæster, hvor der er særlige sikkerheds- eller beredskabsmæssige forhold eller hvor arrangementet har strategisk betydning for SDU.
Fakulteterne eller campusbyerne bevarer ejerskabet for arrangementerne, men understøttes af de centrale enheder med henblik på at sikre en professionel, velforberedt og ensartet afvikling.
Fremover skal Teknisk Service - ligesom nu - orienteres om større arrangementer via 8888@sdu.dk. Teknisk Service og Rektors Stab vurderer herefter, om arrangementet falder inden for kriterierne for et opstartsmøde og koordineret involvering af relevante enheder.