Skip to main content
HR

Søg

Menu

Vejledning til transition

Herunder kan du læse om projektets transitionsperiode og overgang til nyt system.

Anbefalinger til fakulteterne ifm. transitionsperioden

  • 31. december 2023 lukker SDU Job og de data, der på det tidspunkt er i SDU Job, mistes.
  • Derfor skal flest mulige rekrutteringer afsluttes inden 20. december.
  • Frist for opslag af DVIP-ansættelser i SDU Job er den 13. oktober.
  • Data i igangværende rekrutteringer, som ikke kan nå at blive afsluttet inden 20. december, skal trækkes ud af SDU Job og resten af rekrutteringsprocessen håndholdes.
  • Opfordring til at man i efteråret får sendt afslag og afsluttet sagen i SDU Job så snart kandidaten er valgt, så vi reducerer ´bunken’ af sager, der skal afsluttes lige op mod 20. december.
     

Fra SDU Job til ORC

Transitionsperioden refererer til overgangen fra nuværende systemunderstøttelse af VIP/DVIP-rekruttering i SDU Job til det nye system ORC (Oracle Recruiting Cloud), der er en del af HCM (SDU's nye HR- og økonomisystem).

SDU Job lukker den 31. december 2023 og ORC går i drift 1. december 2023, dvs. at det kun er i december vi kører med begge systemer.

Fakulteterne er blevet opfordret til enten hurtigt at få gennemført ansættelser, som kan nå at blive afsluttet inden 20. december 2023 (løsning 1) og/eller til at holde ansættelser tilbage til 1. december 2023 (løsning 3). Dvs. at reducere antallet af rekrutteringer, som går henover systemskiftet (løsning 2).

Plan for transitionsperiode på dit fakultet er blevet besluttet og kommunikeret via sekretariatschefer/fakultære tovholdere (se hvem der er din fakultære tovholder).

3 løsninger til at håndtere transitionsperioden

Løsning 1)

VIP-ansættelser der kan afsluttes inden 20. december 2023
Gennemføres via SDU Job

Løsning 2)

VIP-ansættelser der strækker sig over 20. december 2023
Opslag skal være afsluttet, behandling afsluttet (evt. inkl. shortlistning) og data trukket ud af SDU Job senest den 20. december 2023

Løsning 3)

VIP/DVIP-ansættelser der kan holdes tilbage/vente til 1. december 2023
Ansættelser kan gennemføres via ORC

  • Ansættelser I kan nå at få gennemført inden 20. december 2023
    Gennemføres via SDU Job

    Afsluttet er til og med at der er sendt afslag til kandidater der ikke fik stillingen og sagen er lukket i SDU Job.

    Dvs. at følgende skal være sket senest 20. december:

    • Anmodning om ansættelse (inkl. oplysningsskema) skal være sendt til SDU HR senest ultimo november 2023.
    • FAK HR-medarbejder har sendt afslag til øvrige ansøgere i SDU Job.
    • FAK HR-medarbejder/SDU HR har lukket sagen i SDU Job.

     

     

  • Ansættelser der strækker sig over 20. december 2023

    Opslag skal være afsluttet, behandling afsluttet (evt. inkl. shortlistning) og data trukket ud af SDU Job senest den 20. december 2023.

    1. Træk ansøgninger inkl. bilag ud af SDU Job til videre brug.
    2. Shortlistning håndholdes (hvis ikke det er nået at blive foretaget i SDU Job).
    3. Bedømmelsesproces og interaktion håndholdes (fx via Onedrive).
    4. Send mail ud til kandidater der går videre enten til yderligere samtaler eller test.
    5. Planlægning af ansættelsessamtaler og evt. test.
    6. Endelig udvælgelse – send mail til valgt kandidat, anmodning om ansættelse (inkl. oplysningsskema) til Central HR samt mail med afslag til:

    - kandidater der har været til samtale
    - kandidater der ikke har været til samtale

     

  • Særligt for DVIP-ansættelser
    For DVIP-ansættelser er det altid SDU HR timelønsteamet, der varetager alle opgaver fra opslag af stilling til beslutning om besættelse/afslag. Dvs. at for DVIP gælder følgende frister: 

    Alternative løsninger, hvis fakulteterne ikke kan nå at have opslag klar:

    Løsning A: Ansæt og forlæng uden opslag
    Gælder for ikke SDU-ansatte og/eller ansatte på SDU.
    VIP kan ansættes et år uden opslag og forlænges i yderligere et år (ansættelsesbekendtgørelsens § 9).

    Løsning B: Brug nuværende medarbejdere og ansættelser 
    Mange har i dag en praksis hvor man laver ansættelser pr. fag/kursus, men det er muligt at løse undervisningsopgaver i flere fag/kurser inden for samme ansættelse, så undersøg om opgaven kan løses af eksisterende ansættelser. Timer meldes ind via timeudmeldingsblanketten. 

    Løsning C: Hvis man har behov for stillingsopslag, så drøft løsning direkte med Lisbeth Møller, SDU HR.


     

     

Vejledning til HR-medarbejdere

Se detaljeret vejledning, som særligt er målrettet HR-medarbejdere på SDU.

Vejledningen indeholder følgende:

1) 3 løsninger til at håndtere transition
2) Opgaver ifm. VIP-ansættelser i løsning 1
3) Opgaver ifm. VIP-ansættelser i løsning 2
3a) Guide til manuel håndtering af rekrutteringssager
4)DVIP og transition
5) Plan for data
6) Kontakt og hjælp

Link til skabeloner/skemaer, som skal bruges ifm. opgaver i løsning 2, følger.

Fællesmøde for HR-medarbejdere på SDU
Den 12. oktober kl. 11.00-12.00 er alle HR-medarbejdere, der arbejder med VIP-rekruttering på SDU, inviteret til et fællesmøde med projektledelsen. Her vil vi også gennemgå opgaver ifm. transition, præsentere plan for kompetenceudvikling mv. Mailinvitation er sendt i Outlook.

Præsentation fra mødet findes her

Kontakt og hjælp

Har du spørgsmål ifm. transitionsperioden og/eller opgaverne, så ta’ fat i din fakultære tovholder eller projektledelsen.

 

Sidst opdateret: 13.10.2023