Når du tager billeder/videoer, er der en række ting, du skal overveje både før, under og efter.
Inden du tager billeder, overvej da om SDU allerede har et billede, du kan bruge:
SDU's billedressourcer (se bunden af siden)
Du må som udgangspunkt gerne tage billeder til arrangementer på SDU, hvis billederne/videoerne viser noget om det at bedrive universitet, har et sagligt formål og på ingen måde er krænkende/udstillende. Det er dog vigtigt, at de afbildede, inden billederne tages, er oplyst om formål, retsgrundlag, evt. videregivelse, hvordan billederne opbevaret mv. (oplysningspligten). Kontakt din lokale GDPR-koordinator, hvis du er i tvivl.
Eksempler på situationer hvor det ikke er påkrævet at indhente et samtykke (men husk stadigvæk oplysningspligten) kunne være: Billeder/video fra en dimission, billeder/video fra en faglig konference/event, billeder/video fra Årsfesten (dog ikke fra baren eller andre steder hvor folk kan føle sig udstillede).
Ved fotografering af oplægsholder er det god skik at spørge vedkommende forinden, selvom det ikke er et krav.
I mange sammenhænge kan du tage billeder uden samtykke, fordi SDU har et andet behandlingsgrundlag. Du kan dog have brug for et samtykke, hvis:
- Billedet afslører fortrolige og følsomme oplysninger
- Den måde du skal bruge billedet på, med rimelighed kan få personen/personerne på billedet til at føle sig udstillet, udnyttet eller krænket (f.eks. hvis du vil offentliggøre billeder fra en fest eller hvis du bruger billederne til markedsføring)
- Billedet afbilder en konkret person i en situation, hvor de selv bør have mulighed for at bestemme om de vil fotograferes (f.eks. offentligt ansatte der er på arbejde)
Hvis du er i tvivl, kan SDU RIO vejlede om, hvornår samtykke er den mest passende behandlingshjemmel eller har brug for en samtykkeerklæring kontakt da SDU RIO.
Såfremt du ender med at basere din behandling af persondata på et samtykke, skal du sørge for at samtykkeerklæringerne opbevares forsvarligt. Det vigtigste er, at de opbevares i et godkendt SDU-system (f.eks. SharePoint eller Acadre) og at de hurtigt kan genfindes i tilfælde af, at den registrerede trækker sit samtykke tilbage.
Der er en række ting, du skal tænke over både før, under og efter du tager billeder/videoer. De vigtigste ting er:
Før:
- Afklar om samtykke er den korrekte behandlingshjemmel, eller om du skal bruge en anden (mere passende) hjemmel.
- Personerne som afbildes skal oplyses om (og evt. også indhentet samtykke), at der tages billeder/video (oplysningspligten). I forbindelse med oplysningspligten skal du også overveje, hvad formålet med at tage billederne er, hvor de offentliggøres, hvor længe de gemmes, om de deles med andre og meget andet. Kontakt din GDPR-koordinator for vejledning om oplysningspligten.
Under:
- Tag kun billeder/video som er forenelige med det formål, du har oplyst i oplysningsteksten. Hvis du f.eks. tager billeder til årsfesten, et arrangement på instituttet eller andet (og det er det, du ønsker at vise), så skal du ikke pludselig tage billeder/video uforenelige med det formål (f.eks. personer i baren, da de potentielt kan føle sig udstillede).
- Hvis personerne ikke ønsker at medvirke på billederne/videoerne, skal du respektere det - også selvom du ikke baserer behandlingen på samtykke.
Efter:
- Sørg for at du gør det, du har oplyst i oplysningsteksten fsva. deling med andre, hvor længe billederne gemmes ol. Materialet skal desuden fjernes fra f.eks. hjemmesiden (og fra dit personlige arkiv), hvis du modtager en henvendelse herom(både ved samtykke og uden samtykke som behandlingshjemmel). Sørg derfor også for at navngive eller "tagge" billeder, så du hurtigt kan finde dem igen.
- Sørg for at billederne/videoerne opbevares forsvarligt i godkendte SDU-systemer (f.eks. SharePoint eller Acadre).
1. Have styr på behandlingshjemmel (og indhente eventuelt samtykke fra den/de registrerede)
2. Forsvarlig opbevaring af billeder/video (og evt. samtykke). Det kan ske i f.eks. SharePoint eller Acadre.
3. Slette billeder/videoer jf. det du har oplyst i forbindelse med efterlevelse af oplysningspligten (eller hvis samtykket trækkes tilbage).
Her kan du hente samtykkeerklæringen, som skal benyttes i forbindelse med foto- og video optagelser.