Studienævnssekretæren er sekretær for studienævnsformand og studieleder. Arbejdsopgaverne indeholder følgende:
- Ansvar for at mødelokalet bliver booket og at der er forplejning til studienævnsmøder
- Danne dagsordenen ud fra årshjul og input Offentliggøre dagsorden ved at sende til Hum Webteam
- Publicere dagsorden, bilag og studenteransøgninger på First Agenda / SAGA Kvalitetssikre ansøgninger, herunder bl.a.:
- Sende ansøgninger til fagansvarlige
- Afklare evt. præcedens
- Træffe afgørelse efter præcedens ved ansøgningstyper, hvor kompetencen er delegeret
- Afklare den juridiske gangbarhed ved afgørelser
- Skrive og udsende afgørelser på studenteransøgninger
- Arkivere studenteransøgninger, dagsorden og referater i Acadre
- Skrive åbent referat
- Offentliggøre åbent referat ved at sende til den ansvarlige webredaktør (institutleder cc)
- Skrive lukket referat
- Behandle høringer: Assistere ved udkast til høringssvar, sende i høring, indsende til fakultet
- Minde om og orientere om valg til studienævnet
- Videresende studienævnets indstilling af næstformand, studieleder og studienævnsformand
- Sørge for at få godkendt delegationsskrivelse og forretningsorden
- I samarbejde med studielederen og studiesekretær skal man danne sig et overblik over hvilke ændringer studienævnet ønsker – se i øvrigt opgavebeskrivelsen i procesbeskrivelsen for studieordningsændringer
- Kvalitetssikre fagbeskrivelser i ODIN efter studiesekretærens indtastning
- Indkalde og indtaste ændringer til studieordningens tekstdele
- Lave et legalitetstjek for studieordninger
- Lave overgangsordninger
- Booke lokaler og sørge for forplejning og rejseafregningen
- Danne dagsorden
- Indkalde til møder
- Skrive og udsende referat samt videreformidle til webansvarlige
Vejledning af studerende i forhold til at udfylde ansøgning til studienævnet
Øvrig vejledning af studerende
- Opdatering af faktuelle oplysninger på studienævnets side
- Opdatere studienævnsmedlemmers adgang til First Agenda. Opdatere i SN-members ved udskiftning af medlemmer og ved nyvalg
- Løbende opdatering af årshjulet efter hvert studienævnsmøde
- Opfølgning på punkter i årshjulet
- Understøtte uddannelsesberetning via årshjulet
- Indsætte fremadrettede handlingsplaner fra f.eks. fra uddannelsesberetningen og SMU’en i årshjulet
- Udfylde dele af uddannelsesberetningen efter aftale med studielederen (afsnit C og muligvis afsnit A)
- Statistik og nøgletal. Find tallene på analyser.sdu.dk – Education (whitebook)
Følgende områder skal vi kikke på, når vi bliver bedt om det. Vi kan lave udtræk, men bedst er det at få studienævnet til at gå ind i systemet (alle burde have adgang). Vi er ansvarlige for at få tallene på dagsordenen og for at give vores foreløbige bud på det, som kan være værd at bemærke. Husk at følge op på de beslutninger, som studienævnet træffer, ved behandling af tallene.
- SDU Whitebook app
- Ansøgning og optag (KOT/UKOT/Sidefag og tilvalg)
- Surveydata for indskrevne og dimittender. Fakultetet giver besked, når der er nyt. - Uddannelsesberetningen. Opdateres ultimo november. Tal om frafald og studietid.
- Dimittendledighed. Monitorering, arbejdsmarkedsstatus hver måned for dimittendårgang 2019/2020 – opgøres primo hver måned. Fakultetet siger til, når tallene skal behandles.
- Eksamensstatistik (prototype F 21)
- Frafaldsmonitorering, årgang 2020 (bachelor + kandidat) (ugentlig opdatering fra August 2021). Denne visning bliver jævnligt opdateret/udbygget.
- Forsinkelseslister. Skal kikkes på efter varsler fra Udd. Reg. Instruks kommer senere fra fakultetet.
- Sparring med studieleder/studienævnsformand
- Minde studieleder/studienævnsformand om opgaver/forpligtelser
- Afholdelse af eksterne ekspertmøder (hvert 6. år). Fakultetet indkalder.
- Holde øje med annuum– at der ikke bliver forbrugt væsentligt over det, der er givet.
- Dække ind for kollegaer i teamet
- Orientere sit team ved sygdom Orientere kollegaer, når man hører interessant faglig nyt – via Teams eller teammøder