Den følgende tekst gennemgår, hvordan Citizen Science-projekter organiseres, styres og afvikles.
Har du behov for yderligere sparring, så kontakt os gerne. Vores funktion er rådgivende, ikke praktisk udførende. Kontakt Thomas Kaarsted thk@bib.sdu.dk eller mobil 6011 2623.
Denne projektplan er et generisk bud på, hvordan den praktiske del af et Citizen Science-projekt organiseres og ledes. Planen tager udgangspunkt i, at et Citizen Science-projekt har en Principal Investigator (PI), som er en forsker, og en Project Manager (PM), som er ansvarlig for den praktiske gennemførelse i tæt dialog med PI. Denne rolle er i nogle tilfælde defineret som Community Manager og vil være forskellig fra projekt til projekt.
Samtidig er det centralt, at nedenstående generiske projektplan suppleres eller transformeres til fx et GANNT-chart, ligesom den suppleres med andre værktøjer som f.eks. stakeholder analyse [link], risikoanalyse [link] og kommunikationsplan [link]. I nogle tilfælde kan projektplanen først udarbejdes efter søgning af fondsmidler. Dette tager planen ikke højde for. Er der endvidere tale om multi-partner projekter (f.eks. EU-projekter), er planen ikke dækkende.
Projektplanen
Projektarbejdet inden for Citizen Science kan i grove træk deles op i tre faser.
En FØR-fase, hvor planlægningen udføres.
En UNDER-fase, hvor projektet afvikles, og hvor projektplanen løbende tilrettes.
Samt en EFTER-fase, hvor projektet evalueres og tilrettes, hvis det gennemføres igen. I EFTER-fasen bearbejdes de indkomne data af PI og formidles tilbage til de forskellige projektdeltagere.
FØR (fase 1)
Trin 1: Definition af projektets mål
Først og fremmest defineres projektets overordnede mål. Det er vigtigt med en klar målsætning, som giver alle deltagere et klart billede af, hvad projektet vil afdække, hvem der kan have interesse i projektet og hvad formålet er. I denne fase skabes enighed og fælles forståelse mellem PI og PM omkring ide og mål.
De overordnede mål kan f.eks. være:
- hvilke forskningsspørgsmål afdækkes
- forskerens ønske til Videncentrets assistance samt til borgernes inddragelse eller hjælp
- de bærende elementer i forhold til borgerinvolvering og dataindsamling
I mange Citizen Science-projekter ses en bottom up-tilgang, hvor borgerne henvender sig til forskerne. Dette udelukker ikke, at dette trin udføres.
Trin 2: Interessentanalyse
Med projektets mål for øje kan der foretages en interessentanalyse [link], hvor det undersøges, hvem der kan have andele i projektet. Interessenterne kan være meget forskellige alt efter projektet og dækker over de organisationer, grupper eller enkeltpersoner, der på den ene eller den anden måde har interesse for projektets mål/formål.
En interessentgruppe kan f.eks. omfatte forskere/fagfæller eller elever/studerende (i dette tilfælde kan projektet have et indbygget læringselement) eller private borgere. Når de forskellige interessenter er afdækket, beskrives hver gruppes rolle og dens påvirkning på projektet. Her identificeres de nøglepersoner, der er nødvendige for at projektets mål nås.
Borgere er selvsagt en afgørende medspiller i Citizen Science-projekter. Dette trin fokuserer primært på organisererede grupper af borgere. Det er ikke for at udelukke individet, men blot for at foreslå en struktureret tilgang. Borgerne nås også via projektets kommunikationsplan [link].
”What’s in it for me?”
Som en del af trin 2 overvejes nu projektets kommunikationsplan [link]. Størstedelen af deltagerne i et Citizen Science-projekt har en forudgående eller personlig interesse for projektets emne, altså et element af ”What’s in it for me?” Dette er vigtigt at identificere. Et par eksempler fra SDU’s Citizen Science-projekter de senere år:
- ønsket om at gøre noget godt for (lokal)miljøet, f.eks. monitorering af vandkvalitet i søer (Find en sø), indrapportering af dyreliv i nærområdet (Fyn finder Marsvin), donation af elektronikaffald til genbrug (Frit Lejde) eller deltagelse i et bæredygtigt madprojekt (ReThinking Food).
- muligheden for at blive hørt og påvirke fremtiden (Write Your Future).
- muligheden for at påvirke den fremtidige sundhedsforskning (Et Sundere Syddanmark).
- den personlige eller pårørendes helbred, f.eks. forskning indenfor demens (Livet med Demens) eller mental sundhedsfremme for pensionsmodne mænd (Læs som en mand).
Trin 3: Udarbejdelse af projektets tidsplan med milepæle
Når projektets formål/mål og interessenter er afklaret, udarbejdes projektets tidsplan.
