Godt på vej med det nye HR-system - men endnu ikke færdig

Den 1. juni gik SDU i luften med det nye HR-system, HCM. Det er første gang, SDU har ambitionen om ét samlet HR-system, hvor alle medarbejdere og tilknyttede personer samt alle organisatoriske enheder er registrerede. Fremadrettet vil systemet levere data og opdateringer om medarbejdere, tilknyttede og organisatoriske enheder til alle øvrige systemer på SDU, altså både telefonbogen, PURE, medarbejderlister på hjemmesider og intranet. Det er derudover systemet, hvor alt ferie og fravær registreres.

- Ambitionen er stor, og det tager tid at nå i mål, da vi tidligere har haft fire-fem kildesystemer til de samme data. Hvis I oplever problemer med forkerte adresser, titler, feriesaldi etc., så er det sikkert overgangen til det nye system, der er udfordringen, forklarer HR-chef Lisbeth Møller.

- Det skyldes både ringe og uensartet datakvalitet i de gamle systemer, og at det er svært at lande data rigtigt i det nye system, når vi samkører data fra mange forskellige systemer. Der er derudover problemer med nogle af de nye processer, der er blevet tunge og uhensigtsmæssige, herunder særligt oprettelse af nye brugere, uddyber hun.

En stor opgave især på institutter og i afdelinger

Udfordringerne belaster særligt HR-medarbejdere på institutter og i afdelinger samt institut-/afdelingssekretærer, der har den daglige opgave med at holde alle de mange informationer ajourført og servicere organisationen i HR-opgaverne. Der er brug for tålmodighed og forståelse for den store ekstra opgave, som disse medarbejdere har fået med overgangen til det nye system, forklarer universitetsdirektør Thomas Buchvald Vind:

- Det er en stor og meget vigtig opgave, de HR-medarbejdere på institutter og afdelinger løfter. De kan ikke yde den service, de er vant til at kunne levere. De har ekstraopgaver med at få data rettet op, og de skal hver dag stå på mål for de mange udfordringer med fejl og nye processer, der ikke fungerer.

- Der er ingen tvivl om, at det er denne vej, vi skal. Efter jul kommer vi også med det nye økonomisystem. Det er to vigtige grundsystemer, som SDU skal have skiftet, både fordi nuværende systemer er forældede, og fordi vi vil gerne digitalisere en række administrative opgaver.

- Det kommer ikke bag på mig, at overgangen er stor og krævende, og jeg håber at alle vil vise tålmodighed og forståelse for den store opgave, jeres administration løfter for at få de nye systemer på plads.

Masser af muligheder

Men hvornår kan vi så forvente, at det hele kører, som det skal? HR-chef Lisbeth Møller er optimistisk og mener, at der er lys for enden af tunnelen i starten af det nye år.

- Jeg vurderer, at vi efter jul vil være meget langt i forhold til datakvalitet, og at SDU herefter fremadrettet har et helt nyt og meget mere solidt grundlag for at arbejde med medarbejdere og tilknyttede. Vi er også gået i gang med at analysere og ændre brugeroprettelsesprocessen, så den understøtter samarbejdet på tværs af SDU meget bedre. Vi har valgt en stor standardplatform, og der er mange muligheder, når vi først har fået bunden rigtigt lagt.

En af de vigtige opgaver, der skal løses i HR-systemet, er rekruttering af VIP. I forbindelse med ibrugtagningen af HR-systemet blev det besluttet, at VIP-rekruttering indtil videre foregår i SDU.JOB, da bl.a. understøttelsen af den videnskabelige bedømmelse skal analyses nøje. Planen for dette arbejde vil blive udarbejdet i starten af 2022.