Sådan booker du en bil i SDU Fælles Bilflåde

Se en kort video, der viser, hvordan du logger på Mileage Book, eller følg den skriftlige vejledning under videoen.

Skriftlig vejledning

1. Gå til hjemmesiden 
2. Klik på ’Log ind’ i øverste højre hjørne.
3. Tast din e-mail, i ’Email’.
4. Så snart du har tastet din e-mail, bliver du logget ind, da Mileage Book er sat op til at bruge vores SSO-login.
5. Du er nu logget på.

Se en kort video, der viser, hvordan du laver en booking i Mileage Book, eller følg den skriftlige vejledning under videoen.

Skriftlig vejledning

1. Gå til hjemmesiden og log ind.
2. Klik på Flådekøretøjer → Booking i venstremenuen.
3. Vent på at Booking-siden indlæses – den kan være langsom.
4. Klik på Ny booking.
5. Udfyld felterne i pop-up vinduet:
   • Start/Slut: Vælg dato og tid (min. 15 min).
   • Formål: Vælg fra listen.
   • Note: Skriv årsagen til turen (ikke destination).
   • Projekt: Kun obligatorisk ved formålet Eksternt projekt.
   • Krav til køretøj: Angiv behov (personer, nøgletype m.m.).
6. Klik på Vælg køretøj og vælg en ledig bil fra listen.
7. Hvis ingen biler matcher, vises en fejlmeddelelse.
8. Bilens navn viser placering, nøgletype, antal pladser og drivmiddel.
9. Klik OK → bilen vises under Køretøj.
10. Klik Gem for at færdiggøre din booking.
11. Du får en succesmelding i øverste højre hjørne, og din booking vises i kalenderen, under Booking overblik og i app'en.

Se en kort video, der viser, hvordan du ændrer en booking i Mileage Book, eller følg den skriftlige vejledning under videoen.

Skriftlig vejledning

1. Log på hjemmesiden
2. Klik på ’Flådekøretøjer’ i venstre menu.
3. Vælg ’Booking’ og find din booking I kalenderen. Du kan eventuelt skifte kalendervisning i menubåndet øverst. Bemærk, at du både kan se dine egne og andres bookinger i kalender.
4. Højreklik på din booking og klik ’Rediger’.
5. Foretag den ønskede rettelse (fx varighed eller dato).
6. Klik ’Gem’ nederst.
7. Din rettelse er nu gemt.

Se en kort video, der viser, hvordan du annullerer en booking i Mileage Book, eller følg den skriftlige vejledning under videoen.

Skriftlig vejledning

1. Log på hjemmesiden
2.  Klik på ’Flådekøretøjer’ i venstre menu.
3. Vælg ’Booking’ og find din booking I kalenderen. Du kan eventuelt skifte kalendervisning i menubåndet øverst. Bemærk, at du både kan se dine egne og andres bookinger i kalender.
4. Højreklik på din booking og vælg ’Slet’.
5. Klik ’OK’, hvis du er sikker på, at din booking skal slettes. Du kan ikke fortryde sletningen.
6. Nu er din booking slettet og andre har mulighed for at booke bilen.

Skal du booke på vegne af en kollega?

Kontakt 8888@sdu.dk og oplys fulde navn og e-mail på den kollega, du skal booke for. Så får du tildelt rettigheder til at booke på vegne af din kollega i Mileage Book. Du beholder rettigheden og kan derfor i fremtiden booke for samme kollega. Du kan få rettigheder til at booke på vegne af flere kollegaer. 

Følg denne vejledning, når du har fået tildelt rettigheder til at booke på vegne af en kollega.

1. Log på hjemmesiden: https://www.mileagebook.com/da/
2. I øverste højre hjørne vil dit eget navn fremgå. Klik på pilen ved siden af dit navn, og vælg navnet på den kollega, du skal booke på vegne af.
3. Vær opmærksom på, at hvis du booker en nøglefri bil til en kollega, så skal kollegaen have downloadet app’en Mileage Book Fleet og være logget ind, for at kunne bruge bilen.
4. Herefter foregår bookingen, som hvis du skulle booke til dig selv. Se vejledningen til booking af bil via computer.

Skal du booke på vegne af en ikke-ansat?

Udfyld denne blanket og send den til 8888@sdu.dk senest dagen før - men gerne før. 

Skal en studerende booke bil? 

Teknisk Service henviser til dit fakultets eller instituts egne retningslinjer og vejledninger. 

Du er dog velkommen til at kontakte Teknisk Service, hvis du har spørgsmål. 

Denne vejledning skal kun følges første gang du logger på app'en.

