1. Indledning
Det forekommer, at SDU’s medarbejdere og andre rejsende ikke modtager et bilag, når de er på tjenesterejse eller på anden måde foretager et udlæg. Det kan også hænde, at bilaget bortkommer.
I disse tilfælde skal der i stedet vedhæftes en tro- og love erklæring i rejse- og udlægsafregningssystemet zExpense eller ved fakturaen i ERP.
Det skal være en undtagelse, at SDU anvender tro- og love erklæringer, idet disse ikke opfylder Skatteforvaltningens krav til bilagsdokumentation.
Udover tro- og love erklæringen skal der angives yderligere oplysninger, hvis udgiftsposten er på 100 DKK eller derover. En tro- og love-erklæring kan således ikke stå alene, hvis udgiften er på 100 DKK eller derover. Se mere nedenfor i punkterne 2 og 3.
2. Tro- og love-erklæringer i zExpense
I zExpense er der mulighed for at tilknytte en tro- og love-erklæring til konkrete udgiftsposter i det blå felt kaldet "Udgiftsposter".
Tro- og love-erklæringen må ikke anvendes i det sorte felt kaldet "Afregningsheader" i zExpense. Afregninger med tro- og love-erklæringer i afregningsheaderen skal afvises på instituttet, og de vil blive afvist af medarbejderne i Rejsekontoret. Rejsekontoret arbejder på at finde en teknisk løsning, som forhindrer, at erklæringen kan afgives i afregningsheaderen.
Udover tro- og love erklæringen skal der angives yderligere oplysninger, hvis udgiftsposten er på 100 DKK eller derover, nemlig følgende:
- Udgift under 100 DKK:
- Ikke krav om yderligere dokumentation.
- Udgift mellem 100 og 1.000 DKK:
- Forklaring skal indsættes i Kommentar-feltet nederst til højre i zExpense.
- Udgift over 1.000 DKK:
- Forklaring skal indsættes i Kommentar-feltet nederst til højre i zExpense og der skal vedhæftes en bankkvittering, der dokumenterer beløbets størrelse.
Økonomiservice følger udviklingen i antallet af tro- og love-erklæringer. Vi kan udtrække data i zExpense. Økonomiservice vil om nødvendigt orientere lederen/ledelsen, hvis vi vurderer, at anvendelsen tager overhånd.
3. Tro- og love-erklæringer vedrørende rejseafregninger i pdf ("papirbaserede afregninger")
Der skal vedhæftes en tro- og love-erklæring til alle rejseafregninger i pdf ("papirbaserede afregninger"), hvor en udgiftspost ikke er dokumenteret med bilag. Links til tro- og love-erklæringen findes nedenfor i punkt 4.
Hvis udgiften er på mere end 100 DKK, skal der vedhæftes yderligere forklaring.
Hvis udgiften er på mere end 1.000 DKK, skal der vedhæftes både en forklaring og en bankkvittering, der dokumenterer beløbets størrelse.
4. Links
Her finder du links til tro- og love-erklæringer på dansk og engelsk, der kan anvendes i forbindelse med rejseafregninger i pdf:
- Tro- og love erklæring (dansk version).
- Solemn declaration (tro- og love erklæring i engelsk version).
Sidst ændret: 19-12-2024
Ansvarlig afdeling: Økonomiservice - Regnskab
Ansvarlig medarbejder: Jens V. Kierkegaard