Best practice vedr. rejseafregninger

Best practice

SDU har følgende best practice vedr. behandlingen af rejseafregninger.

1. Den rejsende foretager som udgangspunkt selv indtastningen i rejse- og udlægsafregningssystemet zExpense.
2. Kontrollanten/godkenderen modtager rejseafregningen.
3. Kontrollanten/godkenderen udfører arbejdsopgaverne beskrevet i punkt B på https://sdunet.dk/da/servicesider/oekonomi/rejser/zexpense-it-system-til-afregning/zexpense-arbejdsfordeling.
4. Kontrollanten/godkenderen tjekker, at rejseomkostningen ligger inden for instituttet/enhedens retningslinjer og bevilling.
5. Kontrollanten/godkenderen konterer rejseafregningen (den rejsende kan også selv kontere).
6. Kontrollanten/godkenderen accepterer ved videresendelsen til Rejsekontoret, at enheden/projektet vil afholde rejseomkostningen.
7. Rejsekontoret udfører arbejdsopgaverne beskrevet i punkt C på https://sdunet.dk/da/servicesider/oekonomi/rejser/zexpense-it-system-til-afregning/zexpense-arbejdsfordeling. 
8. Hvis rejseafregningen ikke er i orden, sendes den tilbage i flow til enten den rejsende eller til kontrollanten/godkenderen.

Derudover gælder følgende omkring rejser:

• Fakturaer vedr. rejser bestilt ved rejsebureauet CWT behandles i ERP, og altså udenom zExpense.
• De originale bilag vedr. rejser skal opbevares af den rejsende indtil rejsegodtgørelsen er overført til vedkommendes bankkonto. Herefter må originalbilagene kasseres.

Ændret sidst: 21-02-2025
Ansvarlig afdeling: Økonomiservice - Regnskab
Ansvarlig medarbejder: Jens V. Kierkegaard