Nyt SIS
Stort informationsmøde i juli med opdatering fra Nyt SIS Programmet
Den 4. juli 2024 afholdt Nyt SIS Programmet endnu et informationsmøde, hvor et stort opbud af studieadministrative medarbejdere og andre interesserede blev præsenteret for seneste nyt om status og planer i programmet, udviklingen af det nye studieinformations-system, SDU’s repræsentation i det fælles program og det lokale procesarbejde på SDU
SDU er godt repræsenteret i det nationale program
Stinne Hørup Hansen, vicedirektør for SDU Uddannelse, lagde ud med at genopfriske visionen for det nye SIS, der bygger på at give de studerende en sammenhængende og fleksibel understøttelse igennem hele deres studieforløb, samtidig med at de studieadministrative medarbejdere får en effektiv digital platform at arbejde i.
Stinne fremviste et overblik over SDU’s brede repræsentation i den nationale programorganisation, hvor universiteterne sammen med leverandøren arbejder på at udvikle det nye studieinformationssystem:
- Vores solide deltagelse i de forskellige ledelsesfora og procesgrupper betyder, at SDU får god viden og har indflydelse på programmet. Vi har nok aldrig samarbejdet så tæt med de andre universiteters medarbejdere og ledere, som vi gør i de her år omkring Nyt SIS, og det er meget lærerigt.
Et fælles system med brugerne i fokus
Stinne løftede også lidt af sløret for, hvad det nye SIS er for en type system. Salesforce Education Cloud, som systemet hedder, anvendes allerede af en række udenlandske universiteter, og systemet er grundlæggende udviklet til at håndtere relationen til de studerende. Det er et standardrammesystem, hvilket indebærer, at nogle processer i systemet er foruddefinerede, mens andre kan tilpasses ved hjælp af systemets indbyggede byggeklodser. Som det er nu, anvender SDU en række specialtilpassede studiesystemer, og en del af dem vil lige som STADS skulle tages ud af drift, når det nye SIS implementeres, selvom det ikke præcist vil erstatte de nuværende systemer.
Stinne fremhævede, at det nye SIS ikke kun skal være en lokal løsning for SDU, men en fælles løsning for alle universiteterne i programfællesskabet, hvilket betyder, at der er et stærkt behov for fælles processer og ensartethed på tværs af universiteterne. Det er muligt at lave tilpasninger, hvis det er nødvendigt, men vi ønsker at holde det på et minimum:
- Det er det, der er mest økonomisk, det er mest robust, det er lettest at drifte og videreudvikle, og så har vi også den grundopfattelse, at vi ikke skal konkurrere med hinanden om at give de studerende en stor administrativ oplevelse, lød det fra Stinne.
Fremskridt gennem samarbejde
Mette Thomassen, programleder for Nyt SIS-programmet på SDU, satte også nogle ord på det fælles samarbejde mellem universiteterne i programfællesskabet og de seneste fremskridt:
- Afklaringsfasen blev brugt sammen med leverandøren til at få indblik i og drøfte de krav, vi har sat til løsningen, så vi er sikre på, at vi har en fælles forståelse af dem. Og så fik vi lagt grundstenene til vores strategier til test, datamigrering, træning m.v. Her i designfasen går vi i gang med at sætte løsningen op, og der startes med udviklingen af procesområderne for opbygning af uddannelse, behandling af studentersager og optag af studerende.
Mette forklarede, at SDU har foretaget et strategisk valg om at placere mange ressourcer i det fælles program, da det er nu og her, vi har størst mulighed for at påvirke designet af den endelige løsning.
Gensidig videndeling både internt og eksternt
Maria Cecilie Vonsild, faglig projektleder på forretningssporet i SDU’s SIS-program, fortalte om de foreløbige resultater af procesarbejdet og hvordan organiseringen og strukturen fungerer i vores lokale procesgrupper, der knytter sig til procesgrupperne i det nationale program:
- Vi sikrer os, at viden om alt det, der foregår inde i det fælles program, også flyder tilbage til os, og at vores procesejere har et bagland at gå til, hvis der er behov for opklaring af spørgsmål fra den nationale gruppe eller fra leverandøren, eller for at kvalificere noget af det arbejde, der foregår.
- Vi har arbejdet med at kortlægge processer og brugerrejser, rydde op i data samt lave systemoverblik. Formålet med det hele er at få et solidt kendskab til det landskab, vi skal have det nye system til at lande i, og analysearbejdet giver os et solidt fundament til at gå oplyst ind i samarbejdet i de nationale grupper. Den grundige forberedelse skaber også et godt udgangspunkt til at forstå, hvordan de nye fælles processer vil forandre den måde, vi har arbejdet på indtil nu.
Den åbne dialog er vigtig for programmet
Afslutningsvist opfordrede Stinne alle til at henvende sig med spørgsmål eller bekymringer:
- Hvis I sidder og er bekymrede for noget i forhold til Nyt SIS, så tag fat i os, så vi kan forholde os til det. Det vil vi rigtig gerne. Det er meget vigtigt for os at sige, at vi skal finde fælles løsninger, og det kræver, at vi lytter til hinanden og arbejder tæt sammen, både internt på SDU og med de andre universiteter.
Kontakt os:
Mette Thomassen, programleder
Maria Cecilie Vonsild, faglig projektleder
Carina Thisted Mogensen, SDUnet og kommunikation