Se en kort video, der viser, hvordan du logger på Mileage Book Fleet på iPhone, eller følg den skriftlige vejledning under videoen.

Skriftlig vejledning:

Forudsætninger for login: 

• Du skal bruge din lange adgangskode til din computer/Microsoft konto (Single Sign On = SSO). Kan du ikke huske den, skal du lave en ny kode her, inden du kan bruge systemet: https://password.sdu.dk/
• Du skal have Authenticator app’en installeret og koblet sammen med din SDU Microsoft konto.

Trin 1: Download og åbn appen

• Gå til App Store og download app'en 'Mileage Book Fleet'.
• Åbn app'en.

Trin 2: Start loginprocessen

• Indtast din SDU-mailadresse i feltet E-mail.
• Klik på Login – du skal ikke indtaste adgangskode endnu.
• En pop-up vises med teksten "microsoftonline.com vil bruge dine oplysninger til login". Klik på Fortsæt.

Trin 3: Log ind via browser

• Din standardbrowser åbner. Her skal du logge ind med din Microsoft-konto:
  • Indtast din SDU-mailadresse.
  • Indtast din lange adgangskode.

Trin 4: Bekræft din identitet

• Du bliver bedt om at vælge en metode til at bekræfte din konto:
  • Klik på Brug en anden logonmetode.
  • Vælg Authenticator app’en.
• Godkend anmodningen i Authenticator app’en.

Trin 5: Giv nødvendige tilladelser

• Gå tilbage til Mileage Book Fleet appen.
• App'en beder om adgang til Bluetooth – klik Tillad.
• App'en skal bruge din placering, hvis du skal bruge nøglefri funktion -  klik på bjælken "Vil du se din placering på kortet?".
• Vælg Tillad, mens du bruger appen.

Du er nu logget ind og klar til at bruge Mileage Book Fleet appen.
Ovenstående trin skal kun gennemføres første gang du logger ind.

Denne vejledning skal kun følges første gang du logger på app'en.

Se en kort video, der viser, hvordan du logger på Mileage Book Fleet på Android, eller følg den skriftlige vejledning under videoen.

Skriftlig vejledning:

Forudsætninger: 

• Du skal bruge din lange adgangskode til din computer/Microsoft konto (Single Sign On = SSO). Kan du ikke huske den, skal du lave en ny kode her, inden du kan bruge systemet: https://password.sdu.dk/
• Du skal have Authenticator app’en installeret og koblet sammen med din SDU Microsoft konto.
• App'en bruger din browser til login via SSO og SDU’s IT-sikkerhed. Chrome fungerer bedst, så sørg for at den er installeret og sat som standardbrowser. Hvis du ønsker, kan du ændre standardbrowser igen efter login.
  Sådan gør du:
  • Gå til Indstillinger → Apps → Chrome.
  • Vælg "Angiv som standardbrowser".

Trin 1: Download og åbn app'en

• Gå til Play Store og download app'en 'Mileage Book Fleet'.
• Åbn appen.

Trin 2: Start loginprocessen

• Indtast din SDU-mailadresse i feltet E-mail.
• Klik på Login – du skal ikke indtaste adgangskode endnu.

Trin 3: Log ind via browser

• Din standardbrowser åbner. Her skal du logge ind med din Microsoft-konto:
• Indtast din SDU-mailadresse.
• Indtast din lange adgangskode.

Trin 4: Bekræft din identitet

• Du bliver bedt om at vælge en metode til at bekræfte din konto:
• Klik på 'Brug en anden logonmetode'.
• Vælg 'Godkend en anmodning i Microsoft Authenticator-app'.
• Godkend anmodningen i Authenticator app’en.

Trin 5: Giv nødvendige tilladelser

• Hvis Mileage Book Fleet appen ikke åbner automatisk, så åbn den manuelt.
• App'en skal bruge din placering, hvis du skal bruge nøglefri funktion -  klik på bjælken 'Vil du se din placering på kortet?'.
• Vælg Tillad, mens du bruger appen.
• App'en skal have adgang til Bluetooth for at kunne bruges:
• Klik på "Find køretøjer i nærheden".
• Klik Tillad.

Du er nu logget ind og klar til at bruge Mileage Book Fleet appen.
Ovenstående trin skal kun gennemføres første gang du logger ind.

Se en kort video, der viser, hvordan du laver en booking i Mileage Book Fleet, eller følg den skriftlige vejledning under videoen.

Bemærk, at det anbefales at booke via computer for bedre overblik, men du kan også booke direkte i app'en.

