FAQ om SPOC

De studerende har adgang til blanketter og kontrakter via SPOC.

Systemet er sat op således, at den studerende kun bør kunne se de blanketter, der er relevante for vedkommende.

Hvis en medarbejder går ind i SPOC, vil der være langt flere synlige blanketter, da medarbejderens adgang er bredere.

SPOCadm er et administrationsmodul for sekretærer tilknyttet SPOC, og det på denne platform, at vejledere (interne og eksterne) samt studieledere/praktikkoordinatorer godkender kontrakter for specialer, bachelorprojekter og projektorienterede forløb.

Find SPOCadm her.

Du kan få adgang til SPOCadm ved at kontakte Lotte Bloch.

HUM-Vejledninger til SPOCadm ligger på sharepointsitet Humanioras studiesekretariat

SDU vejledning til SPOCadm for

• sekretærer
• vejledertildeler

Du kan se tilmeldte uden blanket i SPOCadm ved at følge denne vejledning.

Sådan tilføjer du en blanket som favorit:

SPOCadm --> ”min side” (drop down ved dit navn) --> ”favoritblanketter” (den skal lige loade) --> find blanketten -->ving den af -->du kan se den (markeret med en stjerne) på din oversigt under ”se indleverede blanketter”.

Den studerende skal gøre følgende:

1. Gå ind på https://spoc.sdu.dk/ og klik på det grønne felt med teksten "Studiesekretariat"
   
   
2. Klik på ”Tidligere henvendelser” i øverste højre hjørne, hvor der står: ”Ny henvendelse” og ”Tidligere henvendelser”. Blanketten skulle gerne ligge som kladde under ”Tidligere henvendelser”.
   
   
3. Åbn blanketten med den gule knap, der hedder ”Rediger kladde”.
   OBS! Den studerende kan kun redigere blanketten, hvis han/hun ikke har indsendt den.

 

 

Speciale:

• Den studerende skal logge på SPOC  og gå til ”Tidligere henvendelser” (øverste højre hjørne)
• Han/hun skal finde den aktuelle kontrakt
• klikke på den gule knap med teksten ”Genåbn for 2/3 forsøg”

Ved specialer er det et krav, at den studerende reviderere vejledningsplanen og projektbeskrivelsen ved 2./3. forsøg.
UDREG sender en mail til den studerende med ovenstående info og frist for revideret projektbeskrivelse og ny afleveringsfrist.

BA-projekt:
Det er ikke et generelt krav, at den studerende skal reviderere vejledningsplanen og projektbeskrivelsen ved 2./3. forsøg. Det er en faglig vurdering som vejlederen foretager (med mindre andet er studiespecifik fastsat).
Hvis vejlederen vurderer, at den studerende skal revidere projektbeskrivelsen og vejledningsplanen, skal den studerende genåbne sin eksisterende kontrakt jf. ovenstående fremgangsmåde.
Acadre: Når en studerende genåbner sin kontrakt og reviderere denne, får studiesekretæren en ny mail fra SPOC til journalisering

Den eksterne vejleder/kontaktperson ved virksomheden skal oplyse et mobilnummer i SPOCadm. Hvis mobilnummeret ikke er korrekt, kan den eksterne vejleder ikke godkende praktikkontrakten.
I skal selv rette telefonnummeret på den aktuelle blanket (tandhjulet nederst -->  ”rediger blanket” --> ret --> kommenter). Husk at gensende mailen.

Telefonnummeret skal også rettes i de generelle oplysninger og på de øvrige blanketter, personen har adgang til 😊

Send derfor følgende til Mette K. Ringsmose:
Fulde navn
Tidligere nummer
Nyt nummer

 

Det er ikke et krav ift. projektorienterede forløb, at den studerende bruger vores kontrakter.
Den studerende kan sagtens indgå en kontrakt med en virksomhed ved at anvende en kontrakt, som virksomheden kommer med. Den studerende skal i så fald udfylde blanketten Vejlederaftale, så vi på SDU har styr på, hvilken vejleder den studerende har.

Hvis virksomheden gerne vil anvende SDU's kontrakt, men har rettelser til teksten, kan løsningen være at anvende pdf/papirblanketten. Du sender den som vedhæftet fil til den studerende. Virksomheden kan printe ud og rette i kontrakten. Når praktikaftalen er godkendt og underskrevet af virksomheden skal den studerende uploade den som vedhæftet fil på vejlederaftalen i SPOC.

 

Du skal gå ind på den aktuelle blanket og vælge ”tandhjulet” nederst på blanketten for at redigere en blanket fx i tilfælde af skift af vejleder.
Husk at skrive årsagen til ændringen i ”kommentar” --> tryk ”gem og send”

Hvis teknikken driller virksomhedens kontaktperson, som derfor ikke kan godkende den elektroniske blanket, kan du gøre følgende:

1. Tjek om mobilnummeret er korrekt og ret til, hvis det er forkert. Vær særligt opmærksom på, at landekoden er korrekt, hvis der er tale om en udenlandsk virksomhed. Husk også at sende informationen til Mette K. Ringsmose, så det kan blive rettet generelt (se punkt 8).
   
   
2. Få virksomheden til at godkende pr. mail og godkend blanketten administrativt i SPOCadm på virksomhedens vegne med en bemærkning om, at du har gjort det.
   Journaliser mailkorrespondancen mellem den studerende og virksomheden. Det kan eksempelvis være hvis den studerende har sendt kontrakten som screen shot eller lignende pr. mail og virksomhedens kontaktperson har tilkendegivet, at kontrakten er godkendt.
   
   
3. Anvend pdf/papirblanketten i stedet. Den studerende skal i så fald også udfylde en vejlederaftale i SPOC, hvor han/hun skal oploade papirblanketten. Du finder pdf/papirblanketten her, og skal sende den som vedhæftet fil til den studerende. Når praktikaftalen er godkendt og underskrevet af virksomheden skal den studerende uploade den som vedhæftet fil på vejlederaftalen i SPOC.