- Bedømmelsen af ansøgerne foretages af de respektive vejledere eller, ved brede opslag, af udpegede fagpersoner. Den faglige bedømmelse udarbejdes efter reglerne i ansættelsesbekendtgørelsen og Retningslinjerne vedr. behandling af ansøgninger til ph.d.-stipendier. Bedømmelserne godkendes efterfølgende af formanden for det pågældende instituts ph.d.-studieudvalg på hele udvalgets vegne.
- Der nedsættes et ansættelsesudvalg bestående af institutleder, formanden for instituttets ph.d.-studieudvalg og vejlederen, som i fællesskab finder den bedst kvalificerede kandidat til ph.d.-stillingen.
- Finansiering skal foreligge ved anmodning om opslag. Finansieringen skal aftales med institutlederen.
Fakultetssekretariatet har på baggrund af ovenstående udarbejdet nedenstående procedure:
- Instituttet opretter stillingen i SDUjob og vedhæfter en projektbeskrivelse og en finansieringsoversigt. Opslaget og finansieringsoversigten skal være underskrevet af vejlederen (eller bevillingshaver, hvis anden end vejleder) og institutlederen. Dekanen godkender opslaget.
- Det fuldstændige opslag lægges ud på www.sdu.dk på dansk og engelsk, i nogle tilfælde kun på engelsk. Stillingsopslaget skal være opslået i minimum 4 uger.
- En forkortet udgave af opslaget sendes via Signatur til som minimum Nature Online eller New Scientist. Ph.d.-stillinger skal slås op internationalt (via Signatur). I de korte opslag henvises der altid til det lange opslag på www.sdu.dk – man kan ikke søge alene på basis af det korte opslag. Det korte opslag slås ligeledes op på Jobnet.
- Ansøgere skal som minimum indsende
- Beskrivelse af ansøgerens specifikke interesseområde inden for projektets titel (projektbeskrivelse)
- Motivation/baggrund for at søge projektet
- Detaljeret CV
- Kopi af eksamensbevis
- To referencebreve
- Ansøgere gøres i opslaget opmærksom på, at manglende indsendelse af det nævnte materiale medfører, at ansøgningen ikke vil blive bedømt.
- Ved ansøgningsfristens udløb sendes bedømmer i høring hos ansøgerne med frist på en uge.
- Efter fristens udløb sendes ansøgningerne til bedømmeren (vejleder eller udpeget fagperson) med en frist på ca. 3 uger for bedømmelse. Institutleder og –sekretær informeres.
- Bedømmeren (vejleder eller udpeget fagperson) foretager den faglige bedømmelse af hver enkelt ansøger og afgiver i henhold til Retningslinjer vedr. behandling af ansøgninger til ph.d.-stipendier en individuel bedømmelse for hver enkelt ansøger til brug for ansættelsesudvalget. Bedømmelse foretages i SDUjob. Man kan ved bedømmelse af ph.d.-ansøgere nøjes med at angive ”qualified” eller ”not qualified” og skrive begrundelsen under konklusion.
- Bedømmeren adviserer fakultetssekretariatet – gerne via SDUjob – når bedømmelsesarbejdet er tilendebragt.
- Fakultetssekretariatet sender bedømmelserne og evt. yderligere materiale til det pågældende instituts ph.d.-studieudvalg for at få deres godkendelse af bedømmelserne.
- Fakultetssekretariatet sender bedømmelserne i høring hos de respektive ansøgere, som får en uge til at kommentere bedømmelsen.
- Fakultetssekretariatet sender kopi af bedømmelserne (inkl. CV) af de kvalificerede ansøgere til ansættelsesudvalget. Ansættelsesudvalget får en frist på 14 dage til at udvælge den bedst kvalificerede ansøger. Ved fristens udløb fremsender institutleder (institutsekretær) anmodning om ansættelse til nat.job@sdu.dk. Anmodningen skal være underskrevet af vejleder (bevillingshaver, såfremt denne er en anden end vejleder) og institutleder. Dekanen godkender anmodningen om ansættelse.
- Ansættelsesudvalget kan beslutte at indkalde et antal af de kvalificerede ansøgere til en uddybende samtale.
- Ansættelsesudvalget foranlediger, at der fremsendes anmodning om optagelse på ph.d.-studiet sammen med en kopi af den studerendes individuelle faglige bedømmelse til fakultetssekretariatet. Ph.d.-skolelederen godkender indskrivningen.
- Ansættelsesbrev udarbejdes af SDU HR.
- Meddelelse om optagelse (indskrivningsbrev) udarbejdes af ph.d.-sekretariatet.