Der findes mange metoder til at udarbejde en tidsplan, men vi anbefaler, at der bruges god tid på at lægge en realistisk og detaljeret plan for projektet, som beskriver og indrammer projektets forskellige delelementer. Definéer projektets opgaver og milepæle for at bygge et solidt fundament for projektforløbet og for at få et overblik over, hvilke vigtige milepæle der udføres for at komme videre i projektforløbet.
Med en detaljeret tidsplan har projektlederen mulighed for at opstille måldatoer og identificere projektets risici [link], og processen vil derfor kunne lette arbejdet betydeligt, når først projektet er skudt i gang.
Her overvejes samtidig, om du vil evaluere projektet. Læs mere under Trin 9 eller læs om Science Literacy.
Trin 4: Vurdér ressourcer og omkostninger
Når tidsplanen er udfærdiget, er det muligt at danne sig et overblik over de ressourcer og omkostninger, som er nødvendige for, at projektet kan sættes i søen. Med ressourcer tænkes der her både på økonomi og humane ressourcer, da planen dels kan synliggøre projektets likviditet, dels kan identificere hvilke personer og kompetencer, der er nødvendige. En form for tjekliste kan være:
- Humane ressourcer: Forskere, forskningsassistenter, studentermedhjælpere, kommunikation, data management, visualisering af data, it og infrastruktur, administration.
- Økonomi: Rekruttering og fastholdelse af borgere, workshops, møder, camps, apps, boost af SoMe, annoncer, videoproduktion, udstyr til forskning og dataindsamling, rejseudgifter, forplejning.
I forhold til de humane ressourcer er de nødvendige kompetencer til rådighed? I Citizen Science-projekter undervurderes kommunikationsdelen ofte, hvorved data og projektets mål måske kan komme i fare. Senest på dette tidspunkt er det derfor en god ide at udarbejde kommunikationsplan [link] og risikoanalyse [link].
På dette tidspunkt diskuteres styringen af projektet ("governance"). Skal der nedsættes en styregruppe af primære aktører og fundere? Er det en ide at nedsætte en følgegruppe ("advisory board"), der løbende kommer med input.
Trin 5: Risikoanalyse
En risikoanalyse kan afbøde eller forhindre potentielle problemer eller usikkerhedsmomenter i et Citizen Science-projekt. Derfor er det en god ide at adressere mulige risici i alle projektets faser. Der findes utallige analyseværktøjer på nettet, som kan være mere eller mindre velegnede og omfangsrige. Meget få er dog relevante for forskning og Citizen Science.Nedenfor finder du derfor nogle observationer, udarbejdet som en tjekliste, som kan bidrage til en struktureret tænkning om risikomomenter i Citizen Science-projekter. Tjeklisten er til inspiration. Afhængig af projektet skal der muligvis udarbejdes handleplaner, der håndterer særlige risici. Det kan for eksempel være børn, som ikke deltager uden opsyn fra voksne etc.
Tjeklisten er:
- PI og PM brainstormer om potentielle risici. Alle aspekter af projektet inkluderes. F.eks. det videnskabelige udbytte, dataindsamling, rekruttering og fastholdelse af borgere, GDPR, etiske hensyn, målgruppe og kommunikation etc.
- Hvad er de potentielle negative konsekvenser?
Efter diverse risici er identificeret skal der udarbejdes en liste, hvor du scorer dem fra 1-5, hvor 5 er en risiko, der potentielt kan lukke projektet ned.
- Hvor sandsynligt er det, at disse risici opstår i praksis?
Igen, lav en liste, hvor du scorer dem fra 1-5, hvor 5 er uundgåelige.
- Multiplicer 2) med 3) og du ender med en liste risici mellem 1-25.
Igen, en risikoscore på 25 vil med stor sandsynlighed lukke projektet ned. - Lav en prioriteret liste. Hvilke risici er så vigtige, at de skal på risikolisten?
- Hvordan håndterer du de identificerede risici?
Nogle kan formentlig undgås allerede i planlægningsfasen. Derpå fjernes de fra listen. For andre risici gælder, at der kan laves backup planer, hvis de skulle forekomme.
- PI og PM laver en ’go’ eller ’no go’ beslutning i fællesskab.
Har I adresseret og afhjulpet risici i fornødent omfang?Listen er til inspiration. Hvis et forskningsprojekt f.eks. er meget IT-tung eller har dataindsamling med store potentielle GDPR, etiske eller juridiske implikationer, så kan SDU RIO eller den lokale forskerstøtte enhed måske rådgive.
Risikoanalysen kan medføre ændringer i projektplanen (formål, mål, partnere, roller og tidsplan). Det adresseres også i Trin 6.
