Ny bruger i myCWT

Det er kun SDU's Rejsekontor, der opretter nye profiler til SDU-ansatte i CWT.

For at få oprettet en ny profil skal du kopiere nedenstående tabel til en mail og udfylde. Send mailen til rejser@sdu.dk og udfyld emnefeltet "Ny bruger hos CWT".

Når Rejsekontoret har oprettet den nye profil, skal du aktivere den i myCWT. Følg vejledningen "Aktiver din konto i myCWT" nedenfor.

Profiler i myCWT for eksterne samarbejdspartnere (dvs. personer, som ikke er ansat på SDU) oprettes af en medarbejder på jeres institut, fakultetssekretariat eller andre organisatoriske enheder, som har en profil til at kunne bestille rejser for andre. Ved oprettelsen af en ekstern bruger i myCWT skal opretteren kende følgende oplysninger på den nye bruger:

• Fornavn og mellemnavn, som det står i passet
• Efternavn, som det står i passet
• Hr., fru eller frøken
• Mailadresse
• Mobiltelefonnummer inkl. landekode og land
• Organisatorisk enhed på SDU
• Enhedens 5-cifrede kundenummer hos CWT

Oprettelsen af eksterne samarbejdspartnere i myCWT kan også ske gennem Rejsekontoret på SDU.  For at få oprettet en ny profil skal du kopiere nedenstående skema ind i en e-mail og udfylde skemaet. Send mailen til Rejsekontoret på rejser@sdu.dk og udfyld emnefeltet "Ny bruger hos CWT". Mailen skal sendes til Rejsekontoret af en SDU-medarbejder.

Personer med en gæsteprofil kan ikke selv logge på myCWT for at bestille en rejse. Rejsen skal bestilles af en SDU-medarbejder med en rolle som rejsebestiller i my CWT.

Gæsteprofiler slettes automatisk i bestillingssystemet efter 6 måneder.

Sådan aktiverer du en myCWT-konto:

1. Gå til myCWT og klik på Activate your account (lige over feltet til e-mail/brugernavn).
2. Angiv din SDU-arbejdsmailadresse på næste skærmbillede.
3. Du vil modtage en e-mail fra CWT (donotreply.account@mycwt.com) med emnelinjen "Welcome to myCWT – please verify your e-mail address". Klik på linket i e-mailen for at verificere din e-mail og afslutte aktiveringen af din konto.

Som en del af denne proces skal du oprette et login med en adgangskode. Husk din adgangskode til fremtidig adgang til myCWT. 

Hvis du i stedet modtager en mail med emnet "We couldn't find your myCWT account", er din profil ikke oprettet på i systemet på forhånd. Følg i så fald anvisningerne ovenfor i "Ansat på SDU".

Før du booker en rejse hos CWT, skal du udfylde din rejseprofil.

Sådan udfylder du din rejseprofil:

1. Aktiver din myCWT-konto, gå ind på myCWT og klik på My profile/Min rejseprofil øverst til højre.
2. Gem oplysninger ved at trykke Send ændringer/Submit changes, hver gang du skifter til nyt faneblad.
3. Udfyld alle oplysninger præcist og korrekt. Navnet skal matche dit pas for at undgå risiko for sikkerhedsproblemer og/eller boardingafvisning.
4. Datoer skal indtastes måned-dato-år.
5. Tjek, at omkostningssted og / eller EAN-nummer er korrekt.
6. Tilføj kreditkortoplysninger til at betale udlejningsbiler og garantere hotelreservation.

Din profil gemmer vigtige data, herunder dine kontaktoplysninger, kreditkortoplysninger og pasoplysninger for hurtigt og korrekt rejsebestilling.

Du kan redigere i de fortrykte oplysninger, og det er vigtigt, at du udfylder de tomme felter.

En korrekt udfyldt profil sparer tid når du booker, da dine rejsepræferencer automatisk anvendes, og øger reservationens nøjagtighed og konsistens.

Få hjælp til opdatering af din profil (informationen er på engelsk).

Se nyttige tips og svar vedr. myCWT(informationen er på engelsk).

Tilføj kreditkortnummer for at garantere hotelreservationer og betaling for booking af udlejningsbiler.

• Nyt på CWT-aftalen er, at CWT ikke fakturerer for hotelophold. Hvis du bestiller hotelophold i Danmark, vil du få en faktura fra hotellet, hvis du har oplyst EAN-nummer ved bestillingen. Oplyses EAN-nummeret ikke ved bestillingen, vil den rejsende blive bedt om betaling ved afrejse.
• Nogle medarbejdere har et SDU-Eurocard (kreditkort med firmahæftelse), der kan indtastes.
• Bestilles hotel i udlandet, skal kreditkort bruges til betaling, dvs. det skal ske som udlæg.
• Ved udlæg får man pengene igen efterfølgende via en zExpense-afregning.
• Gebyr for bestilling gennem CWT opkræves separat på faktura fra CWT.
  
  
• Klik på ”Submit changes” for at gemme dine opdateringer.