Privat ferie kombineret med tjenesterejse

Privat ferie må ikke være det primære formål. Jo større andel den private del udgør af den samlede rejses varighed, jo mere ligner det en ferierejse, der ikke kan dækkes af SDU.

Det ligner en ferierejse, hvis medarbejderens ægtefælle/samlever, børn eller venner deltager i rejsen.

Det ligner en ferierejse, hvis den private del af rejsen er besluttet/bestilt før tjenesterejsen.

Eksempler

5 dages tjenesterejse og 1-2 dages privat ferie vil sandsynligvis ikke give problemer i forhold til at blive betragtet som tjenesterejse.

1-2 dages tjenesterejse og 14 dage med private aktiviteter vil tale meget i retning af, at det er en privat rejse.

Afgørelse

Hvis Økonomiservice er i tvivl, om en rejse helt eller delvist har karakter af en privat ferie, så træffer den relevante fakultetssekretariatschef, institutleder eller områdechef (leder på ledelsesniveau 2) beslutning i sagen. Kompetencen til at træffe sådanne beslutninger kan ikke uddelegeres til andre personer.

En erklæring fra fakultetssekretariatschefen, institutlederen eller områdechefen skal vedhæftes fakturaen/rejseafregningen.

Hvis en administrativ medarbejder på instituttet eller anden decentral enhed er i tvivl, om en rejse har karakter af en privat ferie, så kan sagen drøftes med Rejsekontoret eller den relevante leder.

Hvis du holder ferie på samme destination som den SDU-relaterede aktivitet gælder:

• SDU betaler fly- og togbilletter.
• SDU dækker udgifter til fx overnatning og måltider i det/de tidsrum, hvor den SDU-relaterede aktivitet sker.
• SDU dækker ingen udgifter i den periode, hvor du holder ferie.

Af administrative hensyn opfordrer Rejsekontoret til, at du ikke holder ferie på anden destination end den SDU-relaterede aktivitet.

Hvis du holder ferie på en anden destination end den SDU-relaterede aktivitet gælder:

• SDU dækker udgifter til fly- og togbilletter svarende til den udgift, som SDU ville have haft, hvis der ikke havde været inkluderet en privat ferie.
• Det er medarbejderens ansvar at dokumentere beløbet, som udgiften til fly- og togbilletter ville have været, hvis der ikke havde været inkluderet en privat ferie. Dokumentationen skal være indhentet samme dato, som den købte fly-/togbillet, fordi priserne på især flybilletter ændres meget ofte.
• Øvrige udgifter til fly- og togbilletter skal dækkes af medarbejderen.
• SDU dækker udgifter til fx overnatning og måltider i det/de tidsrum, hvor den SDU-relaterede aktivitet sker.
• SDU dækker ingen udgifter i perioden, hvor du holder ferie.

Arbejdsgang i praksis

Billetter fra Danmark til destinationen for tjenesterejsen skal anskaffes i henhold til SDU’s regler for køb af fly, tog m.m., inkl. anvendelse af SDU’s rejsebureau, elektronisk fakturering og/eller SDU-firmahæftende kreditkort.

Billetter fra destinationen for tjenesterejsen til feriestedet (eller omvendt) og udgifter til transport fra feriestedet til Danmark (eller omvendt) skal købes af medarbejderen uden om SDU’s rejsebureau og ikke med SDU-hæftende kreditkort eller faktura udstedt til SDU.

Du skal afregne de SDU-relaterede merudgifter som udlæg i SDU’s rejseafregningssystem.

Du skal bede om refusion for transportudgiften, som det ville have kostet SDU, hvis du ikke var taget på privat ferie, på samme afregning i SDU’s rejseafregningssystem zExpense som til udgifter til time- og dagpenge eller forplejning, dvs. først efter hjemkomsten fra rejsen. Du skal kunne dokumentere beløbet.

