Nyt SIS
Fejring af milepæl på forretningssporet i SIS-programmet
I SIS-programmet har forretningssporet rundet en vigtig milepæl. I mere end et halvt år har 7 procesgrupper arbejdet ihærdigt på forskellige workshops med at kortlægge SDU’s nuværende studieadministrative processer. Nu er kortlægningsarbejdet afsluttet, og vi har fået et samlet overblik over det uddannelsesadministrative landskab.
Hvor kommer vi fra, og hvor skal vi hen?
I marts 2023 lød startskuddet til en række workshops for udvalgte medarbejdere med stor faglig indsigt i SDU’s studieadministrative arbejdsgange og processer. Procesgruppernes opgave var at identificere processernes start og slut, forudsætninger, resultater, samt afhængigheder til andre administrative processer. En vigtig del af kortlægningen har også været at identificere både uhensigtsmæssigheder og forbedringspotentialer, så vi ved, hvilke områder der skal prioriteres, når vi skal designe nye processer.
I september afsluttede de sidste procesgrupper deres kortlægningsforløb, og dermed har vi nu et samlet overblik over alle processerne, herunder:
- Struktureret dokumentation af hovedprocesser og udvalgte delprocesser med kobling til digitale systemer
- Struktureret dokumentation af kontaktpunkter, hvor kommunikation og vejledning mellem SDU og den studerende finder sted
- Et fælles overblik over roller og aktører.
Dermed har vi nu et fælles grundlag at arbejde videre ud fra i forbindelse med udfasningen af STADS og overgangen til det nye SIS.
Milepælen fejres i Studieservice
Den betydningsfulde milepæl blev markeret i Studieservice, hvor proceskonsulenterne Susanne Lyng Hansen og Selina Sara Bergstrøm blev overrasket med flag og lidt godt til ganen af deres nærmeste kollegaer og ledere i SIS-teamet.
- De har begge arbejdet dedikeret på at facilitere de mange workshops og få deltagerne inddraget aktivt i kortlægningen. Jeg er meget stolt af de resultater, som vi nu kan lægge frem på baggrund af procesgruppernes grundige arbejde. Den feedback, jeg får fra de involverede studieadministrative medarbejdere i organisationen, viser, at der er en høj grad af tillid til værdien af den fælles indsats og måden, vi griber det an på, lyder det fra Maria Cecilie Vonsild, projektleder for forretningssporet i SIS-programmet.
Susanne Lyng Hansen (tv.), Maria Cecilie Vonsild (midten) og Selina Sara Bergstrøm (th.).
Hvad sker der herefter?
Lige nu arbejdes der på opsætningen af en åben portal for opbevaring af den procesdokumentation, der er kommet ud af proceskortlægningen. Her vil alle involverede i SIS-programmet samt andre interesserede kunne tilgå det samlede, tværgående overblik over det uddannelsesadministrative landskab. Den digitale portal forventes klar i løbet af oktober 2023.
Vi er også påbegyndt en kortlægning af de studerendes brugerrejser i samarbejde med udvalgte målgrupper af SDU-studerende.
I 2024 går vi i gang med at udarbejde de kommende arbejdsprocesser, der skal implementeres på SDU i forbindelse med overgangen til det nye studieinformationssystem. Vi venter til 2024, da vi først har brug for mere viden om det nye system og de fælles nye processer mellem universiteterne, inden vi kigger på SDU-processerne.
Men allerede nu er der områder, hvor vi – uafhængigt af SIS – ser et potentiale for at igangsætte forbedringsprojekter i studieadministrationen. Der er er foreløbigt udarbejdet to projektgrundlag til de første konkrete optimeringsindsatser, som resultat af procesgruppernes kortlægningsarbejde. Ambitionen er at gennemføre udvalgte optimeringsindsatser før implementeringen af det nye SIS, hvis det giver mening og er ressourcemæssigt forsvarligt at gøre.
Vil du vide mere om procesarbejdet, er du velkommen til at tage fat i faglig projektleder Maria Vonsild: mcv@sdu.dk