Skip to main content

Søg

Udbud på SDU

Her kan du læse, hvornår SDU skal gennemføre udbud, og hvilke regler der gælder. Reglerne afhænger af, hvad der skal købes, og hvad den samlede værdi af indkøbet er. I nogle tilfælde skal købet i udbud, mens der i andre tilfælde gælder mindre omfattende krav.

FAQ om udbud

  • Et udbud er den proces, hvor en offentlig myndighed som SDU inviterer leverandører til at byde på en opgave eller leverance. På baggrund af fastsatte kriterier vælges den leverandør, der giver den bedste løsning i forhold til pris og kvalitet.

  • SDU skal gennemføre udbud ved køb af varer eller tjenesteydelser fra en ekstern leverandør, hvis:

    • købet er omfattet af udbudsreglerne
    • kontraktens værdi overstiger de gældende EU-tærskelværdier

    Der kan også gælde krav om annoncering, hvis der vurderes at være klar grænseoverskridende interesse.

  • EU-tærskelværdien er den beløbsgrænse, der afgør, om en offentlig kontrakt skal i EU-udbud.

    Ved beregning af kontraktværdien ser man på den samlede værdi af indkøbet og lignende indkøb på tværs af hele SDU i en given periode. Perioden er som udgangspunkt fire år, men kan i nogle tilfælde være ét år.

    Det betyder, at flere mindre indkøb tilsammen kan overstige EU-tærskelværdien og derfor være udbudspligtige.

    EU-tærskelværdierne reguleres hvert andet år. Du kan finde de gældende tærskelværdier på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside.

  • Kontraktværdien bruges til at vurdere, om et indkøb overstiger EU-tærskelværdien og derfor skal i udbud.

    Generelle regler

    • Indkøbet må ikke opdeles for at bringe kontraktværdien under tærskelværdien.
    • Alle omkostninger skal medregnes.
    • Optioner og forlængelser skal regnes med.
    • Delaftaler om samme type indkøb skal regnes samlet.

    Særlige beregningsregler

    • Kontrakter på op til fire år beregnes ud fra den samlede værdi i hele perioden.
    • Kontrakter på mere end fire år beregnes som den månedlige værdi ganget med 48.
    • Ved løbende eller regelmæssige indkøb beregnes værdien ud fra 12 måneder tilbage eller 12 måneder frem fra første levering.
    • Ved rammeaftaler bruges den anslåede maksimale værdi i hele aftaleperioden.

  • Hvis kontraktens værdi er under EU-tærskelværdien, skal SDU vurdere, om indkøbet kan være relevant for leverandører i andre EU-lande. Det kaldes klar grænseoverskridende interesse.

    Hvis indkøbet vurderes at have klar grænseoverskridende interesse, skal det annonceres.

    Hvis indkøbet ikke har klar grænseoverskridende interesse, kan kontrakten indgås på markedsmæssige vilkår. Det kræver som udgangspunkt en markedsafdækning og eventuelt en tilbudsindhentning.


  • Udbudsreglerne gælder normalt kun for aftaler med eksterne leverandører.

    Aftaler mellem enheder på SDU, for eksempel mellem to campusser, er derfor som udgangspunkt ikke omfattet af udbudsreglerne.

SDU arbejder med flere typer af indkøb

Reglerne for udbud, annoncering og tærskelværdier afhænger af, hvilken type indkøb der er tale om.

Varer og almindelige tjenesteydelser

Hvis værdien overstiger EU-tærskelværdien, skal indkøbet i udbud.

Hvis værdien er under tærskelværdien, skal SDU vurdere, om indkøbet skal annonceres.

Sociale og andre specifikke tjenesteydelser

Omfatter bl.a. sundhed, socialområdet, undervisning og visse juridiske tjenesteydelser. Her gælder en højere EU-tærskelværdi. Er værdien lavere, skal SDU vurdere, om indkøbet skal annonceres.

Bygge- og anlægsopgaver

Hvis værdien overstiger EU-tærskelværdien, skal opgaven i udbud efter udbudsreglerne.

Er værdien under tærskelværdien, gælder reglerne for bygge- og anlægssektoren.

