Oprettelsen i zExpense af eksterne brugere med dansk cpr-nummer og NemKonto skal foregå via digital post. Dette har været gældende siden medio marts 2024. Det er for at sikre overholdelse af reglerne om fremsendelse af cpr-numre.
Oprettelsesskemaet skal udfyldes inden indsendelse til Rejsekontoret. Det er vigtigt, at alle felter er udfyldt på oprettelsesblanketten.
Rejsekontoret foreslår, at det enkelte institut/enhed på SDU på forhånd har udfyldt det fem cifrede omkostningssted og kontaktperson inden, at mailen med oprettelsesskemaet bliver sendt til den eksterne person.
Nedenfor findes forslag til teksten, der af en SDU-medarbejder kan mailes til den eksterne bruger af zExpense. Arbejdsgangen er beskrevet i teksten.
''''''''''''''
Kære xxx
For at du kan blive oprettet i SDU’s rejse- og udlægsafregningssystem zExpense, har vi brug for, at du udfylder den vedhæftede oprettelsesblanket, og at du sender den retur til SDU via digital post.
Vi skal bl.a. have information om dit cpr-nummer for, at du kan blive oprettet i zExpense. Det skyldes, at vi udbetaler rejsegodtgørelsen til din NemKonto, og fordi vi eventuelt skal foretage indberetning til Skattestyrelsen. For at vi kan modtage informationen om dit cpr-nummer på en sikker måde, skal du benytte nedenstående link eller QR-kode.
Når du klikker på linket eller scanner QR-koden, skal du logge ind med dit private MitID, og igennem Digital Post systemet bliver du automatisk guidet ind til SDU's sikre modtager-system.
Vigtigt: Husk at alle felter skal være udfyldt på oprettelsesblanketten, og at oprettelsesblanketten vedhæftes inden du indsender digitalt. Husk også at skrive ”Oprettelse i zExpense” i emnefeltet. Se nedenstående skærmprint.
Når du er oprettet i zExpense, modtager du en autogenereret mail med login-oplysninger til systemet. Mailen vil blive sendt til den mailadresse, som du har oplyst på oprettelsesblanketten og altså ikke i din digitale postkasse. Husk at tjekke i uønsket post og spamfilteret.
Alternativt kan du selv logge på borger.dk, vælge ”Digital Post”. Tryk på ”Skriv ny besked”, søg efter ”Syddansk Universitet” og vælg ”Syddansk Universitet (University of Southern Denmark)”, i kategori skriver du ”rejse” og vælger ”Fællesadministrationen / Rejsekontor”. Herefter kan du udfylde emnefeltet med ordene "Oprettelse i zExpense" og under ”Din besked” sende os oplysningerne sikkert.
.png)
Venlig hilsen
Navn på afsender af mailen
''''''''''''''
Engelsk version:
Dear xxx
To be registered in SDU's travel and expense management system, zExpense, please complete the attached registration form and return it to SDU via digital mail.
Among other things, we need information about your social security number (CPR no.) to register you zExpense. This is because we pay the travel allowance to your NemKonto and because we may need to report to the Danish Tax Agency. Please use the link or QR code below to submit your social security number securely.
Upon clicking the link or scanning the QR code, you must log in with your private MitID. The digital post system will automatically guide you to SDU's secure recipient system.
Important: Remember to fill in all fields on the registration form and attach the registration form before submitting it digitally. Please also state 'Oprettelse i zExpense' ('Registration in zExpense') in the subject field. See the screenshot below.
Once registered in zExpense, you will receive an auto-generated email with system login details. The email will be sent to the address you provided on the registration form and not to your digital mailbox. Please remember to check your junk email and spam filter.
Alternatively, you can log in to borger.dk and select 'Digital Post'. Click 'Skriv ny besked', search for 'Syddansk Universitet' and select 'Syddansk Universitet (University of Southern Denmark)' in the 'rejse' category and select 'Fællesadministrationen / Rejsekontor'. You can then write 'Oprettelse i zExpense' ('Registration in zExpense') in the subject field and send us the information securely by providing it in the 'Din besked' ('Your message') box.
Best regards,
Name of the sender of the e-mail
''''''''''''''
Ansvarlig afdeling: Økonomiservice - Regnskab
Ansvarlig medarbejder: Jens V. Kierkegaard