Tak for en effektiv Digital Cleanup Week – det flytter noget, når vi handler i fællesskab!

De konkrete resultater af vores fælles indsats har vi først det fulde overblik over om en måneds tid. Det skyldes, at slettede filer opbevares i 30 dage som en sikkerhedsforanstaltning, før de fjernes endeligt fra serverne. Men vi ved, at mange afdelinger har grebet initiativet og sat tid af til at rydde op.

Hos SDU Analytics, der til dagligt jonglerer med rigtig store datamængder, har det været en prioriteret indsats, at alle medarbejdere har brugt tid på at slette og rydde op.

”Vi har mange informationsrige processer og mange dataprodukter, hvor vi anvender adskillige it-systemer. Vi er derfor dagligt meget opmærksomme på at rydde op i data. Det har været en fast dagsorden i mange år, men i en travl hverdag kan der opstå tvivl om, hvor hurtigt noget kan slettes, fordi vi jo også har forpligtelser til at dokumentere beslutninger, aftaler og ændringer i data. Det har derfor været en vigtig prioritering, at vi alle i enheden brugte tirsdag den 17. marts dedikeret til at rydde op på vores forskellige fælles drev, Teams og DevOps, men også at der var tid til at få håndteret de individuelle OneDrives og Mails. Det handler ikke kun om klima, legalitet, økonomi og gode vaner, vi har også et etisk ansvar, når vi arbejder så meget med andres data og for eksempel udvikler AI” fortæller Jacob Jensen, chef for SDU Analytics.

Man behøver dog ikke være en stor og datatung afdeling for at mærke effekten af digital oprydning. I Fakultetssekretariatet på Humaniora har man siden 2019 haft en årligt tilbagevende obligatorisk digital oprydningsdag med fokus på GDPR-compliance.

”En kombination af inspirationsoplæg, så vi alle er blevet bragt ajour på vigtigheden, sammen med kalenderplanlagt oprydning, har virket godt for os og har mødt stor medarbejderopbakning” beretter Louise Toftgaard Fibiger, it-projektleder.

Hos Det Humanistiske Fakultet har det især været vigtigt at skabe opmærksomhed om GDPR  og i stigende grad IT-sikkerhed samt på at sikre et medarbejderansvar for oprydning i egne data. Vi arbejder med data om studerende, ansatte og samarbejdspartnere og det forpligter os til at behandle dem korrekt, sikkert og med respekt for den tillid, de viser os. Det har gennem alle årene været en positiv fortælling, der har været prioriteret af ledelsen og mødt stor opbakning fra alle.

I Rektors Stab, hvor man også har SAFE, der sidder med hele sikkerhedsområdet for forskningssiden, er man slet ikke i tvivl om vigtigheden af at have styr på sine data og måden man deler data på i og uden for organisationen.

”Vi har bevidst valgt at gøre noget ud af Digital Cleanup Week, fordi god datahygiejne både er et fælles ansvar og en ledelsesopgave” fortæller Mads Niemann-Christensen, chef for Rektors Stab. Han er glad for, at vi som samlet SDU prioriterer at fokusere på dataoprydning, og fortæller at det, der har overrasket ham mest, er ”at der både i min og flere andre indbakker var mange mails, der havde godt af en kærlig hånd”.

Automatisering og nye procedurer skal hjælpe os i hverdagen – også i forhold til datasikkerhed og brugen af kunstig intelligens

Digital Cleanup Week var nemlig kun startskuddet. For at sikre en løbende god digital praksis vil SDU IT i den kommende tid implementere en række automatiserede løsninger. Det kan eksempelvis være automatisk tømning af ”slettet post” i Outlook, notifikationer og hjælp til løbende oprydning i store filer og bedre muligheder for at holde styr på Teams- og Sharepointsites.

I samme ombæring er SDU IT i gang med at skabe nogle løsninger, der kan hjælpe os med at håndtere de måder, hvorpå vi deler adgange og rettigheder til filer og sites i vores systemer – et område, der prioriteres meget højt i en tid med Copilot og andre kunstige intelligenser, som opererer med afsæt i adgange til vores interne data.

Det kalder på en stor oprydningsindsats og opmærksomhed hos os alle. Copilot og andre AI-løsninger bliver med stor hast vores assistenter i hverdagen. Det kræver, at vi har styr på hvilke data, de ser ind i.

”Den udvidede version af Copilot, som aktuelt testes flere steder i organisationen, ser ned i alt, du som bruger har adgang til. Det er jo også formålet med den, men vi har rigtig mange data liggende, som er forældede, og de bør ikke danne grundlag for de svar, vi får,” fortæller Bue Raun Andersen, områdechef for SDU IT og fortsætter: ”Samtidig har vi mange eksempler på, at adgange til data er for åbne.” Det kan eksempelvis være gamle Sharepointsites, hvis indstillinger bevirker, at alle kan læse i dem, uden at ejeren altid er opmærksom på det.

”I SDU IT er vi i gang med at finde nogle gode løsninger på, hvordan vi smart kan holde styr på rettigheder og adgange i fremtiden, så vi kan bedst kan udnytte de muligheder, som kunstig intelligens giver os” pointerer Bue Raun Andersen, inden han begiver sig tilbage til sin Copilot, som han har promptet med et spørgsmål om, hvordan man kan lave en smartere brugergrænseflade til udstilling af godkendte systemer på SDU.

Har du spørgsmål til digital oprydning er du velkommen til at kontakte SDU IT.