Skriftlig vejledning

1. Åbn app'en.
2. Tryk på Booking i nederste menulinje.
3. Tryk på + nederst til højre.
4. Udfyld bookingoplysninger:
   • Vælg start/slutdato og tidspunkt (min. 15 min).
   • Vælg formål og skriv en note med begrundelse for turen (ikke destination). Formål og note skal udfyldes.
   • Projekt er kun obligatorisk ved formålet Eksternt projekt.
   • Brug Filter til at vælge biltype, antal personer og nøgletype.
   • Klik på Vælg køretøj.
5. Vælg en bil fra listen over ledige køretøjer:
   • Listen viser placering (fx Odense P1/P8), nøgletype, antal pladser og drivmiddel.
   • Hvis listen er tom, prøv et andet tidspunkt.
   • Vælg den ønskede bil og klik Vælg køretøj
6. Den valgte bil vises under Køretøj.
7. Klik på Book for at færdiggøre din booking.
8. Der kommer en succesmelding i øverste højre hjørne, og din booking vises under Bookinger, hvis den er godkendt.

Har du problemer med at finde en ledig bil?
Kontakt Teknisk Service på 8888@sdu.dk, som vil forsøge at finde en bil til dig. 

Se en kort video, der viser, hvordan du ændre en booking i Mileage Book Fleet, eller følg den skriftlige vejledning under videoen.

Skriftlig vejledning

1. Find din booking via menuen ‘Booking’.
2. Tryk på den booking, du vil redigere.
3. Foretag den ønskede rettelse (eks. varighed eller dato).
4. Tryk ’Gem’ i øverste højre hjørne.
5. Din ændring er nu gemt.

Skriftlig vejledning

1. Tryk på ’Booking’ i menuen.
2. Find den booking, som du gerne vil annullere og klik på den.
3. Tryk på ’Slet’.
4. Du skal nu bekræfte, om du vil slette din booking. Hvis du ønsker at slette, klik ’Ja, slet’. Du kan ikke fortryde sletningen.
5. Nu er din booking slettet og andre har mulighed for at booke bilen.

App’en følger sprogopsætningen på din mobiltelefon.

Dog er kun disse sprog mulige: dansk, engelsk, svensk, norsk og tysk.

Hvis du vil ændre sproget i app’en skal du:

1. Åbne mobilens indstillinger og finde ’Apps’
2. Scroll ned til app’en Mileage Book Fleet og klik på den.
3. Her kan du ændre sproget.

Nogle biler er nøglefri. Når du booker en bil i Mileage Book, vil du kunne se, om den bil, du er ved at booke, er nøglefri eller har en fysisk nøgle. Det er et krav, at du har app’en Mileage Book Fleet installeret på din telefon for at kunne åbne en nøglefri bil.

Sådan låser du en nøglefri bil op:

1. Når du er tæt på bilen (maks. 2–3 meter), skal du åbne app’en Mileage Book Fleet på din telefon.
2. I appen skal du trykke på Bilnøgle i menulinjen. (Husk at give app’en tilladelse til at bruge Bluetooth og lokation – ellers vil du ikke kunne finde bilen).
3. Bilen vil fremgå med sin nummerplade og navn. Tryk på den bil, du har booket.
4. Du får nu vist oplysninger om bilen og dens placering. Nederst vises to knapper: Lås og Lås op.
   • Lås: Låser bilen
   • Lås op: Låser bilen op
5. Så længe din booking er aktiv, kan du låse bilen op og i, så mange gange du har brug for.
6. Du skal have din telefon med i bilen under kørslen, for at bilen kan køre.

Hvis du oplever problemer med at låse bilen op:

1. Luk app’en helt.
2. Vent et par minutter.
3. Åbn app’en igen.

Virker dette ikke, så gennemgå disse trin:

• Tjek, at du har downloadet den korrekte app. App’en hedder Mileage Book Fleet.
• Tjek, at du bruger Chrome som din standard browser på Android telefoner.
• Tjek, om Chrome skal opdateres (gå til Play butik, søg på Chrome og evt. vælg ’Opdater’).
• Tjek, at din telefon har installeret alle systemopdateringer/softwareopdateringer.
• Tjek, at du har givet tilladelse til at app’en Mileage Book Fleet må bruge din lokalitet.
• Tjek, at du har givet tilladelse til at app’en Mileage Book Fleet må bruge din Bluetooth.

Hvis problemet fortsætter, så ring til Teknisk Service på 6550 8888.

Vigtigt:
Du kan kun låse bilen op inden for det tidsrum, hvor du har booket den. Hvis du mod forventning bliver forsinket, skal du huske at forlænge din booking. Hvis bilen er booket af en anden, skal du straks kontakte Teknisk Service på 6550 8888.