Rejseafregning i skrivbar pdf

Følgende grupper af personer skal afregne deres rejser og udlæg i afregningssystemet zExpense:

• Alle medarbejdere på SDU. 
• Personer, der ikke er ansat på SDU, men som har en NemKonto.

Personer, der ikke er ansat på SDU, og som ikke har en NemKonto skal anvende en pdf-blanket, hvis de har haft rejseudgifter eller udlæg, der skal dækkes af SDU. Rejsekontoret kalder gruppen for "Eksterne udlændinge".

Hent blanketten til rejseafregning og udlæg her (downloader som PDF, åbnes i Adobe Acrobat fra mappen Overførsler/Downloads).

Blanketten bruges til både rejseafregninger og udlæg.

Blanketten er i skrivbart pdf-format. Den kan enten udfyldes på pc, eller den kan printes og derefter udfyldes med kuglepen.

Blanketten skal underskrives af en godkendelsesberettiget medarbejder/leder på SDU. Det skal ikke nødvendigvis være en institutleder, som der står på blanketten.

Navnet på den underskriftberettigede skal også stå med blokbogstaver under underskriften.

Arbejdsgangen er følgende:

• Udfyld blanketten og vedhæft de originale bilag.
• Blanketten skal afleveres/indsendes senest 8 dage efter rejsens afslutning til enheden/SDU-medarbejderen, som er oplyst ved modtagelsen af blanketten.
• Enheden på SDU tjekker, at afregningen er udfyldt med korrekte beløb og er underskrevet af den rejsende
• Blanketten underskrives af en anviser, og enheden udfylder kontering.
• Enheden på SDU samler blanketten og bilagene i én samlet pdf-fil. Dette gøres ved hjælp af værktøjet "Kombiner filer" i Adobe Acrobat.
• SDU-enheden mailer pdf-filen -  der indeholder både rejseafregning og bilag - til Rejsekontorets fælles mailboks rejser@sdu.dk (se noten i punkt 6 nedenfor):
  • Emnefeltet skal udfyldes således: ”Rejseafregning fra NN”
  • Teksten i mailen skal formuleres således, hvis du som godkender ikke har sat en gyldig underskrift på blanketten: ”Jeg godkender vedhæftede rejseafregning fra NN på kr. xxx,xx.”
    • Bogstaverne NN skal i emnefeltet og teksten erstattes med navnet på den rejsende/udlægshaveren.

Spørgsmål til ovenstående bedes rettet til Rejsekontoret på mail rejser@sdu.dk, tlf. 6550 2020 eller direkte til en af medarbejderne.

Note vedr. arbejdsgangen beskrevet i punkt 4: 
Et alternativ til at rejseafregningen fremsendes til Rejsekontoret af den godkendelsesberettigede medarbejder er, at rejseafregningen underskrives af godkenderen/anviseren. Se punkt F.4 på siden om Attestation af bilag for mere information om underskrifter. Hvis rejseafregningen er underskrevet af godkenderen/anviseren på den beskrevne måde, mailes den til Rejsekontoret af fx en sekretær.