UNDER (fase 2)
Trin 6: Rekruttering og fastholdelse af aktører/projektmedejere
For at sikre, at projektet gennemføres så gnidningsløst som muligt, er støtte fra de involverede parter af største betydning. En måde at sikre, at vigtige aktører byder ind på projektet, kan være at invitere særligt udvalgte grupper til at deltage i:
- Workshops og dialogmøder
- SoMe communities
- Informationsmøder
- Kick off events
- Indsamle input og gode råd til afvikling, diskutér terminologi etc.
I bund og grund er det vigtigste outcome af denne type møder at afdække, hvad der virker, og hvad der ikke virker. Projektets aktører/medejere har oftest et mere indgående kendskab til lokalmiljøer og interessentgrupper, hvilket kan være en uvurderlig force, når projektets budskab udbredes til de borgere, der bistår med dataindsamlingen. Dette adresseres også i kommunikationsplanen [link].
Trin 7: Projektplanens offentliggørelse og løbende kommunikation
Når projektdeltagerne er enige om projektplanen, sendes den til alle interessenter. På det tidspunkt initieres kommunikationsplanen.
Alt efter type af projekt, kan det være en god ide at afholde regelmæssige statusmøder med projektets aktører eller udsende løbende informationer om projektets fremdrift. Som minimum kan disse møder inkludere PI og PM samt projektets nøglemedarbejdere, men i nogle tilfælde kan det også med fordel inkludere andre af projektets aktører. Møderne kan dels fungere som vidensdeling, men de kan også bruges til yderligere revision af projektplanens målsætninger og/eller idegenerering omkring sidste-øjebliks-tiltag, hvis projektets milepæle skrider.
Information om projektets fremdrift kan f.eks. indeholde følgende:
- Hvad er der gennemført inden for de seneste 2-4 uger?
- Er der nogle kritiske aktiviteter?
- Er der mulige forsinkelser på grund af manglende ressourcer?
Trin 8: Justering af projektplanen
På baggrund af den løbende opfølgning og information (trin 7) har projektlederen mulighed for at tilpasse projektplanen således, at projektet kan komme i mål som aftalt.
At arbejde med Citizen Science kan være stærkt motiverende og engagerende set fra både PI, PM og projektdeltagernes synspunkt. Men innovation og samskabelse bliver ofte optimalt, hvis der er tale om en styret proces. Arbejder du samtidig med mange deltagere, så kan samskabelseselementerne få milepæle og leverancer til at skride. Det kan medføre uklarhed og stress i projektgruppen, ligesom kommunikationen med partnerne kan risikere at blive uklar eller mangelfuld.
EFTER (fase 3)
Trin 9: Afslutning af projektet
Når projektets mål er nået, kan PI lukke projektet. I denne sammenhæng kan mål både være, at den ønskede mængde data er kommet i hus, eller at den fastsatte dato for projektperioden er nået. Det vil som oftest være efter projektets afslutning, at PI påbegynder det egentlig arbejde med at analysere de indkomne data. I nogle tilfælde kan det tage måneder, hvilket skal kommunikeres til deltagerne. Interessenterne deltager i projektet af forskellige grunde, så både forskningsmæssig og social impact kommunikeres.
På dette tidspunkt kan det i nogle tilfælde være relevant at evaluere projektet. Der findes et hav af evalueringsmodeller, og det vigtigste er at finde en model, der passer til dit projekt. Igen, dette er ikke udarbejdet til Citizen Science modeller, men du kan finde inspiration i afsnit 4.3 om ’Relevansvurdering og samfundsmæssig kvalitet’ i denne publikation.
Inkluderer dit projekt børn og unge (folkeskoler eller gymnasier), kan det være relevant at evaluere projektet ud fra begrebet Science Literacy. Læs mere om detteher på siderne.
Når projektet afsluttes, vil der dels være nogle opgaver i forbindelse med den finansielle afslutning, men også omkring indsamling af materialer i forbindelse med nedlukningen af projektet. Dette kan f.eks. være indsamling af udlånt/opstillet materiale, deaktivering/nedlukning af projekttilknyttede hjemmesider og apps eller lignende. Det er i den forbindelse vigtigt at huske at orientere involverede borgere, så de ikke går forgæves. Et alternativ til nedlukning er en afsluttende opdatering af f.eks. hjemmeside, så den kan leve fremadrettet og stadig tilgås af tidligere involverede borgere.
En decideret afrapportering kan også være del af projektets afslutning. Er projektet finansieret/støttet af en fond, vil fonden ofte kræve, at der udfærdiges en rapport, som beskriver hvad pengene er blevet brugt på. Overfor projektets medejere/aktører og de deltagende borgere vil en afrapportering også være at anbefale, da deres deltagelse som tidligere nævnt ofte er interessebåret, og de derfor har et ønske om at kende resultaterne af deres arbejdsindsats.