Vejledninger til online og hybride møder

Du kan få hjælp og vejledning til Zoom ved at kontakte SDU IT på mail servicedesk@sdu.dk.

• Marker i mødeindkaldelsen om det er Teams eller Zoom
  • Ved brugen af Teams, så har Outlook særlige funktionaliteter i mødeindkaldelsen, så man kan tilrettelægge en del af mødeopsætningen her.
    • NB! Den, der sender mødeindkaldelsen, er også mødeejer, hvorfor nogen rettigheder i mødet kun kan foretages af mødeejer

• Opfordring til at logge på 5-10 min for at sikre opsætning af lyd og kamera

• Anbefaling til, hvilken browser, der er velegnet, hvis deltager ikke har Teams app

• Hvis mødet optages, så gør deltagerne opmærksom på dette.

• Hvis eksterne parter er mødedeltagere, så vær opmærksom på personfølsomme og organisationsfølsomme oplysninger og dokumenter ved deling af skærm og dokumenter under mødet.

• Find mere information på SDU IT’s serviceside for Onlinemøder, hybrid- eller onlineundervisning, onlinekonferencer, onlineevents
• Husk at afsætte tid til både opsætning af onlinemødedelen og den fysiske mødedel, så det tekniske er på plads til mødets start.

Når du booker lokale til hybridmøde, så kan du via mødeindkaldelsen i Outlook finde oplysninger på alle mødelokaler i RessourceFinder. Du kan se billeder af lokalet og du kan se, hvilket udstyr, der er lokalet. 

RessourceFinder er en app, der er koblet sammen med Outlook og som skal være installeret på din PC. Appen hedder også ReccourceCentral Addin. Kontakt SDU IT Support for hjælp til installation.

Husk at der kan bookes ekstra IT-udstyr, hvis lokalet ikke har det, der skal til for at kunne afholde et hybridmøde. 

Når man afvikler hybrid- eller onlineundervisning, anbefaler SDU IT, at man booker mobilt udstyr, der kan sikre en bedre oplevelse for dem, der sidder med online, hvis undervisningen optages i et undervisningslokale. Udstyret kan bookes via https://wall-e.booking.sdu.dk/. Har du spørgsmål til udstyret, kontakt os gerne på mail servicedesk@sdu.dk.

Campusbyerne

I byerne findes der digitale mødelokaler, som  indeholder udstyr der sikrer gode lydforhold og gør det let og brugervenligt at afholde hybride møder. Udstyret er designet til at kunne understøtte forskellige lokalestørrelser og behov.

Esbjerg:
Mødelokale Klægen
Mødelokale Stormen

Kolding:
Lokale 21.44

Sønderborg:
Lokale M403
Mobilt udstyr kan findes i Funkturm

• Overvej, om der skal bruges en ekstra PC, hvor den tekniske del omkring mødet styres. 

• Vær opmærksom på valg af høretelefoner, computerlyd, rummets lyd
• Vær opmærksom på lys, så du er tydelig for de andre at se på skærmen (sid f.eks. ikke i modlys)
• Vær opmærksom på din baggrund. Skal de andre kunne se dine omgivelser eller ønsker du et baggrundsbillede (vær opmærksom på signalværdien med begge dele)
• Vær opmærksom på, at kamerafunktionen kræver en god internetforbindelse. Hvis internetforbindelsen er svag eller ustabil, kan kameraet med fordel slukkes, så lyden kan gå godt igennem.

• Se vejledning til dette på SDU IT Vejledningsunivers

• Se vejledning til dette på SDU IT Vejledningsunivers

• Det meste udstyr har en vejledning. Sørg for, at få det testet i god tid inden mødets start.
• Mødelederens placering i rummet bør være, så denne kan se de onlinedeltagende i øjnene og kan nemt holde øje med dynamikken på skærmen
• Den bedste bordopstilling er i hesteskosform. Langbordsform kan også bruges.

• Word er en tekstbehandlingssoftware udviklet af Microsoft og er en del af Office 365. Det bruges til oprettelse og redigering af dokumenter med tekst, billeder og formatering.
• Word er velegnet til oprette detaljerede mødeagendaer med punktopstillinger, overskrifter og indrykninger, samt referater, hvor mødeoplysninger og beslutninger kan dokumenteres i en struktureret form.
• Du kan finde vejledning i brugen af Word på SDU IT serviceside

• PowerPoint er et præsentationsprogram udviklet af Microsoft og er en del af Office 365. Det bruges til at oprette og levere visuelle præsentationer med tekst, billeder, diagrammer og animationer. 
• PowerPoint er velegnet til præsentationsoplæg, som giver et professionelle og visuelt tiltalende præsentationsslides til møder. 
• Du kan finde vejledning i brugen af PowerPoint på SDU IT serviceside

• Excel er et regnearksprogram udviklet af Microsoft og er en del af Office 365. Det bruges til at oprette, organisere og analysere data i form af tabeller og formler. Det giver også mulighed for at udføre matematiske beregninger, oprette grafer og diagrammer, samt håndtere komplekse datasæt.
• Excel er velegnet til bilag med budgetark, datavisualisering, deltagerliste, skemaer, m.v. 
• Du kan finde vejledning i brugen af Excel på SDU IT serviceside

• Adobe PDF (Portable Document Format) er et filformat udviklet af Adobe Systems. Det bruges til at præsentere dokumenter uafhængigt af software, hardware og operativsystem. Det bevarer dokumentets formatering, skrifttyper og billeder, og det er velegnet til deling og udskrivning af dokumenter på tværs af forskellige platforme.
• Adobe PDF er velegnet til bilag med relevante dokumenter og rapporter.
• Du kan finde vejledning i brugen af Adobe PDF på SDU IT serviceside

