Den følgende tekst gennemgår, hvordan kommunikation kan indtænkes i CS-projekter som et integreret element. Har du behov for yderligere sparring, så kontakt os gerne. Vores funktion er rådgivende, ikke praktisk udførende. Kontakt:
Lotte Thing Rasmussen, journalist, Syddansk Universitetsbibliotek, ltr@bib.sdu.dk 65502625
Thomas Kaarsted, souschef, Syddansk Universitetsbibliotek, thk@bib.sdu.dk 65502623
Tilknyttede dokumenter:
Guide til kommunikationsplan
Kommunikation er et gennemgående og integreret element i Citizen Science-projekter. Når du som forsker og/eller projektleder skal i gang med et CS-projekt, er det afgørende, at du indtænker kommunikation i forhold til borgere - og måske også i forhold til journalister - i forskningsprocessen. Og det er værd at bruge tid på at få integreret god og målrettet kommunikation, idet:
- både kvalitet og kvantitet af datasæt kan forøges
- motivationen hos deltagende borgere bevares
- betydningen af positiv presse- og SoMeomtale for dig og dit projekt er målbart via Altmetrics
- det tydeliggør fordelene ved forskningsprojekter med stor anvendelighed for og tilknytning til samfundet og borgerne
- opmærksomhed og mange deltagere øger muligheden for funding.
Citizen Science og kommunikation – en dialogisk proces
I borgerinvolverende projekter, som Citizen Science-projekter i sagens natur er, betragter vi som udgangspunkt journalister som en del af borgerne. Ikke desto mindre deler vi det op i følgende to hovedafsnit om, hvordan kommunikationstiltagene på dit CS-projekt kan operationaliseres, da der naturligvis er forskelle på, hvordan vi med fordel kan kommunikere med borgere og journalister:
Kommunikation til og med borgerne
Borgerne skal først og fremmest identificeres, kontaktes og rekrutteres. Det er den naturlige indledende fase, hvor de skal 1) engageres til deltagelse i CS-projekter. Dernæst skal borgerne inkluderes i projektet, hvor de skal 2) indgå i en løbende dialog om forskningsprojektets, hvor især fastholdelse af deltagernes motivation er vigtig. Vi gennemgår nedenfor mulige fremgangsmåder, herunder hvordan der i kommunikationsstrategi og –log kan arbejdes med dialogen via digitale medier (SoMe, web og mail/nyhedsbreve).
Kommunikation til og med journalister
Medierne kan på samme måde forsøges involveret ved 1) at engagere dem i selve projektet, følge det, få adgang til delresultater, måske data m.m. og/eller 2) være en del af dialogen med borgerne fx i form af, at der fra projektet kan pitches enkelthistorier til journalister. Vi gennemgår nogle af mulighederne for at involvere journalister/mediehuse i selve projektet, samt hvordan man med fordel kan pitche enkelthistorier.
Engagement og dialog er således de to primære kommunikative rettesnore, vi spænder ud mellem forsker/forskningsprojekt og borgerne/journalisterne. I dialogen med borgere og journalister gælder i øvrigt: Forsøg forskelligt. Sørg gerne for at have mange muligheder for at indgå i dialog at trække på.
Det følgende er måder, hvorpå der kan arbejdes struktureret på ud fra en fagligt funderet viden om medier, kommunikation og pressen, men det er på ingen måde løsningen. Dialog og kommunikation involverer menneskelig interaktion, som ikke nødvendigvis følger selv de bedst lagte planer. Siger din erfaring og/eller mavefornemmelse noget, så lyt. Det vigtigste er at lægge små benspænd ind forskellige steder i projektprocessen, så kommunikationen bliver overvejet, drøftet og eventuelt tilrettet løbende. Udover at skrive det eksplicit ind i projektpapirer, kan det i praksis fx gøres ved at:
- tildele det som ansvarsområde til en projektdeltager
- inddrage kommunikationsansvarlige på instituttet – med et specifikt formål, fx tips til udformning af et godt nyhedsbrev, hjælp til vinkling på historier til pressen e.l.
- altid have det som punkt på dagsordenen til projektmøder - ideelt set med underemner, så der står ‘kommunikation’ med et tilknyttet specifikt emne, fx ‘web’, ‘SoMe’, ‘nyhedsbrev’, ‘plakat’, ’ideudvikling på historier’ e.l.
