Administration på SUND
Nye opgavefællesskaber på SUND er godt i gang
To nye opgavefællesskaber på tværs af fakultetet arbejder i øjeblikket på at forbedre processerne vedrørende afregning af rejser og registrering af ferie.
- Et opgavefællesskab om rejsebestilling og -afregning.
- Et opgavefællesskab om registrering af ferie og fravær.
De to opgavefællesskaber, som dels skal bidrage til at øge organisationens robusthed og dels at lette opgavepresset på den enkelte medarbejder, har nu eksisteret i nogle uger.
I den periode har de i samarbejde med konsulentbureauet Carve arbejdet på at identificere konkrete indsatser, som kan nedbringe den tid, de administrative medarbejdere bruger på rejseafregning og ferieregistrering.
Ny hjemmeside hjælper med rejseafregning
I opgavefællesskabet om rejsebestilling og -afregning har fokus været på at reducere returløb, som forekommer ofte.
En stikprøve blandt 228 rejseafregninger fra uge 12 til 14 viste således, at der blev registreret 156 fejl, som resulterede i eller burde have resulteret i et returløb.
For at afhjælpe de mange fejl har medarbejderne i opgavefællesskabet og medarbejdere fra Rejsekontoret samarbejdet om at finde løsninger, der gør det nemmere at lave rejseafregninger.
Det er blevet til SUNDs rejseguide
I rejseguiden kan du finde:- Hjælp til manglende og/eller forkert dokumentation.
- Regler vedrørende brug af kørsel i egen bil/tog.
- App'en, der gør det let at dokumentere udlæg løbende.
Du finder rejseguiden på din medarbejderportal på SDUnet:
- Fakultetssekretariatet
- Institut for Idræt og Biomekanik
- Institut for Molekylær Medicin
- Institut for Psykologi
- Institut for Regional Sundhedsforskning
- Institut for Sundhedstjenesteforskning
- Klinisk Institut
- Retsmedicinsk Institut
- Statens Institut for Folkesundhed
Det skal være nemmere at registrere ferie
I opgavefælleskabet om ferie og fravær har der været fokus på at skabe overblik over udfordringerne ved at planlægge ferie samt årsagerne hertil. Formålet er at identificere tiltag, som kan forbedre processen.
En del af besværet med den nuværende registreringsproces skyldes problemer med at forstå og bruge HCM. Brugerne har svært ved at se deres optjente feriedage og indtastningen er derudover ikke brugervenlig.
Det betyder, at de ansvarlige for ferieregistrering modtager mange henvendelser, som de skal følge op på og kontrollere manuelt.
Desuden er der medarbejdere, som skal mindes om at registrere deres ferie. Denne opfølgning sker også manuelt, da systemet ikke giver en oversigt over, hvem der mangler at registrere.
På den baggrund har medarbejderne i opgavefællesskabet udarbejdet en række forslag til indsatser, som skal reducere antallet af henvendelser og typiske fejl samt forbedre svarprocenten.
Gruppens forslag til forbedring omfatter blandt andet:
- Styrket kommunikation og vejledning til slutbrugere og ledere.
- Bedre opfølgningsværktøjer.
- Mulig ændring af processen for visse medarbejdergrupper på SUND - herunder den gruppe, som ikke har primær ansættelse på SDU.
Opgavefællesskabet har præsenteret sine anbefalinger til den videre proces for styregruppen og er nu i gang med at planlægge implementeringen af de prioriterede indsatser.
Forbedringsindsatser på SUND
På baggrund af analysen af administrationen på SUND har Carve udarbejdet et idékatalog med 12 initiativer, som kan bidrage til at styrke organisationen og reducere det individuelle arbejdspres.
Af disse 12 er der lavet 6 end-to-end beskrivelser, hvoraf 2 processer på nuværende tidspunkt er udvalgt til gennemsyn og optimering af to etablerede opgavefællesskaber:
- Processen omkring rejsebestilling- og afregning.
- Processen omkring registrering af ferie og fravær.
Det er aftalt, at Carve driver forbedringsarbejdet på disse to udvalgte procesområder fra start til slut.
Herudover vil fakultetet bygge videre på de gode erfaringer, som er skabt gennem samarbejdet med Carve, ved at indlede en strategisk forbedringsindsats.
Den vil blive drevet internt med forbedringskonsulent Jørgen Ejler Pedersen i spidsen.
Idékatalogets 12 initiativer:
- Opgavefællesskaber på tværs af institutter .
- Flytte processer og procestrin mellem fakultet og institut.
- VIP-ansættelse (end-to-end-proces).
- Ph.d.-indskrivning (end-to-end-proces).
- Rejsebestilling og rejseafregning (end-to-end-proces).
- Oprettelse af eksterne projekter (end-to-end-proces).
- Kompetenceoverblik.
- Rolle-/ansvarsbeskrivelser ift. procesejere.
- Implementering i bund HCM.
- Implementering i bund ERP/TrueTrade.
- Ny digital løsning til rejseafregning ikke SDU ansat.
- Designe fælles bedste SUND løsninger:
- Rapporter/styring eksterne projekter.
- Medarbejderdatabase.
- Digital underskrift.