zExpense - arbejdsfordeling mellem den enkelte enhed og Rejsekontoret

Ifølge SDU's regnskabsinstruks skal minimum to personer gennemgå et bilag inden, der kan foretages en udbetaling.

I henhold til afsnit 2.2.3.1 i regnskabsinstruksen skal blandt andet følgende kontrolleres i forbindelse med behandlingen af bilag:

• At bilaget vedrører og er udstedt til SDU
• At SDU's retningslinjer er overholdt
• At forholdet mellem beløb, nytteværdi og omkostning er tilfredsstillende
• At den fakturerede ydelse eller vare er leveret, og at kvalitet og antal er kontrolleret
• At varen eller ydelsen svarer til det aftalte
• At bogføringen er korrekt periodiseret
• At der er sket korrekt kontering i henhold til SDU's kontoplan
• At repræsentations-, gave- og rejsebilag er påført oplysninger om formål, tidspunkt og deltagerkreds.
• At bilag vedrørende rejser til udlandet er vedhæftet oplysninger om programmet for turen

Ovenstående medfører, at der i rejse- og udlægsafregningssystemet zExpense ligger opgaver hos henholdsvis den decentrale enhed og i Rejsekontoret.

Godkenderen i zExpense skal kunne svare "JA" på alle nedenstående spørgsmål, inden han/hun trykker på "Godkend", hvorefter afregningen sendes til sendes til afsluttende behandling i Rejsekontoret.

Afregningsheader (sort felt):

• Er afregningen fra en person, som du skal godkende afregninger fra?
• Er "Beskrivelse"/"Description" udfyldt tilstrækkeligt?
• Er destinationen udfyldt tilstrækkeligt?
• Er dimensioner udfyldt korrekt?
  • I mange andre tilfælde kalder vi det for kontostreng på SDU.
• Er der vedhæftet den nødvendige overordnede dokumentation for rejsen/udlægget? 
  • Dette er især relevant forbindelse med rejser til udlandet, hvor SDU stiller krav om vedhæftning af program (eller invitation, hvis program ikke er tilgængeligt).
  • Der kan også være tale om dispensationer fra fx beløbsgrænser.

Udgiftsposter (blåt felt):

• Har de registrerede udgiftsposter relevans for SDU?
• Er de registrerede udgiftsposter i overensstemmelse med SDU's regler i bl.a. rejsecirkulæret og repræsentationscirkulæret?
• Er der anvendt den korrekte udgiftskategori?
• Er der vedhæftet den nødvendige dokumentation for udgifterne?
• Er den vedhæftede dokumentation læsbar?
• Er der vedhæftet en godkendelse fra SDU's it-chef eller support-chef (pt. Bue Raun Andersen og Claus Trap Christensen) ved køb af følgende it-hardware: Pc, tablet, smartphone og printer?
  • Indkøb af it-hardware skal ske gennem SDU IT. Det forekommer dog, at udstyr ejet af SDU bliver stjålet eller på anden måde forsvinder undervejs på en tjenesterejse. Indkøb af erstatningsudstyr kan i særlige tilfælde refunderes gennem zExpense.

Kørsel (grønt felt):

• Har den registrerede kørsel relevant for SDU?
• Er det den faktiske kørsel, der er registreret?
  • Hvis man fx starter en køretur for SDU på bopælen og kører direkte til et andet sted end hovedarbejdspladsen, så er det ikke tilladt at notere hovedarbejdpladsen som startsted.
• Er der reduceret for sparede private kilometer?
  • Dette er relevant, hvis køreturen starter eller slutter på bopælen.
• Er der ved kørsel til udlandet sket opdeling af kørslen på kørsel i Danmark og i udlandet?

Diæter (orange felt) - På SDU bruger vi som oftest begrebet time- og dagpenge:

• Er den registrerede periode relevant for SDU?
• Er der reduceret for det korrekte antal måltider?
• Er antallet af nætter oplyst under "Logigodtgørelse" i overensstemmelse med SDU's regler?

Kommentarer (rødt felt):

• Er der indsat de nødvendige kommentarer?

Andet:

• Klik på ikonet med pdf øverst til højre i zExpense. Ser afregningen samlet set fornuftig ud?
• Virker det samlede udgiftsbeløb for rejsen sandsynligt?

Den primære opgave for Rejsekontoret i zExpense er at sikre, at SDU's regler for afholdelse af udgifter bliver overholdt.

Derudover vil medarbejderne i Rejsekontoret have fokus på følgende forhold, når de foretager den endelige gennemgang af afregningen:

Afregningsheader (sort felt):

• Er anledning, destination og beskrivelse udfyldt tilstrækkeligt?
• Er der vedhæftet den nødvendige overordnede dokumentation for rejsen/udlægget, heriblandt program hvis det er en rejse til udlandet?

Udgiftsposter (blåt felt):

• Er de indberettede udgiftsposter i overensstemmelse med SDU's regler for afholdelse af udgifter?
• Er der anvendt den korrekte udgiftskategori?
• Er der vedhæftet den nødvendige dokumentation for udgifterne?
• Er den vedhæftede dokumentation læsbar?
• Er der anvendt en korrekt valuta?
• Hvis der er købt flybillet hos andre end CWT, foreligger der så en dispensation fra det relevante direktionsmedlem, en udførlig begrundelse fra den rejsende og dokumentation?
• Ligger hoteludgiften inden for hoteldispositionsbeløbet?
• Hvis hoteldispositionsbeløbet er overskredet, er der så angivet en forklaring og foreligger der en godkendelse fra nærmeste leder?
• Hvis der rejses efter princippet om dokumenterede udgifter til forplejning, er det så tale om rimelige merudgifter til forplejning? 
• Hvis der er tale om en større udgift til taxa, foreligger der så en forklaring på dette?
• Foreligger der en godkendelse fra SDU's it-chef eller support-chef (pt. Bue Raun Andersen og Claus Trap Christensen), hvis der er tale om køb af følgende it-hardware: Pc, tablet, smartphone og printer?

Kørsel (grønt felt):

• Er den indberettede kørsel i overensstemmelse med SDU's regler for kørsel i egen bil?
• Er der reduceret for sparede private kilometer?

Diæter (orange felt):

• Er de indberettede rejseperioder relevante for SDU?
• Er der reduceret for det korrekte antal måltider?
• Er antallet af nætter oplyst under "Logigodtgørelse" i overensstemmelse med SDU's regler?

Kommentarer (rødt felt):

• Er der indsat de nødvendige kommentarer?

Afregninger i zExpense med udgifter under 700 kr.

Rejsekontoret har siden januar 2022 ikke kontrolleret alle afregninger i zExpense med samlede udgifter under 700 kr. Økonomiservice foretager i stedet en efterfølgende stikprøvebaseret kontrol med baggrund i en vurdering af risikoen for fejl i afregningerne.