Hvis du har udgifter i forbindelse med en tjenesterejse, fx togbilletter, benzin eller mad og drikke, kan du have ret til refusion af udgiften.

Du søger refusion i systemet zExpense.

Husk dokumentation

Grundig dokumentation er helt central, når du skal indberette udlæg og udgifter i forbindelse med rejser. Jo bedre du dokumenterer, des nemmere og hurtigere får du refunderet dine udgifter. 

Gode råd til dokumentation

• Få altid en kvittering.
• Brug kommentarsporet, når du registrerer i zExpense.
• Skriv hellere for meget end for lidt, når du registrerer i zExpense (af hensyn til revision). 

Læs de generelle rejseregler på SDU her.

Du skal selv oprette alle dine rejseafregninger og udlæg i zExpense, men du kan få hjælp af Camilla Kingo Laursen (cakl@sdu.dk).

Rejsetips og retningslinjer

1. Husk at gemme og tilføje alle kvitteringer/billetter/fakturaer - dankortkvitteringer er ikke nok. Der skal være dokumentation for alle udgifter.
2. Vælg mellem ”rejseafregning” eller ”udlæg/enkeltkøb, forudbetalinger”.
   Hvis du f.eks. betaler et tilmeldingsgebyr for en konference eller hotelophold INDEN du er taget af sted, så skal det oprettes som et udlæg.
   Når du vælger en rejseafregning, vil de dage du rejser blive "låst" og du kan derfor ikke lave en ny afregning på disse datoer senere.
3. FKF dækker ikke private udgifter (hverken ordinære eller eksterne midler). Hvis du vil kombinere din rejse med privat ferie, skal dette forklares i en kommentar og FKF dækker kun udgifter relateret til arbejde.
4. Skriv datoer, sted osv. korrekt. Alle felter skal udfyldes.
5. Husk at tilføje et program el. en invitation, hvis du ikke har fået et program. Beskriv dit formål med rejsen/udlægget.
6. Tilføj et analysenummer eller projektnummer + analysenummer. Hvis du ikke ved hvilket nummer du skal bruge, så spørg din vejleder. Der skal vælges et analysenummer ved projekter, ellers vil afregningen blive afvist.
7. Vælg den rigtige valuta.
   Hvis det oprindelige beløb er i en international valuta og du vil have den udbetalt i danske kroner, så skal du vedhæfte et screenshot af det danske beløb fra din netbank.
   Beløb i forskellige valutaer skal deles på forskelle udgiftsposter.
8. Brug kommentarfeltet: Hellere forklar for meget end for lidt i en kommentar. Rejsekontoret godkender oftere, hvis de har alt info fra starten.
9. Nu kan man tilføje tro- og love erklæringer direkte i zExpense. Den skal direkte på den udgiftspost, hvor du mangler dokumentation. Rejsekontoret kører statistik på, hvor meget dette bliver brugt, så det skal ikke bruge i stedet for den rigtige dokumentation. Følg instrukserne i erklæringerne for beløbet.
10. Der skal være godkendelse fra Institutlederen, Lars Porskjær Christensen (lpc@sdu.dk) ved brug af egen bil og denne skal vedhæftes din afregning. Det samme gælder for internet, mobilabonnement, tog på 1. klasse, m.m.
11. Flybilletter skal bestilles igennem CWT. Hvis man ikke kan finde den rigtige rejse og derfor er nødt til at booke en anden, så skal man have godkendelse af dekan, Marianne Holmer (holmer@sdu.dk).

12. Vælg altid Camilla Kingo Laursen som godkender. Feltet skal ikke stå tomt.