Uge 41 - Løbende information om analyse af uddannelsesadministrationen

Analysen af uddannelsesadministrationen, som blev annonceret på SDUnet den 23. september 2022 (se link til nyheden her), er gået i gang, og mange ledere og medarbejdere har vist interesse for at kende til analysen og det videre arbejde. Derfor vil projektet i analyseperioden ugentlig offentliggøre en nyhed hver torsdag kl. 12, hvor interesserede kan læse om det igangværende arbejde. Alt information vil være samlet på SDUnet på denne side, hvor man kan læse de forskellige nyheder og anden information fra projektet.

I denne uges nyhed kan du læse om organisering af analysen, status på analysen, tidsplanen samt Nyt SIS.

Organisering af analysen

Analysen er organiseret med henholdsvis en styregruppe, en følgegruppe og et konsulenthus.

Styregruppen har det overordnede ansvar for analysen og træffer de overordnede beslutninger om analysens fremdrift. Når analysen er færdig, udarbejder styregruppen en indstilling til direktionen om den videre proces og eventuelle beslutninger.

Følgegruppen skal hjælpe med at kvalificere analyserammen og konsulenthusets løbende analysefund. Følgegruppen er sammensat af personer, som repræsenterer forskellige perspektiver på SDU’s uddannelsesadministration (se evt. seneste nyhed, hvor medlemmerne af følgegruppen præsenteres).

Det har ikke været et hensyn at inddrage alle fakulteter eller alle områder i Fællesadministrationen i styregruppen eller følgegruppen. Sammensætningen af både styregruppen og følgegruppen er gjort ud fra hensyn til at få repræsenteret forskellige perspektiver på uddannelsesadministration. Styregruppens og følgegruppens medlemmer sidder derfor ikke med for at repræsentere sit fakultet eller sit eget område, men for at bidrage med det perspektiv, som de har i kraft af deres forskellige roller på uddannelsesområdet.

Konsulenthuset Carve gennemfører analysen ved at indsamle information og data, gå i dialog med forskellige ledere på SDU og udarbejde anbefalinger til, hvad SDU’s uddannelsesadministration skal kunne fremadrettet. Carve har erfaring med universitetsområdet og er også involveret i procesarbejdet i det nationale SIS-program, som skal udskifte STADS i de kommende år.

Analysens projektejer er universitetsdirektøren, og analysen sekretariatsbetjenes af Rektorsekretariatet.

Status på analysen og analysedesign

Styregruppen holdt første møde med Carve den 29. september for at starte analysen op, og tilsvarende har følgegruppen holdt et første møde med Carve tirsdag den 11. oktober.

De første 2-3 uger bruger Carve og SDU i fællesskab til at indsamle forskellige informationer om den eksisterende opgaveløsning i uddannelsesadministrationen på SDU. Uddannelsesadministration skal forstås meget bredt i form af opgaver og service som understøtter uddannelserne på SDU. Når informationerne er indsamlet, udarbejder Carve et forslag til analyseramme, som kvalificeres i følgegruppen og godkendes i styregruppen.

Analyserammen bruges til at gennemføre en kortlægning på SDU af hvilke opgaver, som løses inden for uddannelsesadministrationen, og hvilke ressourcer, som medgår til at løse disse opgaver. Samtidig indsamles oplysninger om bestand og aktivitet på SDU’s heltidsuddannelser og deltidsuddannelser. Ressourceopgørelsen vil bl.a. bestå af det formålsfordelte regnskab, som SDU årligt afleverer til Danske Universiteter. Gennem interviews med ledere på SDU bliver ressourceestimaterne kvalificeret og fordelt på de opgaver, som indgår i analyserammen.

Samtidig med kortlægningen igangsætter Carve en proces, som skal lede frem til at formulere en vision for, hvad SDU’s uddannelsesadministration kan på længere sigt. Visionen vil blive formuleret i en tæt dialog med styregruppen, følgegruppen og andre interessenter på uddannelsesområdet. Det er hensigten, at visionen skal hjælpe med at guide SDU i at håndtere eksterne faktorer i form af politiske reformer om optag og regionalisering, øget fokus på efter- og videreuddannelse, internationalisering, en demografisk udvikling med færre studerende og et nyt studieadministrativt system som erstatning for STADS. På den baggrund udarbejder Carve anbefalinger til fremadrettet organisering, governance samt system, proces- og dataejerskab inden for uddannelsesadministrationen.

Tidsplan

Styregruppen og Carve har aftalt, at analysen skal afleveres senest i december. Oprindeligt var planen inden udgangen af november, men da analysen er startet lidt senere end planlagt, er afleveringen rykket til december. Carve vil i de kommende uger udarbejde en mere detaljeret tidsplan for analyseperioden frem til december.

Når analysen er afleveret, udarbejder styregruppen forslag til den videre proces og eventuelle beslutninger på baggrund af analysen. Hele 1. kvartal 2023 er planlagt til involvering, dialog og beslutning. Afhængig af hvilke beslutninger, som træffes, kan implementeringen starte i løbet af 2. kvartal 2023.

Nyt SIS

Samtidig med analysen af uddannelsesadministrationen er flere personer på SDU også involveret i Nyt SIS-programmet. Du kan læse mere om Nyt SIS her: https://sdunet.dk/da/ledelse-og-strategi/projekter/nyt-sis. I den kommende tid kan det forekomme, at ledere modtager forespørgsler om at give information og input både til analysen af uddannelsesadministrationen og til SDU’s Nyt SIS-program. Vi håber på forståelse for dette.

Thomas Buchvald Vind

Universitetsdirektør
Projektejer og formand for styregruppen for analysen af uddannelsesadministrationen