Ny procedure
Ny procedure sikrer sikker sletning af data ved medarbejderes fratrædelse
Som led i arbejdet med at styrke datasikkerheden og sikre korrekt håndtering af brugerkonti, implementerer SDU en ny, standardiseret it-offboardingproces, der bl.a. indebærer automatisk sletning af data, når en medarbejder stopper. Leder og medarbejder har ansvaret for, at data overdrages inden fratrædelse.
Hvad indebærer den automatiske it-offboardingproces?
Når en medarbejder fratræder, starter der automatisk en proces, hvor:
- Leder og medarbejder modtager, før fratrædelse, tydelige anvisninger og overblik over medarbejderens digitale ejendele.
- Brugerkontoen deaktiveres ved fratrædelse.
- Delingslinks og adgangsrettigheder til OneDrive fjernes 30 dage efter fratrædelse.
- Brugerkonto og data på OneDrive og mailboks slettes 6 måneder efter fratrædelse.
Målet er at beskytte følsomme data, forebygge informationstab og sikre en glidende overgang for teamet.
Når medarbejderen fratræder sin stilling
Information til leder og adgangsstyrende sekretær for en fratrædende medarbejder
1,5 måned før en ansat fratræder, modtager leder og adgangsstyrerende sekretær en mail med overblik og konkrete handlepunkter. I skal bl.a.:
- Aftale, hvem der skal overtage ejerskab af eventuelle Teams- eller SharePoint-sites.
- Vigtige filer på OneDrive, skal journaliseres og/eller flyttes til fælles Teams eller SharePoint-sites.
- Vigtige mails bliver gemt og/eller journaliseret.
- Tage stilling til, om brugerkontoen skal være aktiv i en periode efter fratrædelse.
Har du behov for en forlængelse ud over 90 dage, kan den adgangsstyrende sekretær gøre dette (op til 2 år) via SDU Brugeradministration (CRM).
Information til medarbejder
14 dage før ophør får medarbejderen information om,
- hvordan vigtige data skal overdrages
- hvornår der lukkes for adgang til konto og data
- hvad der slettes automatisk og hvornår.
Der medfølger et vedhæftet overblik over medarbejderens digitale ejendele, så det er nemt at tage stilling til, hvad der skal overdrages.
Se eksempel på offboardingmail til den fratrædende medarbejder (pdf).
Har du spørgsmål?
Ved spørgsmål vedrørende den nye procedure, kontakt Servicedesk eller ring til 6550 2990.
Den nye it-offboardingproces gælder fra den 12. juni 2025.