zExpense - SDU's IT-system til afregning af rejser og udlæg

SDU har siden efteråret 2018 anvendt zExpense som it-system til afregning af rejser og udlæg. Systemet leveres af ZeBon.

Adgang:

Medarbejdere på SDU får adgang til zExpense på en af følgende måder: 

• Skriv "sdu.dk/rejser" i adresselinjen/URL'en
• Skriv "sdu.dk/zexpense" i adresselinjen/URL'en
• Skriv "myapps.microsoft.com" i adresselinjen/URL'en. Her finder du en tile med navnet zExpense.

Alle ansatte kan også registrere tjenesterejser, når de befinder sig udenfor SDU's netværk. Det kan ske via online.sdu.dk.

Brugeroprettelse:

Brugeroprettelse af  SDU-ansatte i zExpense sker automatisk, når følgende kriterier er opfyldt:

1. Fra AD skal personen have en SDU-mail
2. Oprettet i adressebogen i HCM
   • LocationName (PrimærCampus)
   • PersonNumber (medarbejdernr.)
   • NationalID (cpr-nr.)
   • AddressLine1 (privatadresse)
   • CostCenter1 (omk. sted)
3. I AD skal kontoen være aktiv.

Brugeroprettelse i rejseafregningssystemet af personer - der ikke er ansat på SDU - foretages af Rejsekontoret ved at fremsende udfyldt oprettelsesskema til rejser@sdu.dk.
Personer, der ikke er ansat på SDU, men som har et dansk cpr-nummer og en NemKonto, skal sende oprettelsesskemaet til Rejsekontoret via digital post.

Download oprettelsesskema og læs mere om procedure  
 

Der er udarbejdet  skriftlige vejledninger om anvendelsen af zExpense:

• Pålogning og personlige indstillinger på PC og mobil for ansatte 
• Opret rejseafregning/udlæg
• Opret kørsel og rejseafregning i app'en 
• Omkontering af afregning
• Information til kontaktpersoner for ikke-ansatte

De fire første skriftlige vejledninger findes også i engelske udgaver:

• Logon and personal settings on PC and smartphone   
• Create items of expenditure using your PC
• Register mileage and create settlements in the app
• Creating subsistence allowance items in zExpense on a PC

Ved klik på ordet "English" øverst på denne side kommer du til den engelske side med information om zExpense. 

Der er udarbejdet 6 instruktionsvideoer om zExpense, der supplerer ovenstående skriftlige vejledninger: 

Danske instruktionsvideoer:

• Sådan logger du ind i zExpense på din PC
• Sådan logger du ind i zExpense på din mobil
• Sådan opretter du en udgiftspost i zExpense på PC
• Sådan opretter du en diætpost i zExpense på PC
• Sådan opretter du en kørselspost i zExpense mobilapp'en
• Sådan opretter du en rejseafregning i zExpense mobilapp'en

Videoerne bør afspilles i browserne Microsoft Edge eller Google Chrome.

Hvis en video, der afspilles i Edge, står og loader lidt længe, kan det hjælpe, hvis du trykker på pauseknapen først for dernæst at trykke på play igen.

Engelske instruktionsvideoer:

• How to log on to zExpense using your computer
• How to log on to zExpense using your mobile
• How til create items of expenditure in zExpense
• How to create subsistence allowance items in zExpense
• How to register mileages in zExpense using your mobile
• How to create settlements in zExpense using your mobile

Derudover har ZeBon udarbejdet demoer om anvendelsen af zExpense. Demoerne er som nævnt produceret af ZeBon og afspejler derfor ikke helt SDU's anvendelse af systemet.

Udgangspunktet for SDU’s afholdelse af udgifter er, at udgifterne skal opkræves på en faktura udstedt til SDU af leverandøren. Der er to årsager til dette:

• Bestemmelser i Lov om offentlige betalinger med tilhørende bekendtgørelse, især § 5.
• Overholdelse af udbudsreglerne samt SDU's indkøbspolitik og indkøbsaftaler (denne åbner i SharePoint).

For yderligere oplysninger henvises til siden om prioriteringen af SDU's indkøbsmetoder.

SDU’s rejse- og udlægsafregningssystem er således tænkt anvendt til afregning af udgifter, der ikke naturligt kan opkræves via en faktura udstedt til SDU. Det gælder eksempelvis en række udgifter afholdt i forbindelse med en rejse. 

Der henvises endvidere til reglerne i punkt 10 på siden om Eurocard-kreditkort med firmahæftelse.

Udover ovenstående punkter vedr. lov om offentlige betalinger og overholdelse af indkøbsreglerne, så er der følgende ulemper ved anvendelse af zExpense til udgifter, der ikke har relation til en rejse:

• SDU tager ikke momsfradrag for udgifter afregnet gennem zExpense. Derfor bliver de fleste indkøb i Danmark 20% dyrere end hvis de bliver betalt via en faktura.
• Der er stor risiko for, at SDU ikke behandler momsen korrekt ved køb i andre EU-lande.

Af disse årsager har vi besluttet at begrænse mulighederne i zExpense for valg af udgiftskategorier til kun at være nogen, der vedrører udgifter, som normalt ikke opkræves via en faktura. Se punkt 6 nedenfor.