Særlige forhold ved udbud

Her kan du læse om særlige forhold, der kan have betydning for udbud og offentlige kontrakter. Det gælder blandt andet løbetid, særlige regler for udvalgte anskaffelser og retlige forhold som fortrolighed, inhabilitet og aktindsigt.

Som udgangspunkt kan offentlige kontrakter ikke have en varighed udover 3-5 år. En længere varighed kan dog accepteres under hensyntagen til konkrete forhold. En rammeaftales varighed kan maksimalt være 4 år.

Udbudsloven finder kun anvendelse på visse tjenesteydelseskontrakter, der vedrører forskning og udvikling, hvis følgende betingelser er opfyldt:

  • Udbyttet af forsknings og/eller udviklingskontrakten udelukkende tilhører SDU og er til brug for egen virksomhed,
  • ogUniversitetet i fuldt omfang har betalt tjenesteydelsen. 

Udbudsloven skelner ikke mellem begreberne køb, leasing eller leje med eller uden forkøbsret af varer.

De klassificeres alle som vareindkøbskontrakter. Kontrakterne vil være omfattet af Udbudsloven uanset ejerforholdet til de pågældende varer, eller hvordan købet er finansieret.

Leasing skal altid ske i overensstemmelse med SDU's regnskabsinstruks. 

Ved lejeaftaler over 1 år og alle leasingaftaler skal Udbudskontoret foretage en økonomisk vurdering af aftalen.

Leasingaftaler eller lejeaftaler over 1 år skal legalitetskontrolleres af SDU RIO og godkendes af universitetsdirektøren.

Finansiel leasing er ikke tilladt.

Udbudsloven indeholder et forbud mod at videregive eller offentliggøre oplysninger om en tilbudsgiver til andre som er fortrolige. Det kan dreje sig om tekniske hemmeligheder, forretningshemmeligheder og fortrolige aspekter af tilbuddet.

Fortroligheden går begge veje, det vil sige at tilbudsgivere heller ikke må videregive eller offentliggøre oplysninger om universitetet, hvis det fremgår af udbudsbetingelserne at oplysningerne er underlagt fortrolighed.

Universitetet er dog underlagt reglerne om aktindsigt i medfør af offentlighedsloven og forvaltningsloven.

SDU kan som følge af ligebehandlingsprincippet ikke gennemføre en udbudsproces, der kan fordreje konkurrencen mellem ansøgere/tilbudsgivere. En ansøger/tilbudsgiver kan blive erklæret inhabil og udelukket fra udbuddet, hvis det kan påvises, at tilbudsgiveren eksempelvis har haft en tæt tilknytning til universitetet, eller haft så meget viden om den udbudte anskaffelse, at det har givet den pågældende tilbudsgiver en mærkbar fordel i forhold til andre tilbudsgivere.

I den situation hvor universitetet har rådgivere tilknyttet et udbud, kan rådgiverne efterfølgende risikeres at blive erklæret inhabil. Det er dog en konkret vurdering og en rådgiver kan ikke udelukkes automatisk.

For at neutralisere en eventuelt inhabilitet kan universitetet foretage en række tiltag. Eksempelvis kan universitetet give tilbudsgivere en længere tidsfrist for afgivelse af tilbud, eller universitetet kan vælge at fremlægge alt materiale som rådgiveren er blevet bekendt med i forbindelse med sin rådgivning. 

Dokumenter i forbindelse med et udbud er underlagt de almindelige regler om aktindsigt (offentlighedsloven og forvaltningsloven) samt undtagelserne herfra. I tilfælde af begæring af aktindsigt i forhold til et udbud skal der rettes kontakt til Udbudskontoret.

Klagenævnet for Udbud kan tilkende en virksomhed, der har lidt et tab som følge af overtrædelse af Udbudsloven erstatning. SDU kan således risikere at måtte betale erstatning i form af positiv opfyldelsesinteresse eller negativ kontraktinteresse som følge af overtrædelse af udbudsreglerne.

SDU kan ved visse overtrædelser af udbudsreglerne straffes med en økonomisk sanktion. Beløbets størrelse vil være afhængig af overtrædelsens karakter og kontraktens omsætning.

Har du brug for hjælp?

Du er altid velkommen til at kontakte os.

Skriv på indkob@sdu.dk eller ring på telefon: 6550 4191