Indledning
I SDU Analytics foretager vi halvårlig kontrol af medarbejderadgang til produkter på SDU’s Analyseportal.
Kontrollen vedr. administrative personlister og opgørelser med følsomme eller fortrolige personoplysninger, hvor der er adgangsbegrænsning.
Hvornår?
Adgangskontrollen bliver udsendt af SDU Analytics pr. mail fra dataadgang@sdu.dk til ledere på fakulteter og i enheder i Fællesadministrationen hvert år i januar og august.
Hvad går det ud på?
I mailen beder jer om at gennemgå den vedhæftede oversigtsliste (excel-fil), og melde tilbage, om der er personer, der skal have tilbagetrukket deres adgange. Det kan skyldes at de siden sidste kontrol har skiftet job/stilling på SDU eller slet ikke er ansat på SDU længere.
Oversigtslisten for adgange indeholder to ark
Det ene ark indeholder personadgange til de studieadministrative lister.
Du finder en oversigt med beskrivelser over informationer her.
Det andet ark indeholder personadgange til forskningsanalyserne.
Du finder en oversigt med beskrivelser over informationer her.
Fremgangsmåde for adgangskontrollen
Det er vigtigt at håndhæve, at det er et ledelsesansvar for GDPR at SDU Analytics beder områdeledelsen om at foretage den halvårlige kontrol af medarbejderadgange til produkter på SDU’s Analyseportal.
Kontrollen må gerne tildeles af lederen til en betroet medarbejder, som gennemgår listen og returnerer til SDU Analytics på mail: dataadgang@sdu.dk – det er dog vigtigt at lederen er cc på mailen som returneres til SDU Analytics.
Bemærkninger/rettelser til dokumentet:
Vigtigt: Du må ikke flytte rundt på kolonnerne eller skrive bemærkninger i cellerne i oversigtslisten for adgange.
- Kolonne X: Bemærkninger/rettelser - hvis du har bemærkninger/rettelser, skrives de i denne kolonne.
Fremgangsmåde for at slette eller anmode om adgang:
Vigtigt: du må ikke tilføje eller slette X’er i oversigtslisten for adgange – brug nedennævnte markering for at slette eller anmode om adgang.
- Hvis adgang skal slettes: Markér celle/kryds med rød baggrund.
- Hvis adgang skal gives: Send anmodning til dataadgang@sdu.dk med følgende oplysninger:
- Navn på den/de liste(r), der ønskes adgang til
- Navn og mail på den/de person(er), der skal have adgang
- Formål med adgang
- Periode for adgang – bemærk SDU Analytics foretager halvårlig kontrol af fortsat relevant adgang
Er data ikke korrekte
Oplysningerne med ”(HCM)” skrevet efterfølgende er smeltet sammen med navne og mail via et træk fra HCM. Er disse oplysninger ikke korrekte, bedes du tage fat i SDU HR via den rigtige indgang dertil, for at få rettet.
Spørgsmål?
Kontakt dataadgang@sdu.dk