• Templafy er en softwareplatform, der hjælper virksomheder med at styre og standardisere deres skabeloner. Det er designet til at forbedre effektiviteten, ensartetheden og overholdelsen af virksomhedens branding og indhold.
• SDU bruger Templafy til at have sikre en ensartet designlinje for dokumentskabeloner, præsentationsskabeloner, e-mailskabeloner og rapportskabeloner. Templafy er koblet sammen med Office 365, så eks. SDU logo, fonttype, farvevalg, m.v. kan bruges direkte i programmerne.
• Du kan downloade Templafy via Firmaportal på din PC. Hvis du er i tvivl, så kontakt SDU IT Support.

• Microsoft Whiteboard er et digitalt whiteboard og er en del af Office 365. Det giver brugerne mulighed for at lave skitser, brainstorme og samarbejde i realtid. Det er også mulighed for at tilføje billeder, tekst og noter til whiteboardet.
• Du kan downloade Microsoft Whiteboard, Microsoft Whiteboard app via mobil enhed eller via Firmaportal på din PC. Hvis du er i tvivl, så kontakt SDU IT Support.

• Microsoft Forms er et værktøj til oprettelse af online-formularer og spørgeskemaer og er en del af Office 365.
• Det giver brugerne mulighed for at oprette flervalgs-, tekstbaserede og rating-spørgsmål.
• Resultaterne kan indsamles automatisk og analyseres i realtid.
• Du kan tilgå Microsoft Forms via Microsoft Teams, Forms app på mobil enhed eller via en browser, hvor du skal bruge den webbaserede adgang til din Office 365 profil.

• SharePoint er en webbaseret platform til deling, samarbejde og administration af dokumenter og indhold udviklet af Microsoft.
• SharePoint er integreret med andre Microsoft-værktøjer som Microsoft Office, Outlook og Teams, hvilket giver brugerne mulighed for at arbejde sømløst mellem forskellige applikationer og dele indhold på tværs af platforme.
• Den giver brugerne mulighed for at oprette websteder, intranetportaler og teamsites til at dele information og arbejde sammen i realtid. Det indeholder også funktioner som filstyring, versionshistorik og adgangskontrol.
• Du kan tilgå alle dine filer, delte filer og Teams via SDU Sharepoint.

• Planner er et projektstyringsværktøj, der hjælper brugerne med at organisere og spore opgaver, og er en del af Office 365. 
• Brugerne kan oprette opgaver, tildele dem til teammedlemmer, angive tidsrammer og følge op på statussen.Det giver også mulighed for at oprette boards, lister og diagrammer for at visualisere projektets fremdrift.
• Du kan tilgå Planner via Microsoft Teams, Planner app på mobil enhed eller via en browser, hvor du skal bruge den webbaserede adgang til din Office 365 profil.

• Padlet er en digital opslagstavle, hvor brugerne kan oprette og organisere indhold i form af post-its, noter, billeder, videoer og links.
• Det giver mulighed for samarbejde, kommentarer og feedback fra andre brugere.
• Padlet kan bruges til brainstorming, præsentationer, undervisning og mange andre formål.
• Du kan tilgå Padlet via Padlets hjemmeside eller downloade Padlet app via App Store eller Google Play. Vær opmærksom på, at du skal oprette en profil for at lave opslagstavler. Du kan sagtens dele opslagstavler uden, at dine mødedeltagere skal være oprettet med en profil.

• Et gamificeret læringsværktøj, der tillader oprettelse og deling af interaktive quizzer og spilbaserede læringssessioner.
• Brugerne kan oprette flervalgsquizzer med tidtagning og pointsystem og kan bruges til møder, undervisning, træning og underholdning.
• Du kan tilgå Kahoot via Kahoot hjemmeside eller downloade Kahoot app via App Store eller Google Play. Vær opmærksom på, at du skal oprette en profil for at lave afstemninger, quizzer, m.v. Du kan sagtens dele det uden, at dine mødedeltagere skal være oprettet med en profil.

• Miro er et digitalt samarbejdsværktøj, der giver brugerne mulighed for at oprette og organisere visuelle arbejdsområder.
• Det giver mulighed for at oprette diagrammer, skitser, wireframes og mindmaps.
• Miro understøtter også samtidig samarbejde og integration med andre værktøjer som Trello og Slack.
• Du kan tilgå Miro via Miros hjemmeside eller downloade Miro app via App Store eller Google Play. Vær opmærksom på, at du skal oprette en profil for at lave opslagstavler. Du kan sagtens dele opslagstavler uden, at dine mødedeltagere skal være oprettet med en profil.

• ESDH er det system der bruges til  journalisering af dokumenter, der er underlagt journaliseringspligt i henhold til gældende lovgivning. ESDH står for Elektronisk Sags- og DokumentHåndtering.
• Journalplan og journalinstruks er beskrevet i SDU's journalhåndbog, som er en opslagsbog til, hvordan du anvender og journaliserer dokumenter. Heri beskrives, hvad du skal journalisere og hvornår. Vær opmærksom på, at det er ikke alle mødefora, hvor det er nødvendigt at journalisere mødedokumenter.
• Du kan finde Journalplan og lokale journalinstrukser, samt øvrige vejledninger på ESDH – vejledningsside