Der er flere muligheder for indkøb i SDU Kommunikation, som skitseres nedenfor. Hovedreglen er dog at indkøb skal ske gennem TrueTrade, som er SDUs indkøbssystem.
Alle indkøb skal være afstemt med nærmeste leder.
TrueTrade
Når du har fundet den vare, som skal bestilles sender du en anmodning via systemet til din indkøber Kim J. Bach, som foretager det endelige indkøb.I kommentarfeltet kan du notere en note til indkøberen.
Det er vigtigt at alle indkøb er afstemt og godkendt med sin afdelingsleder inden der sendes en anmodning om køb.
Klik her for at gå direkte til TrueTrade.
Indkøbskort
SDU Kommunikation ligger inde med nedenstående indkøbskort, som kan benyttes til indkøb her og nu. Kortene kan afhentes hos Bettina.
- Salling (Bilka, Føtex og Netto)
- Ikea
- Silvan
Efter køb leveres kort retur til Bettina, kvitteringer og info om formål med købet sendes til Kim J. Bach.
Internethandel (Eurocard)
Hver afdelingsleder har et digitalt Eurocard, hvor der kan foretages nethandler, kontakt derfor din afdelingsleder for betalingsoplysninger og godkendelse. Der må kun foretages nethandler på varer/ydelser, hvor det ikke er muligt at få fremsendt en elektronisk faktura via EAN nummer.
Efter køb sendes kvittering eller autogeneret pdf., faktura til Kim J. Bach via fast@sdu.dk.
Udenlandske fakturaer
Få udenlandske virksomheder kan ikke sende en faktura via EAN nummer, men sender istedet fakturaen i pdf., format. Disse skal sendes til betaling hos Kim J. Bach.
EAN nummer
SDU Kommunikations EAN nummer er: 5798000423183
Hvordan bestiller du mødeforplejning til dine møder?
Først og fremmest er det vigtigt at du tjekker om du overhovedet må bestille forplejning til dit møde i forhold til SDU's retningslinjer for mødeforplejning, som du finder direkte adgang til nedenfor.
Vær opmærksom på at det er forskellige leverandører i Campusbyerne.
For at bestille mødeforplejning i systemet Pronestor, skal du være oprettet som bruger. Kontakt derfor Mette Brandt fra Chartwells, som vil sørge for oprettelsen, Mette.Brandt@foodandco.dk eller på telefon: 6550 1720.
Klik her for direkte adgang til Pronestor.
Mødeforplejning i Videnbyen
Skal du bruge mødeforplejning i Videnbyen skal du kontakte:
Smag & Smil
forskerparken@smagogsmil.dk
Bilagsdokumentation ved forplejning
Ved bestilling af mødeforplejning sendes kopi af bestillingen til Kim J. Bach kiba@sdu.dk med følgende informationer:
- Formålsbeskrivelse
- Navne på deltagere
- Vedhæfte dispensation fra budgetansvarlige leder, såfremt mødet har en varighed på under 3 timer.
Togbilletter
Køb af togbilletter foregår i DSB's mobil app, hvor du skal have oprettet en DSB Plus profil, som er tilknyttet din SDU mailadresse og dit mobilnummer.
Når du er logget ind vil du få muligheden for at betale med faktura, som er tilknyttet afdelingens EAN nummer.
I bemærkningsfeltet skal du skrive formålet samt adressen på din destination.
OBS!
App'en logger dig nogle gange af, så tjek inden bestilling at du er logget ind med din DSB Plus profil, ellers kan du ikke vælge 'Faktura' betalingen.
Udlæg
Ved rejser, udlæg eller kørsel i forbindelse med dit arbejde, er det muligt at få refunderet udgifterne til dette. Det gøres i SDU's rejseafregningssystem Zexpense som du finder nedenfor.
Husk at fratrække normal antal kørte kilometer til- og fra arbejde ved kørselsgodtgørelse.
Fakturering
Elektronisk fakturering til SDU Kommunikation foregår via EANnumre, som oplyses til leverandøren.
SDU Kommunikation : 5798000423183
Grafisk Center: 5798000422988
Har du brug for hjælp til at tjekke om en faktura er modtaget og betalt, kontakt din økonomimedarbejder Kim J. Bach fast@sdu.dk, som sidder klar til at hjælpe dig.
Hvad skal du som udgangspunkt journalisere?
Er du igang med at indgå en aftale med en ekstern samarbejdspartner, eller forpligter du SDU i anden sammenhæng er det dit ansvar som medarbejder at få aftalen og korrespondancen journaliseret i SDU's journalsystem Acadre.
ESDH-sekretariatet er dig behjælpelig med at oprette sagsnummer i Acadre, hvorefter du skal uploade de relevante dokumenter på selve sagen.