SDU har udarbejdet et notat om særlige problemstillinger ved køb med Eurocard. Notatet er udarbejdet med baggrund i en kontrol af anvendelsen af Indkøbskonti, men forholdene gælder også for køb med andre kreditkort-løsninger.

Som nævnt i punkt 5 er SDU’s rejse- og udlægsafregningssystem tænkt anvendt til afregning af udgifter, der ikke naturligt kan opkræves via en faktura udstedt til SDU. Vi har derfor besluttet, at der kun er mulighed for at vælge følgende udgiftskategorier i zExpense:

• Benzin (225501)
• Bespisning SDU - fagligt (228010)
• Billeje (221000)
• Broafgift (221000)
• Busbilletter (221000)
• Bøger i øvrigt (228019) *
• Bøger sendt fra udlandet (228019) *
• Flybilletter (221000)
• Forplejning ifm. rejser (221000)
• Færge (221000)
• Gaver (222020)
• Hotel Danmark (221000)
• Hotel Udland (221000)
• IT domæneafgifter (226508)
• IT software, engangsanskaffelser (226011)
• IT software, årlige licensudgifter (226504)
• Kilometergodtgørelse (221001)
• Konferencegebyr Danmark (227001)
• Konferencegebyr Udland (227001)
• Kontanthævning på kreditkort (952000)
• Kurser, efteruddannelse Danmark (227001)
• Kurser, efteruddannelse, udland (227001)
• Leje af cykler og løbehjul (221000)
• Lounge i lufthavn (221000)
• Lægeerklæring/vaccination (227063)
• Medlemskaber (227040) 
• Overnatning - ikke hotel (221000)
• Parkering (221000)
• Post, fragt og forsendelse (227030)
• Publiceringsgebyr / Submission Fee (226510)
• Repræsentationsmiddage (142010)
• Restaurationsmiddage, ikke ifm rejser (222010)
• Socialt arrangement minus restaurant (228011)
• Taxi (221000)
• Tjenesteydelser i øvrigt (227099)
  - Vær opmærksom på teksten i punkt 5 om hvilke udgifter, der må afregnes gennem zExpense
• Varekøb i øvrigt (228029)
  - Vær opmærksom på teksten i punkt 5 om hvilke udgifter, der må afregnes gennem zExpense.
• Togbilletter (221000)
• Visum (221000)

Tallet i parenteserne henviser til artskontonummeret i ERP, jf. http://kontoplan.sdu.dk/

* Kontakt en medarbejder i Rejsekontoret, hvis du er i tvivl om forskellen på anvendelsen af de to udgiftskategorier vedr. bøger.

Derudover er der i zExpense følgende mere tekniske konti, som det normalt ikke bør være nødvendigt for den enkelte rejsende at anvende:

• EU moms og afgift (227052)
• Privatkøb på Eurocard (952000) - se punkt 14 på siden om Eurocard med SDU-hæftelse
• Rejsekontor, bank indbetaling (613000)
• Udlæg til senere omkontering (227098) - se punkt 7 nedenfor.
• Udtræk til skat (Felt 48) (221000)

Hvis en udgift, der ikke kan dækkes af udgiftskategorierne i punkt 6, alligevel undtagelsesvist køres gennem zExpense, så skal udgiften midlertidigt placeres på udgiftskategorien "Udlæg til senere omkontering (227098)".

Ved placering af en udgift på udgiftskategorien "Udlæg til senere omkontering (227098)" skal der  i en kommentar i zExpense oplyses følgende:

• Hvilken ERP-artskonto udgiften hører til.
• Begrundelse for at købet ikke er sket via en faktura.
• Informationer, så SDU's normale dokumentationskrav overholdes. Det gælder fx. ved køb af gaver, der skal ende på artskonto 222020, hvor der skal oplyses formål og gavemodtager.

Rejsekontoret vil afvise afregninger, hvor der ikke er indsat de nødvendige oplysninger i zExpense.

Controllerafdelingen vil herefter sørge for, at der sker korrekt bogføring på den korrekte artskonto. Vi skal være opmærksomme på, at vi mister revisionssporet, når vi anvender udgiftskategorien "Udlæg til senere omkontering (227098)".

Hvis Controllerafdelingen konstaterer, at konteringen burde være foretaget på en af de andre udgiftskategorier i rejse- og udlægssystemet, skal instituttet/enheden selv omkontere i zExpense mellem udgiftskategorierne. Der henvises til vejledningen om omkonteringer i ovenstående punkt 3.

Artskonto 227098 må kun bruges i zExpense.

Se nyheder om zExpense.

Links til SDU's rejseregler m.m.:

• SDU's cirkulærer om rejser 
• Regnskabsafdelingens stikordsregister på SDUnet.dk, der indeholder links til diverse sider om rejser og udlæg.

Links til sider på sdu.dk om zExpense for personer, der rejser for SDU, men ikke er ansat på SDU

• Version på dansk
• Version på engelsk: zExpence reimbursement of travel costs 

Spørgsmål til zExpense fra den enkelte rejsende skal i første omgang rettes til den lokale økonomi-administrative medarbejder i egen organisatoriske enhed.

Hvis den lokale ERP-medarbejder / administrative medarbejder ikke kender svaret, er du velkommen til at kontakte medarbejderne i Rejsekontoret.

Spørgsmål til omkonteringer af udlæg bogført på artskonto 227098 kan rettes til Tina Christiansen i Økonomiservice - Controller.