Indretning af arbejdspladsen

Her finder du hjælp og vejledning til hensigtsmæssig indretning af din arbejdsplads:

Tjek din arbejdsplads

Ergonomisk vejledning til brug af digitale arbejdsredskaber

Find øvelser og ergonomitips på "Krop og Kontor", som  er en hjemmeside udgivet af BAR FOKA (Branche Arbejdsmiljø Rådet Finans/Offentlig Kontor og Administration)

Link til Krop og Kontor

Her finder du guiden: Giv kroppen en rar arbejdsdag foran computeren

Flere og flere medarbejdere på Institut for Regional Sundhedsforskning arbejder i  storrumskontorer og oplever dermed de arbejdsmiljømæssige udfordringer, der kan være forbundet hermed.  

Guiden er tænkt som en hjælp til, at I kan komme i gang med at forbedre arbejdsmiljøet i jeres storrumskontor. 

Da vi mennesker ofte har forskellige opfattelser, tærskler og grænser, opfordrer vi jer til sammen at sætte rammerne for forbedringerne op. På den måde får I lavet nogle adfærds- og leveregler for rummet, som alle kan se sig selv i. 

Vi opfordrer jer ligeledes til at tage et møde, når nye medarbejdere skal være en del af jeres storrumskontor for at informere og eventuelt justere jeres aftaler. 

Ved arbejde i storrumskontorer optræder mulige arbejdsmiljømæssige udfordringer - især indenfor tre problemfelter: 

• Indeklima
• Støj
• Indretning af arbejdsplads

Alle tre omårder vil blive gennemgået i denne guide, som også indeholder en guide til booking af flyver-pladser/skriveborde i storrumskontorer i Outlook. 

I storrum er der typisk flere computere, lamper og mennesker på færre kvadratmeter, og det producerer varme. Mange steder har også store glaspartier, som kan give problemer med både solopvarmning og kuldenedfald om vinteren. 

Gode råd i forhold til indeklima

• Undgå direkte sol - for eksempel ved at skærme af med markiser eller persienner
• Spar på energien. Vælg lavenergipærer og kontorudstyr, der bruger mindst mulig energi
• Sluk lyset efter dig
• Flyt printere og kopimaskiner til et andet rum
• Hav fælles regler omkring papirbunker og rod, idet det er støvsamlere, og kan give overfølsomhed for dette
• Hav en seperat garderobe  til vådt og lugtende overtøj
• Anbefalet rumtemperatur på 20-22 grader og ensartet indstilling af radiatorer, så træk undgås. Temperaturen må ikke være under 18 grader og ikke overstige 25 grader
• Aftal udluftningsrytmer
• Det anbefales, at der beregnes 12 m3 luft pr. person, og er der under 6m3, skal er forefindes mekanisk ventilation
• Tal med dine kollegaer om temperaturforskelle og træk

På sdunet kan du læse mere om, hvordan du forbedrer indeklimaet

Man taler oftest om støj i storrumskontorer, men for de fleste medarbejdere giver begrebet forstyrrelser mere mening. Forstyrrelser i storrumskontorer består typisk af snak. Det kan for eksempel være snak hen over bordet med kollegaer, små uformelle møder eller andres telefonsamtaler. 

Overvej, om I har en fælles holdning til, hvor meget denne snak forstyrrer, og om der eventuelt skal laves adfærds- og leveregler, som vedrører forstyrrelser i storrum. 

Hvad kan gøres i rummet?

• Tænk på selve indretningen. Det kan være ved at supplere med andre rum: Stillerum, projektrum, vejlederrum, telefonrum m.m.
• Opsætte akustikplader og/eller lokale støjskærme
• Sørg for, hvis det er muligt, at folk sidder sammen i grupper, der reelt kan have gavn af at dele viden
• Høreværn

Hvad kan den enkelte gøre?

• Overhold de aftalte spilleregler om adfærd og gør det legalt at kommentere hinandens adfærd
• Sæt telefoner på lydløs
• Brug headset til telefoner og tal dæmpet
• Overvej, hvor højt du taler
• Fortrolige samtaler passer ikke til storrum
• Gå hen til den du taler med, og/eller overvej om I skal gå ud af rummet og tage samtalen
• Aftal signaler eller hav skilte som for eksempel: "Vil ikke forstyrres" eller "Vil I dæmpe jer lidt"
• Brug høretelefoner (høreværn), når du vil høre musik eller ikke vil forstyrres

Vigtigste pladskrav:

• Skærmen bør være cirka 50-80 cm fra øjnene
• Indret dig, så du sidder symmetrisk lige midt foran skærmen
• Der bør ikke være under 110 cm fra forkanten af arbejdsbordet til nærmeste inventar/væg
• Bordet skal være så dybt, at man kan hvile underarmene foran tastaturet
• Bord og stol skal kunne indstilles - husk at variere, hvordan du står eller sidder
• Bærbare computere: Ved mere end 10 timers arbejde ugentligt ved den bærbare computer, skal der benyttes seperat tastatur og mus
• Brug eventuelt støjreducerende høretelefoner i storrumskontorer ved lyde

Skab variationer - få og simple ændringer i kontorindretningen:

• Placér de ting, der skal bruges jævnligt uden for rækkevidde, så du er nødt til at rejse dig efter dem
• Skab plads omkring dig
• Fjern alt unødigt, der hæmmer bevægelsesfriheden, som for eksempel papirkurv, papirbunker m.m.
• Følg 20-20-20-reglen: Kig 20 meter væk i 20 sekunder hvert 20. minut
• Planlæg små pauser fra det intensive tastearbejde. Eventuelt med små træningsøvelser, der skaber bevægelse

Det kan være en stressfaktor for medarbejdere, at de ikke ved, hvor de kan sidde ved fremmøde. Det kan være tilfældet: 

• På arbejdspladser, hvor medarbejdere ikke møder ind på en fast skrivebordsplads hver dag og/eller
• Hvor medarbejdere er løst tilkoblet, og derfor ikke har en fast plads, så man derfor har skriveborde, som bruges af skiftende medarbejdere

Ovenstående kan være tilfældet i eksempelvis storrumskontorer, men også i forbindelse med flyverpladser.

Løsning:

• Opret skriveborde som kalenderressourcer. Dette kan medvirke til et bedre arbejdsmiljø, idet medarbejderen ved booking af en skrivebordsplads selv sikrer, at der står en arbejdsplads til rådighed ved fremmøde

Oprettelse af skrivebordspladser som Outlook-kalenderressource kan anvendes, når man er flere om at dele et antal skrivebordspladser, og ikke møder ind på arbejdspladsen hver dag, eller når man råder over flyverpladser. Oprettelse af skrivebordspladser som Outlook-kalenderressource muliggør booking af en plads den pågældende dag, og man undgår, at medarbejdere møder ind på arbejde og ikke har en skrivebordsplads.

Fremgangsmåde:

• Hver enkelt plads dedikeres et navn - for eksempel betegnende for rum og skrivebordsnummer (Eksempel bord 4.2 - Lokale 4, skrivebord 2)
• IT-service kontaktes med henblik på at oprette ressourcen i Outlook
• Medarbejdere instrueres i at åbne alle nyoprettede ressourcer i den enkelte medarbejders kalender, således at vedkommende kan have overblik over råderum og kan booke ressourcen
• Udform klare retningslinjer om rettigheder til booking, frist for afmeldelse m.m.

Herunder ses eksempel på, hvordan en ressource kan se ud i Outlook