Har du brug for at foretage indkøb i forbindelse med dit arbejde, finder du her en oversigt over de forskellige måder, man kan købe varer og ydelser på.
Har du glemt dit omkostningssted eller skal du finde et analysenummer, så se under Nyttige numre.
Hvis du har brug for fx nye møbler, IT-udstyr eller andre større indkøb skal du kontakte Natasja/Staben via HR-staben@sdu.dk.
Har du spørgsmål, så kontakt HR-staben@sdu.dk.
Alle kan bestille varer via TrueTrade. Det er Fælles Administrativt ServiceTeam (Økonomiservice), der godkender bestillingen. Når du bestiller via TrueTrade, skal du notere følgende i bemærkningsfeltet, så vi sikrer den rette kontering fra starten:
- Underkonto
- Omk. sted
- Projektnummer (typisk ved DUN og AEU)
- Analysenummer
OBS ift. varer fra Lyreco: Levering sker kun 2 gange om ugen (mandag og torsdag), dvs. at bestilling skal være godkendt og afsendt senest kl. 11.00 om fredagen for levering om mandagen, og senest kl. 11.00 onsdag for levering om torsdagen. Ifm. helligdage kan der forekomme særlige leveringsdage.
Hvis du har brug for at fortage indkøb som ikke findes i TrueTrade, har du mulighed for at låne et købekort. Vi har følgende købekort i SDU HR:
- Salling (Bilka, Føtex, Netto)
- Dagrofa (MENY, Spar, Min købmand og Let-køb)
- Ikea
- Jysk
Kontakt Natasja eller en af de andre i Staben, hvis du ønsker at låne et af kortene. Når du har foretaget dit indkøb, skal du:
- Aflevere kortet
- Aflevere kvitteringen
Husk at oplyse:
- Underkonto
- Omk. sted
- Projektnummer (typisk ved DUN og AEU)
- Analysenummer
- Formål/anledning
- Deltagerliste hvis det fx er i forbindelse med forplejning
Hvis du har brug for at købe mødeforplejning direkte fra kantinen, så er det muligt via en rekvisition. Kontakt Natasja eller en af de andre i Staben for udlevering af rekvisition.
Ved aflevering af rekvisitionskopi skal følgende fremgå:
- Dato
- Afdeling: SDU HR, Xxxxxx
- EAN nummer: 5798000423800
- Analysenummer
- Formål/anledning
- Deltager/-e, samt deres tilhørssted
- Være underskrevet og med underskrivers navn i blokbogstaver
Hvis du foretager indkøb via et personligt Eurocard (enten med et fysisk plastikkort eller en indkøbskonto dvs. uden et fysisk plastikkort), skal du huske at gemme dokumentationen på dit køb (fx faktura, billet eller lign.)
Når vi modtager opgørelsen fra Eurocard, får du en mail fra Fælles Administrativt ServiceTeam, hvor de beder dig om:
- Underkonto
- Omk. sted
- Projektnummer (typisk ved DUN og AEU)
- Analysenummer
- Formål/anledning
- Husk dokumentation, f.eks. deltagerliste, togbilletter, kursus-/mødeprogram
Hvis du foretager internethandel i Danmark, har du også mulighed for blot at oplyse vores EAN-nummer. SDU HR’s EAN-nummer er 5798000423800. Vær opmærksom på at det er vigtigt, at dit navn bliver noteret i forbindelse med købet, så vi efterfølgende ved hvem der har købt varen. Husk også at gemme kvitteringen.
Når vi modtager fakturaen, får du få en mail fra Fælles Administrativt ServiceTeam, hvor de beder dig om at bekræfte, at du har modtaget varen samt at sende:
- Underkonto
- Omk. sted
- Projektnummer (typisk ved DUN og AEU)
- Analysenummer
- Formål/anledning
- Husk dokumentation, f.eks. deltagerliste, togbilletter, kursus-/mødeprogram
Hvis du har købt en vare eller ydelse i udlandet, skal du sende fakturaen fra den udenlandske leverandører til Kim Bach (Fælles Administrativt ServiceTeam) som en pdf-fil. Du skal samtidig oplyse:
- Underkonto
- Omk. sted
- Projektnummer (typisk ved DUN og AEU)
- Analysenummer
- Formål/anledning
- Husk dokumentation, f.eks. deltagerliste, togbilletter, kursus-/mødeprogram
SDU HR råder over nogle rejsekort, som du kan låne. De bruges typisk ifm. kortere tjenesterejser. Kontakt Natasja eller en af de andre i Staben, hvis du ønsker at låne et Rejsekort.
Når du er tilbage igen, skal du:
- Aflevere kortet
- Aflevere dokumentation for det var en tjenesterejse (Natasja sender mail med de informationer som ønskes oplyst). Endelig dokumentation videresendes til Kim Bach (Fælles Administrativt ServiceTeam)