På Institut for Kultur- og Sprogvidenskaber byder vi vores nye medarbejdere velkommen i et opstartsforløb, der omfatter onboarding på instituttet med særligt henblik på de miljøer, der er relevante for den nyansatte.

Opstartsforløbet sammensættes i et tæt samarbejde mellem Institut HR og personalelederen for den nye medarbejder. Hvert forløb er tilpasset den nyansattes stillingskategori og situation ud fra en overbevisning om, at det styrker både trivsel og arbejdsglæde at føle sig velkommen og blive mødt i øjenhøjde på en ny arbejdsplads.

Før ansættelsens start

Plan for onboarding og opstart

Der udarbejdes en plan for onboarding og opstart. Planen skal som minimum indeholde:

For alle VIP:

• Dato, tid og sted for velkomst ved Institut HR
• Navn på kollega, som tager imod den første dag (ved ph.d.-studerende som regel hovedvejleder)
• Navn på medarbejder i tilsvarende stillingskategori, som kan fungere som mentor
• Dato, tid og sted for opstartssamtale med personaleleder

• Dato, tid og sted for møde med forsknings-/projektleder samt dagsorden
• Dato, tid og sted for første møde med forskningsgruppen 
• Dato, tid og sted for opstartsfrokost med andre nyansatte ved IKS

Udarbejdelsen af planen for onboarding og opstartsperiode foregår på følgende måde:

1. Institut HR informerer personaleleder om ansættelse og beder om input til planen.
2. Personaleleder indhenter de nødvendige oplysninger om opstart hos forskningsgruppeleder og (hvis relevant) projektleder
3. Personaleleder og Institut HR koordinerer dato for velkomst ved HR og opstartssamtale ved personaleleder
4. Personaleleder videresender dato for næste opstartsfrokost for nyansatte på instituttet (og for postdocs også for næste postdoc-frokost for postdocs på HUM)
5. Institut HR samler oplysningerne og sender dem i en velkomstmail til den nye medarbejder før ansættelsens start. En liste med praktiske oplysninger og links er vedhæftet mailen.

De første dage

De første, der tager imod den nyansatte på første arbejdsdag, er hhv. Institut HR og personaleleder.

• Institut HR viser rundt på instituttet og udleverer computer, nøgle og medarbejderkort.
• Personaleleder afholder opstartssamtale, hvor der informeres personalemæssige aspekter af ansættelsen, herunder arbejdsmiljøorganisering og TR, og hvor ansættelsens indhold og sammensætning drøftes.
• Ved opstartssamtaler med ph.d.-studerende vil en indledende drøftelse om undervisningsmuligheder finde sted, ligesom stipendiaten oplyses om mulighed for tilmelding til SDUUP-kursus ’PhD – Getting started on your teaching.
• På første arbejdsdag eller snarest derefter mødes den nye medarbejder med projektleder (hvis relevant), mentor og vejleder (ved ph.d.-studerende).

Den første tid

Forskningsgruppelederen inviterer den nyansatte til førstkommende forskningsgruppemøde og afsætter tid til præsentation af den nye medarbejder og af gruppens medlemmer og aktiviteter.

Personalelederen indkalder den nyansatte til opfølgende opstartssamtale, som finder sted 1-2 måneder efter ansættelsens start.

Institut HR indkalder den nye medarbejder til førstkommende opstartsfrokost for nyansatte på IKS. Ved frokosten deltager personaleleder, sekretariatschef og Institut HR.

• Særligt for ph.d.-studerende: I forlængelse af opstartssamtalen og senest 14 dage efter stipendiatens ansættelse indkalder personaleleder, viceinstitutleder(e), relevante studieledere og hovedvejleder til et møde, hvor ph.d.-stipendiatens undervisningsmuligheder drøftes, så de kan skrives i ph.d.-planen.