Der gælder særlige regler for videnskabelige medarbejdere rekrutteret i udlandet, og hvor medarbejderens familie fortsat bor i udlandet, dvs. hvor medarbejderen kan siges at have to bopæle.

Det er ikke medarbejderen, men det enkelte institut eller enhed, som vurderer, om en medarbejder er omfattet af reglerne.

Transport mellem Danmark, den anden bopæl og tjenesterejsen

Tjenesterejsen kan indledes eller afsluttes på familiens bopæl i udlandet. Transport mellem Danmark og bopælen er altid for egen regning.

SDU har kun hjemmel til at dække merudgifter, hvilket betyder, at SDU kan dække udgifter til transport mellem konferencestedet og Danmark med reduktion for den sparede udgift til transport mellem den alternative bopæl og Danmark.

Beløbet for den sparede udgift skal dokumenteres. Dokumentationen skal fremskaffes på samme dato, som billetten er bestilt.

Eksempel

En medarbejder har alternativ bopæl i Ungarn og skal på konference i USA. Hun ønsker at flyve fra Danmark til Ungarn, fra Ungarn til USA og derfra tilbage til Danmark.

• Transporten fra Danmark til Ungarn er for medarbejderens egen regning.
• SDU dækker transporten fra Ungarn til USA.
• SDU dækker en andel af transporten fra USA til Danmark.
  • Enkeltbilletten med fly fra USA til Danmark koster 3.000 kr.
  • En flybillet fra Ungarn til Danmark ville have kostet 1.000 kr.
  • Medarbejderen får dækket 2.000 kr. af SDU. Beløbet på 2.000 kr. svarer til hendes merudgift, idet hun ellers selv skulle have transporteret sig fra Ungarn til Danmark, hvilket ville have kostet 1000 kr.

Ferie på anden destination end bopæl

De særlige regler gælder ikke i forbindelse med ferie på anden destination end den alternative bopæl, hvor medarbejderens familie bor. I så fald gælder de sædvanlige regler om privat ferie i kombination med tjenesterejse.

Hvis du kombinerer tjenesterejsen med privat ferie før, under eller efter tjenesterejsen, skal du selv sørge for forsikring til ferieperioden. 

Kontakt dit eget forsikringsselskab før rejsen for at sikre, at den dækker, selvom ferien er kombineret med tjenesterejse. Nogle forsikringsselskaber dækker ikke ferierejser i forbindelse med tjenesterejser.

Som en del af aftalen med Europæiske ERV kan du tegne en privat rejseforsikring hos dem med  15-20% rabat.

Reglerne for at kombinere privat ferie med en tjenesterejse står i Medarbejder- og Kompetencestyrelsens Personaleadministrative Vejledning (PAV):

Punkt 21.2.10

”Hvis den ansatte i tilknytning til en tjenesterejse ønsker at afvikle ferie på det midlertidige tjenestested, kan tjenestestedet godkende, at udrejsen fremrykkes eller hjemrejsen udskydes under hensyn til ferieafviklingen. Forøgede udgifter til transport, måltider og overnatning, som følge af at opholdet forlænges med ferien, afholdes af den ansatte, jf. herved også afsnit 21.4.2.4. Der gælder særlige regler for beskatning af fritidsrejser, der foretages i tilknytning til tjenesterejser.”

Punkt 21.4.2.4

”Tilsvarende bortfalder retten (til godtgørelse, red.) altid under ferie samt på fridage, afspadseringsdage mv., der holdes i tilknytning til ferie.”

Det betyder, at SDU’s udgift til en tjenesterejse, hvor der før, under eller efter tjenesterejsen indgår privat ferie ikke må overstige udgifterne til tjenesterejsen, hvis den ikke havde været kombineret med ferie.

Ud over den personaleadministrative vejledning gælder SDU’s interne cirkulære om tjenesterejser også, herunder reglen om, at det er tjenestestedet, som tilrettelægger tjenesterejsen og reglen om merudgifter.