Skip to main content

Søg

Gode råd til kommunikation og pressekontakt

Fakultetssekretariatet har en væsentlig opgave i at understøtte et troværdigt og åbent samarbejde med pressen. Få gode råd omkring pressekontakt og sproglig retningslinjer for dig i fakultetssekretariatet.

  1.  Når journalister henvender sig, er det næsten altid vedrørende en bestemt sag, som de gerne vil have belyst.
    Journalister har travlt, da de arbejder med korte deadlines. De vil oftest gerne i kontakt med en specialist inden for fakultetets forsknings- eller uddannelsesområde. Vores opgave består i hurtigt at formidle kontakten til det relevante miljø. Dette gør du ved at henvende dig til Sigurd A. Kristoffersen, der sørger for den videre kontakt.

    Lyt for øvrigt omhyggeligt til journalistens spørgsmål, så du er helt klar over, hvad hendes ærinde er. Husk at få journalistens navn og kontaktoplysninger og spørg ind til, hvilket medie hun ringer fra. Pressehenvendelser, der vedrører fakultetets profil udadtil, bør altid forbi dekanen eller dennes stedfortrædere, Merete Munk eller Sigurd A. Kristioffersen.

  2.  Du kan også ligge inde med viden, som du synes kunne være en god historie i pressen, Sund & Hed eller andre medier. I dette tilfælde skal du altid rådføre dig med Merete Munk eller Sigurd A. Kristoffersen.
    Der kan være situationer, hvor nyheder skal koordineres med dekan, direktion eller rektor, fordi udmeldingen til pressen skal indpasses i et samlet udmeldingsforløb fra SDU, det er derfor vigtigt, at følge disse enkle regler.

    Det skal præciseres, at ovenstående kun vedrører sager, der har faglig, indholdsmæssig betydning eller strategisk interesse for fakultetet. Medarbejdernes private deltagelse i den almindelige samfundsmæssige debat m.v. har Fakultetet naturligvis ingen indflydelse på.

Er du i tvivl?

Er du i tvivl eller har du spørgsmål, så kontakt SUND Kommunikation.

Sproglige retningslinjer for officielle mails, breve m.m.

  • Budskabet skal stå først i din e-mail eller dit brev.

  • Din tekst skal kunne læses af modtageren, så tag højde for modtagerens alder og uddannelsestrin.

    • Skriv ikke indforstået, da mailen kan blive vist til andre eller sendt videre.
    • Vær opmærksom på, at en mail, som har cirkuleret, kan indeholde tekst, der ikke er egnet til videresendelse til hvem som helst.
    • Vær opmærksom på, at modtageren kan befinde sig i en presset situation, hvis vedkommende fx er studerende og netop er dumpet til en eksamen.
  • Du skal benytte aktivt sprogbrug, så teksten bliver personlig for modtageren. Skriv ikke ”Det tilrådes, at man benytter”, men ”Du skal bruge…, når du…”
  • Brug ”du” som tiltaleform. Ved første henvendelse til en modtager benyttes formen: ”Kære >fornavn< >efternavn<”.

  • Det vigtigste skal stå først i dine sætninger (forvægt)

    • En sætningslængde på 15-18 ord i gennemsnit gør teksten let at læse.
    • Undgå gerne sætningsforlængere som ”idet”, ”hvilket”, ”hvorfor”, ”hvoraf” og ”ligesom”.
    • De gør ofte sætningerne unødigt lange.
    • Undgå lange indskudte sætninger. Lav i stedet to sætninger.
  • Undgå så vidt muligt fagudtryk. Hvis du skal bruge fagudtryk, skal du forklare det første gang, de bruges. Dette afhænger naturligvis af, hvem modtageren er.
  • Undgå forkortelser. Du sparer kun ganske lidt plads og sænker læsehastigheden for modtageren, når du bruger forkortelser.
    • Hav altid Word eller Outlooks stavekontrol slået til.
    • Læs dit brev eller din mail igennem, før du sender den.

  • Brug kun de skrifttyper og den typografi, der er standard i Office-pakken på Syddansk Universitet.

    • Brug overhovedet ikke understregning, da det kan forveksles med et link.
    • Benyt kun kursiv til citater.
    • Brug fed ved fremhævning. Men brug fremhævning mindst muligt.
    • Undgå VERSALER
    • Hav altid den af Syddansk Universitet tilbudte autosignatur slået til.
    •  I autosignaturen skal du ved overskriften ”Web” anføre adressen til dit elektroniske visitkort: www.sdu.dk/ansat/”dit brugernavn”
  • Skriv altid en relevant overskrift i emnefeltet.
    • Husk engelsk autosignatur
    • Benyt britisk engelsk
    • Benyt universitetsordbogen (www.ordbogen.com)
    • Tænk dig nøje om, før du markerer din mail med et ”Høj prioritet”. Det er kun nødvendigt i meget sjældne tilfælde.
    • Undgå udråbstegn.
    • Angiv så vidt muligt altid svarfrister, hvis din e-mail har officiel karakter.
    • Angiv svarfristen i både emnefeltet og først i teksten.
  • Hvis du ønsker en bekræftelse af, at mailen er modtaget, skal du angive det først i brødteksten.
  • Er du i tvivl om en formulering, så spørg en kollega eller din nærmeste leder.
  • En e-mail fra Sundhedsvidenskab skal vise, at vi er professionelle, også når mailen er kortfattet. Hvis det er relevant, skal du altid afslutte din mail med, at
    modtageren kan henvende sig til dig ved spørgsmål.

 

Sidst opdateret: 20.02.2024