Kommunikation til og med borgerne
Involverede borgere anses i CS-projekter som mere end blot respondenter. De er deltagere, som er inviteret ind i en dialog. Skær dem ikke væk, når du har din data. Betragt data som kommunikation og integrer dem i kommunikationsprocessen som feedback, herunder hvordan indberettede data kan kommunikeres og eventuelt visualiseres løbende. Kort sagt: Meld tilbage til borgerne.
Tænk i reciprocitet – de har givet dig noget - du skal også give noget tilbage. Dialogen kan både føres med borgerne undervejs; fx kan man sørge for, at de kan se, hvad de øvrige deltagere indrapporterer, så de på den måde kan følge med (det kan også øge løbende motivation), og dialogen kan derudover fortsættes efter de rekrutterede borgere har leveret det, de har accepteret at bidrage med.
Del I: Engager borgerne
Til ‘engager’ hører et basalt: ‘Hvad er det, vi vil?’. På din banehalvdel skal projektets formål skal gerne stå knivskarpt, når borgere skal engageres. På de potentielle deltageres banehalvdel skal du på deres vegne stille spørgsmålet: What’s in it for me? Ved at have en plan for, hvad, hvordan og hvornår der skal kommunikeres frem og tilbage mellem projekt og deltagere, kan der også formuleres en klar forventningsafstemning på hele banen.
Det er her, vi tager Skabelon til udarbejdelse af kommunikationsstrategi i brug, i første omgang i forhold til at engagere borgerne. Kommunikationsstrategien kan betragtes som en halv stakeholder halv SWOT-analyse og skabelonen er blot en støtte ift. de vigtigste elementer, der kan indgå i en indledende beskrivelse - afhængig af projektets karakter kan der være andet/mere, der skal med. Så ret den til, som det passer til dit projekt.
- Tematiser
Hovedfokus i et givent CS-projekt kan være, men er ikke nødvendigvis det samme hovedfokus for de borgere (målgruppen), som kan være interesserede i at deltage. En bevidst tematisering ift. de udvalgte målgrupper af del- eller underemner kan både afsløre muligheder for direkte kommunikation ind i interessesfærer samt flere relevante målgrupper, som du kan henvende dig til med forskellig fokus via forskellige kanaler.Den overordnede tematisering skal føre til konkrete budskaber (historier/vinkler):
- Kommuniker
Udtænk dit budskab. Forklar ikke nødvendigvis hele projektet, men tag udgangspunkt i, hvad du skal bruge lige netop den borger til, som du gerne vil i dialog med. Det er muligt, det giver god mening at uddybe meget af projektet, men overvej hele tiden, hvad borgerne har brug for/er interesserede i af viden. Hvad der er irrelevant for dem? Dit projekt behøver ikke nødvendigvis have egen website, men overvej et digitalt sted hvor projektet bor, der altid kan henvises til, og som er målrettet borgerne. Her kan også nemt lægges uddybende baggrundsinformation til, eventuelle stakeholders. Overvej at udarbejde informations- og kontaktmateriale, som fungerer tværmedialt. Korte videospots, klar visuel linje, prioriter gode fotos, evt. udarbejdelse af pjecer (fysiske og/eller digitale).Tematiseringen og den efterfølgende kommunikation har til formål at rekruttere deltagere:
- Rekrutter
Mød din målgruppe, hvor de er. Tilknyt relevante kanaler og/eller medier. Det kan være interessegrupper på Facebook, kontaktmails til institutioner, maillister, foreninger, eller nyhedsbreve m.m., hvor man kan indgå med en kort motiverende artikel samt tilmeldingsmulighed. Plakater og/eller postkort/små pjecer til ophængning og placering på lokale biblioteker, haller m.m. kan også være en god ide, men kræver selvfølgelig grafisk opsætning, tryk og noget praktisk mobilitet. Adgang til at sige noget i 5-10 minutter ifm. arrangementer, undervisning osv. er erfaringsmæssigt ofte indsatsen værd. - Log aktivitet
En logbog over hvad der kommunikeres til hvem på hvilke platforme giver overblik og historik samt viden om, hvilke metoder fungerer ift. dataindsamling af denne type. Loggen illustrerer en progression (eller mangel på samme) og giver data, der kan integreres i projektet, hvis det er ønsket. Her kan også tracket SoMe data logges.
Skabelon til kommunikationslog.
