Nyhedsbrev, ERP, uge 46, 2021
Det går fremad med udviklingen af det nye økonomisystem ERP, og planen er fortsat at gå i luften den 2. februar 2022.
Hovedparten (90%) af alle testcases på funktionalitet og integrationer er nu godkendt. Planlægningen af overgangen til ny kontoplan og det nye ERP-system i alle de omkringliggende systemer er i fuld gang, og arbejdet med at lave vejledninger og kursusmateriale er startet op.
Og så er der ikke mindst fokus på, at få den fremrykkede årsafslutning til at lykkes.
Hvad er det for en opgave institutter / afdelinger står overfor?
SDU har valgt en ”smal” pakke i det nye økonomisystem, der dækker basis regnskab – fakturabehandling ved køb og salg samt intern handel. Dermed har vi valgt at fastholde de nuværende løsninger vedrørende eksterne projekter, indkøb, budget og rejseafregning, der dermed ikke skiftes. Disse processer fortsætter med de nuværende og kendte systemunderstøttelser og arbejdsopgaver. Her vil det primært være den nye kontoplan, der giver forandringer - særligt i form af de mange nye omkostningssteder, som vi skal vænne os til at bruge i økonomistyringen i løbet af 2022. Ligeledes er vi i gang med en tilpasning af og oprydning i roller og rettigheder til ERP og delegationer (anvisere) generelt. Også på dette område har vi en rigtig god dialog med fakulteter og områder.Den ”gamle” QlikView base fortsætter, og I vil fortsat have adgang til alle økonomidata fra 2021 og tidligere gennem denne. Der etableres en ny QlikView base på data fra det nye ERP-system. Her er vi i fuld gang med at opbygge de rapporter I kender, på de nye økonomidata, så de vigtigste fungerer fra starten. Og vi sætter ressourcer af til at bygge de rapporter, der mangler, når vi går live, så de kommer på plads hurtigst muligt herefter. Nye og gamle data vil kun kunne kobles på overordnet niveau, fordi kontoplanen er skiftet, så der vil, i en rum tid endnu, blive brug for at kunne kigge i både nye og gamle rapporter.
Det har været en stor opgave for institutter, områder og afdelinger at sikre datakvaliteten under implementeringen af det nye HR-system. Der kommer ingen opgaver af denne art i forbindelse med ERP-implementeringen. Det er primært leverandører, kunder, balancer og budgetter der migreres over i det nye system, og det vil udelukkende være Økonomiservice der skal kvalitetssikre disse data.
Den største og væsentligste omkostning på SDU er lønområdet, hvor de mange nye omkostningssteder også skal tages i brug. Lønnen vil blive udbetalt på medarbejderens institut / område som hidtil, men nu udvidet med de nye underliggende omkostningssteder baseret på oplysningerne i HCM. Det kan ikke udelukkes, at der på nogle områder i løbet af 2022 er behov for at gennemgå om lønnen har ramt de ønskede omkostningssteder på instituttet/området.
Alt i alt vil det nye økonomisystem, på trods af ovenfstående, være en betydelig ændring for institutter og områder. Med nyt system, ny kontoplan og ny QlikView base vil der være mange forandringer i de daglige driftsrutiner.
Alle, der skal arbejde i det nye økonomisystem, kommer på kursus i lige før I tager systemet i brug, og i de første måneder vil der hyppigt bliver afholdt netværksmøder for alle der arbejder med systemet.
Den første periode
Selvom det er den smalle pakke af økonomisystemet, som SDU har valgt, er det et stort grundsystem med rigtigt mange integrationer. Og derfor kan der i den første periode også forventes fejl, selvom vi har testet uafbrudt i 6 måneder. Projektet har derfor etableret et hypercare-hold, der står parat i de første 5 uger til at løse diverse fejl.
Projektet planlægger med en trinvis plan for at gå i luften. Det betyder at det den første uge (uge 5) kun vil være Økonomiservice og 3-4 udvalgte institutter og områder, der tager ERP-systemet i brug og tester hovedprocesserne igennem. De øvrige forventes at tage systemet i brug i løbet af uge 6 (7.-11. februar).
Skift af kontoplan påvirker udover ERP-systemet alle omkringliggende økonomiadministrative systemer (HCM, SLS, TrueTrade, zExpence, CRM, TimeSheet, Mtime, QlikView etc.). Allerede fra medio januar forventes de første systemer bl.a. TrueTrade og zExpence at tage den nye kontoplan i brug.
Vi vender tilbage med mere information om denne plan, samt datoer for kurser, stormøder etc. I vil modtage invitation til stormøde i starten af december. Er der spørgsmål til projektet er I velkomne til at tage fat i Mette Thomassen, mettho@sdu.dk eller Heidi Krieber, heik@sdu.dk
Med venlig hilsen
Nicolai, Heidi og Mette