Samtale og udvælgelse

Samtalers formål er at få uddybet den information, som allerede er indhentet om de respektive kandidater. Formålet er enkelt. At afdække kandidatens evne til at udføre det pågældende job og finde ud af, om kandidaten er det rette match for jeres enhed.

For at kunne afdække dette, skal de, der afholder samtalen, tage udgangspunkt i de konkrete krav og forventninger, som blev formuleret, da stillings- og kompetenceprofilen blev afdækket og stillingsopslaget udarbejdet.

Inden samtalerne er det optimalt at ansættelsesudvalget afstemmer, hvad der skal undersøges nærmere ved hver enkelt kandidat. Fx:

• Hvilke faglige krav er der til kandidaten?
• Hvilke krav er der til kandidatens personlige kompetencer?
• Hvilke succeskriterier er der for den pågældende stilling?
• Hvilke konkrete ting skal afdækkes ved de forskellige kandidater inden for ovenstående områder?  

Spørgeteknik

Stil åbne “hv”- spørgsmål (hvad, hvornår, hvordan, hvorfor etc.) frem for lukkede spørgsmål, der kan besvares med ja eller nej. Sørg også for at stille uddybende spørgsmål til kandidatens svar. Bed om konkrete eksempler. Hvis du ikke forstår et svar, så vær nysgerrig. Jo mere konkret, man kan hjælpe kandidaten til at svare, desto skarpere bliver man på, om kandidaten matcher stillingen.

Samtaleguiden i værktøjskassen til højre kan anvendes til inspiration. Guiden kan tilpasses med spørgsmål målrettet den konkrete stilling og kandidat.

Planlægning af tests og cases

I planlægningen af rekrutteringsprocessen skal der afsættes tid til eventuelle tests og brug af cases, som kan være stærke rekrutteringsværktøjer til at afdække en kandidats personlige og faglige kompetencer.

Cases er konkrete, realistiske opgaver/udfordringer, der tager udgangspunkt i organisationens hverdag og relaterer sig til den stilling, som kandidaten søger. En case kan hjælpe med at afdække kandidatens evne til at:

• løse konkrete, realistiske opgaver
• anvende faglige kvalifikationer i praksis, her og nu
• analysere, prioritere og træffe beslutninger i konkrete situationer
• præsentere løsninger, omsætteligt og forståeligt
• cases kan gøre det mere gennemskueligt, om en kandidat passer ind i den konkrete stilling og blandt de øvrige kolleger.

En case-opgave kan stilles på tre forskellige måder:

Den mundtlige case - består af situationsbestemte spørgsmål eller et scenarie, som intervieweren har forberedt. Ansøgeren kender ikke casen på forhånd, og dermed testes kandidatens evne til at bringe sit umiddelbare, faglige niveau i spil.

Den skriftlige case - er en mindre opgave, der stilles umiddelbart før eller under samtalen. Kandidaten får typisk 10-15 minutter til at forberede sin opgaveløsning alene. Herefter fremlægger kandidaten sin besvarelse med mulighed for at forklare, hvordan han/hun har grebet opgaven an.

Den forberedte case - giver kandidaten mulighed for at forberede sig hjemmefra. Casen består typisk af en 1 sides casebeskrivelse, hvortil der er knyttet 2-3 spørgsmål. Casen sendes som regel til kandidaten via mail med anmodning om at forberede et løsningsforslag. Nogle foretrækker at modtage løsningsforslaget på skrift, mens andre ønsker en mundtlig fremlæggelse af opgaveløsningen til samtalen.

Målet med en case er generelt at vurdere kandidatens faglige ballast og tilgang til opgaveløsning. Målet er ikke nødvendigvis at finde ud af, om kandidaten når frem til de helt rigtige resultater.

Den mundtlige case kan være god i forbindelse med stillinger, hvor dynamiske omgivelser stiller store krav til en hurtig opgaveløsning, mens en af fordelene ved den forberedte case er, at man får en fornemmelse af, hvor meget kandidaten har gjort sig umage – og dermed endnu et indtryk af, hvor motiveret kandidaten er.

En personlighedstest eller kognitiv test kan hjælpe med at give et indblik i kandidatens personlige kompetencer og evner. Tests bør kun indgå som ét blandt flere indtryk i vurdering af kandidaten, herunder den oplevelse, man har haft af kandidaten til en eller flere samtaler, i den generelle dialog og i cases.

En test kan skabe en referenceramme, som man kan tale kompetencer ud fra, og kan være et godt afsæt til en dialog om testresultaterne i relation til den stilling, der skal besættes.

Der findes mange forskellige tests, som alle byder på forskellige muligheder. Hvis det overvejes at bruge tests, bør følgende afdækkes på forhånd:

• Hvilken test skal benyttes?
• Hvornår skal kandidaten gennemføre testen? Generelt vil tests blive brugt imellem 1. og 2. samtale, så testresultaterne kan drøftes ved 2. samtale.
• Hvem skal stå for test-tilbagemeldingen, som kandidaten har krav på? Og hvornår skal tilbagemeldingen gives?
• Hvilke kompetencer ønskes afdækket hos kandidaten?

På SDU er tests et værktøj, som enheden selv står for at udvælge og håndtere.

Referencer er et vigtigt redskab i rekrutteringsprocessen til at få afdækket konkrete opmærksomhedspunkter vedrørende en kandidat. Gennem referencen kan det afdækkes, hvordan kandidaten fx udførte bestemte opgaver, indgik i et team, eller hvordan kandidaten greb en specifik udfordring an.

Det er ulovligt at kontakte en reference uden kandidatens samtykke. Derfor er det vigtigt at aftale med kandidaten, at der ringes til referencerne.

Spørgsmål til referencer bør tilpasses så man får undersøgt de områder af kandidatens profil, som er relevante, men kan fx være:

• Hvad kan du fortælle mig om kandidaten?
• Hvilke arbejdsopgaver/ansvarsområder havde kandidaten?
• Hvordan var kvaliteten af kandidatens arbejde? (Fokus på overblik, detaljesans, engagement, vedholdenhed)
• Hvordan var kandidatens arbejdsindsats? (Fokus på selvstændighed, initiativ, ansvarsfølelse, planlægning)
• Hvilke resultater/succeser fik kandidaten skabt?
• Hvilke faglige/ personlige styrker vil du vurdere, at kandidaten besidder?
• Hvordan var kandidaten evne til at overholde deadlines, arbejde under pres og til at modtage/ give konstruktiv kritik?
• Hvorfor fratrådte kandidaten sin stilling?