Del II: Dialog med og mellem borgerne
Når rekrutteringsarbejdet er på plads, er det vigtigt fortsat at holde fokus på, at dialogen videreføres. Det kan hjælpe med at holde motivationen oppe hos deltagerne, at projektet fortsat kommunikeres på en tematiseret måde, og den fortsatte log giver data, der integrerer kommunikationsprocessen i forskningsprojektet som en metode. Med udgangspunkt i det ovenfor beskrevne omkring ‘tematiser’, ‘motiver’, ‘kommuniker’ og ‘log’, kan kommunikationsstrategi og logbog videreføres omkring dialogen særligt med fokus på følgende:
- Indgå i løbende dialog med de involverede borgere
Både via sociale medier og egne kanaler, fx website, nyhedsbrev o.l. samt ved at invitere medierne med ind i dialogen. I dialogen med borgerne er det vigtigt at være autentisk. Autentisk kommunikation kan fx være, hvis databearbejdningen undervejs viser noget pudsigt eller overraskende – den historie, du fortæller din familie ved aftensmaden – måske er den værd at dele med dine deltagere? Fortæl om noget, der gik galt, men løste sig. Fortæl hvordan du er ved at analysere de data, borgerne har været med til at tilvejebringe, eller noget overraskende eller pudsigt ved data. Kommunikationen i konstante loops i en eksplicit dialog.
- Muliggør løbende dialog mellem de involverede borgere
CS-projekter skaber dialog med det formål at indhente data og lave samskabelse. Tænk derfor ikke kun i envejskommunikation fra projektet ud til borgerne og deres afrapportering retur. Måske kan det også give mening at skabe rum for en dialog mellem de involverede borgere – der er stort potentiale heri omkring at oppebære deres motivation, hvis de har mulighed for at indgå i et interessefællesskab med hinanden.
I nogle Citizen Science-projekter kan det skabe øget motivation, at deltagerne kan kommunikere indbyrdes og diskutere deres data eller involvering. Denne type dialog kan i nogle tilfælde skabe ny indsigt eller lige frem nye forskningsspørgsmål.
Kommunikation til og med journalister
Nu går vi over til at fokusere på borgere i form af journalister. Journalistiske medier befinder sig i øjeblikket i en brydningstid. Mange tester forskellige forretningsmodeller og vil gerne i spil i nye sammenhænge. Som en del af dette eksperimenterer en del medier i Danmark for tiden med nye(re) journalistiske genrer, fx konstruktiv journalistik (se afsnit nedenfor), ligesom en del lokale og regionale medier arbejder med elementer af borgerjournalistik. Det betyder blandt andet, at der kan være en øget velvillighed til at afprøve nye koncepter og indgå i nye typer af samarbejder. Journalister/mediehuse kan altså inviteres ind i projektforløbet og indgå i deciderede partnerskaber.
Selvom denne type partnerskaber kan være med til at skabe en fælles dagsorden, er det vigtigt at understrege, at i alle typer af samarbejde med medierne, er det en konstant, at de til enhver tid har retten til at afvise at bringe en historie. De måler sig op mod journalistiske værdier, som ikke altid er forenelige med forskningsverdenen. Der er faglige forskelle. Lad gensidig respekt og åben dialog være basis for optimal forventningsafstemning.
Journalister/pressen er dem/de kanaler, hvor der kan formidles bredt ud på alle relevante tidspunkter i et givent CS-projekt, både i forhold til at 1) rekruttere deltagere, men også 2) med det formål at formidle retur til deltagerne og øvrige borgere om CS-projektets foreløbige resultater, delkonklusioner, øvrige observationer af interesse m.m., og ikke mindst 3) et sted for dialog mellem journalister og deltagende borgere fx som kilder (cases), der udtaler sig. Øvelsen er lidt den samme, som i tilrettelæggelsen af kommunikationen direkte med borgerne, og så alligevel ikke helt.
Konstruktiv journalistik
Citizen Science vil ofte gå fint hånd i hånd med konstruktiv journalistik, også kaldet løsningsorienteret journalistik, da denne journalistiske genre arbejder med, ikke kun at påpege problemer, men også gerne vil være med til at løse dem. Konstruktiv journalistik bygger grundlæggende på 3 principper: løsninger, nuancer og dialog. I denne type journalistik ser mediet sig ofte som facilitator frem for mere ‘klassisk’ medie, og det åbner mulighed for, at forsker og medie i fællesskab kan definere et fælles rationale og identificere og i fællesskab løse et samfundsmæssigt problem.
Læs mere om, hvad konstruktiv journalistik er: https://constructiveinstitute.org/what/ på Aarhus Universitets Constructive Instiitute https://constructiveinstitute.org/.
Del I: Engager medierne
Det vil næppe være meningsfuldt for alle typer af CS forskningsprojekter at arbejde med at indgå i et partnerskab med et medie. Det er heller ikke sikkert, det lykkes, selvom man gerne vil. Men der kan være store fordele at hente, som kan gøre det indsatsen værd. Eksempelvis kan en journalistisk bearbejdning af projektets budskab(er) forbedre chancen for at ramme den ønskede målgruppe effektivt, projektets budskab kan nå meget langt ud via medierne, og medierne er gode til at følge data og kan eventuelt levere input til projektet.
Ved ønske om / forespørgsler på større samarbejder:
1) Kontakt mediets ledelse. Det kan fx være en redaktør for et specifikt fagområde, som dit projekt falder inden for eller den ansvarshavende. Forbered følgende inden kontakt:
2) Formuler et vinklet lægmandsresume af projektet, se evt. afsnit nedenfor om ‘Det perfekte pitch’ og konsulter projektets kommunikationsstrategi for egnede budskaber og målret til profilen på det medie, du gerne vil i kontakt med.
3) Lokaliser mulige fælles dagsordener. Det kan være grupper af borgere, som begge parter er interesserede i at nå og engagere.
4) Identificer en vigtig problemstilling, som lever op til en aktuel samfundsmæssig dagsorden eller er den del af det pågældende medies public service-forpligtelse. Kan projektet/dele af projektet være med til at løse et aktuelt samfundsmæssigt problem eller dilemma?
CS Videncentret kan rådgive om den dialog på baggrund af vores mangeårige erfaring med mediepartnere. Siden 2017 har CS Videncentret indgået partnerskabsaftaler med DR, TV2 Fyn, TV Syd, Jysk/Fynske Medier og Videnskab.dk.
Del II: Dialog med journalister
Dette afsnit repræsenterer mere klassiske værktøjer, som kan tages i brug, når man har en historie, man gerne vil have medierne til at interessere sig for. Brug afsnittet til at tematisere og vinkle, hvis du har en mediepartner. Hvis ikke, kan det bruges, når der er enkelthistorier, som med fordel kan formidles via journalistiske medier.
Det følgende tager udgangspunkt i at pitche historier til pressen, dvs. et vinklet emne, gerne med foreslåede kilder, baggrundsinfo o.l., som man ‘forærer’ til et medie eller en journalist med håbet om, at de vil arbejde videre med historien i en journalistisk bearbejdelse. Her kunne også have stået ‘pressemeddelelse’ i stedet for ‘pitch’, men pitch er en bredere genre, som bedre rummer store og små finurlige, sjove, vilde, hyggelige osv. historier, mens pressemeddelelser er et nøk mere officielle og oftere dækker ‘nye undersøgelser viser’ eller ‘udnævnelse af professor x og y’. Den slags.
Det kan være frustrerende at have brugt tid på sit pitch, som endte i ingenting, fordi journalisten ikke tog historien. Går historien igennem, er der til gengæld potentielt god troværdig omtale og mange modtagere. Loggen dokumenterer indsatsen, også uden resultat, og tegner på sigt måske et bedre overblik over, hvad der går igennem.
Det følgende er en form for praktisk tjekliste, så du kan lægge dig mest muligt op ad, hvordan journalister arbejder (og tænker).
Det perfekte pitch
Alle journalistiske medier er meget kritiske omkring ikke at fremstå som reklamekanal. Tænk derfor i de klassiske nyhedskriterier samt i konstruktiv journalistik. Er du i tvivl, om der kan være interesse, så rådfør dig gerne med dit instituts kommunikationsmedarbejder(e) og/eller ring til en journalist/nyhedsredaktør og spørg, om de ser det som en historie – forklar dig kort og præcist.
Hvornår er dit pitch en god ide?
- Et pitch kan være en god ide, når du har en historie.
- Din historie skal bestå sætningstesten, dvs. at du skal kunne forklare historien til en kollega i en, højst to sætninger. Bemærk dog, at dette mest gør sig gældende ved nyhedsmedier – der kan sagtens være fag- og nichemedier, som er interesserede i mere faglig dybde eller bredere nuanceringer, men de skal stadig fanges ind af din historie, så arbejd altid ud fra sætningstesten.
Undlad følgende:
- Oversælg ikke en historie. Vær troværdig. Langt fra alle historier er Breaking News, og det behøver din heller ikke være. Men der skal være indholdsmæssig substans.
- Clickbait-agtig tilgang med et pitch, der ikke holder. Tænk gerne i vinkling og en overskriftslignende sætning, men overgør det ikke.
- Sælg ikke gamle nyheder. Hvis det fx allerede er delvis publiceret i andre medier, så sig det.
- Shop ikke rundt i forskellige redaktører/journalister. Hav tillid til, at din historie nok skal blive overvejet.
- Ring ikke for at følge op, medmindre det er aftalt.
Hvad skal pitchet indeholde?
- Skriv direkte i mailen. Vedhæft kun filer, hvis der er tilknyttet analyser, uddybende materiale e.l., som journalisten kan have interesse i. Øvrigt materiale kan være fotos, video e.l. Hvis du ikke har billedmateriale, men historien lægger op til visuelt supplement, så overvej at skrive forslag til foto-ops, hvis du har nogle gode.
- De vigtigste ord står i mailens emnefelt. Skriv ikke fx ’pressemeddelelse’, men hvad det handler om, indholdet.
- Formalia:
- Kontakt på afsender.
- Tilgængelige kilder. Det skal du som afsender have koordineret, så de ikke er på ferie/ikke ved, de er sat på som kontakt m.m. Sørg også for, at kilderne har set pressemeddelelsen, inden du sender den. Knyt gerne et par ord til hver kilde – hvad kan den og den sige noget om, omdet er en kilde, som er en case eller til baggrund o.l.
- Gerne faktaboks e.l., bryd indholdet op, især hvis det er tungt.
- Eventuelle data fra undersøgelser, fx 3 vigtige pointer fremhævet.
- Eventuel klausulering – hvis indholdet ikke må bringes før xx dato eller tidspunkt.
- Skriv det eksplicit hvis du kun sender din historie til dem og også, hvis du sender den til flere medier – vær ærlig omkring det.
Hvornår skal pitchet sendes?
Tjek dagsordenen i den generelle nyhedsstrøm/debat – er der noget, historien kan lægges op ad? Tjek evt. også mediedatabasen Infomedia (adgang via Syddansk Universitetsbibliotek) og søg på dit emne – er der skrevet om det for nylig? Bidrager dit pitch med noget nyt? Dette kan evt. også bruges til at rette lidt til i din tekst ift., hvordan emnet i øvrigt er italesat.
Ring gerne til mediet, inden du sender din mail – hav et kort og præcist mundtligt pitch klar og en færdig mail i pipeline, som du kan sende umiddelbart efter telefonsamtale, eventuelt rettet lidt til, hvis du fornemmede interesse i noget specifikt fra journalisten. Undlad at ringe bagefter – de skal nok tage fat i dig/dine kilder, hvis de tager historien.
Hvem skal pitchet sendes til?
På ’de brede’ medier kan du vurdere, om din historie har lokal, regional, national eller international relevans. Derudover er der en lang række fag- og niche- samt diverse webmedier, som kan være relevante at kontakte. For et nationalt overblik kan mediedatabasen Infomedia tjekkes for potentielt relevante medier.
De store medier har sandsynligvis en jourhavende, som har ansvaret den pågældende dag. Via mediets hovednummer kan du bede om at blive omstillet til jourhavende. Du kan også finde navn og nummer på en specifik journalist og ringe/maile direkte. Hvis emnet tidligere har været behandlet i medierne, så vil navnene på journalister, der har bragt historien, fremgå. Til et pitch på en enkelthistorie vil det ofte være bedst at kontakte en journalist (og ikke en redaktør) direkte.
SDU Via Ritzau
SDU er kunde hos Via Ritzau, se https://via.ritzau.dk/nyhedsrum/syddansk-universitet/s?publisherId=12056383. Her lægges udvalgte pressemeddelelser fra SDU, og så er der en lang række Via Ritzau-abonnenter, mediehuse, journalister, offentlige beslutningstagere, private aktører m.m., som kan tilgå pressemeddelelserne. Pressemeddelelser kan desuden deles på Via Ritzaus SoMe-sider på Twitter og Facebook. Historien skal have en vis pondus for at komme med her.