Ansættelse af internationale medarbejdere
Start i god tid
En international ansættelse kan kræve ekstra tid til blandt andet arbejds- og opholdstilladelse, registrering, bolig og flytning.
Anmod om ansættelse i god tid og følg SDU HR, Ansattes tidsfrister.
Hvis medarbejderen er statsborger uden for EU/EØS og skal søge om opholds- og arbejdstilladelse, skal ansættelsesbrevet være klar mindst to måneder før startdatoen. Det giver tid til at gennemføre den nødvendige ansøgningsproces.
Afsæt også tid til, at medarbejderen kan finde bolig i Danmark og planlægge flytning. Det gælder både medarbejdere fra EU/EØS og medarbejdere fra lande uden for EU/EØS – og kan også have betydning, hvis medarbejderen flytter med familie.
Afklar EU/EØS eller ikke-EU/EØS
Det første, du skal afklare, er medarbejderens statsborgerskab. Reglerne er forskellige for medarbejdere fra EU/EØS og medarbejdere fra lande uden for EU/EØS.
EU/EØS-borgere
En medarbejder med statsborgerskab i et EU/EØS-land skal ikke have opholds- og arbejdstilladelse for at arbejde i Danmark.
Hvis medarbejderen skal opholde sig i Danmark i mere end tre måneder, skal vedkommende registrere sig hos International Citizen Service og søge om EU-opholdsdokument og CPR-nummer. Det er blandt andet nødvendigt for at få skattekort, bankkonto og MitID.
Ikke-EU/EØS-borgere
En medarbejder fra et land uden for EU/EØS skal som udgangspunkt have opholds- og arbejdstilladelse, før vedkommende kan begynde at arbejde på SDU.
Afklar derfor tidligt, om medarbejderen skal søge om tilladelse, og sørg for, at der er tid til hele processen.
Afklar særlige forhold
Nogle ansættelser kræver, at du afklarer særlige forhold, før medarbejderen kan begynde arbejdet.
Det kan have betydning for medarbejderens skat og sociale sikring. Ansættelsesbeviset skal afspejle det faktiske tjenestested. Informér derfor både SDU HR, Ansatte og ISO, hvis medarbejderen arbejder helt eller delvist fra udlandet.
Informér ISO, så det kan afklares, om medarbejderen har den nødvendige arbejdstilladelse. Afhængigt af medarbejderens nuværende opholds- og arbejdstilladelse kan der være behov for en særskilt tilladelse til bibeskæftigelse. Arbejdet må ikke begynde, før en eventuel tilladelse er givet.
Personer med opholds- og arbejdstilladelse som forsker, gæsteforsker eller ph.d.-studerende kan have ret til bibeskæftigelse uden særskilt tilladelse, hvis der er en naturlig sammenhæng mellem hoved- og bibeskæftigelsen.
Hvis censoren er statsborger uden for EU/EØS, skal du være opmærksom på arbejds- og opholdstilladelsen. En medarbejder, der er ansat som forsker på et andet dansk universitet og har en gyldig arbejds- og opholdstilladelse som forsker, kan arbejde som censor på SDU uden en særskilt arbejdstilladelse. SIRI anbefaler dog, at medarbejderen indsender en kopi af beskikkelsen fra censorkorpset.
Hvis medarbejderen ikke er ansat som forsker, skal der søges særskilt arbejdstilladelse til bibeskæftigelse.
SDU samarbejder med KPMG om skatterådgivning til nyansatte internationale medarbejdere. SDU kan desuden i visse tilfælde dække udgifter til gebyrer for arbejds- og opholdstilladelser samt flytteomkostninger. Se de relevante services for aktuelle betingelser.
Find hjælp og relevante services
Du behøver ikke selv håndtere alle dele af en international ansættelse. Brug de relevante services og kontaktfunktioner, når du har brug for hjælp.
- Arbejds- og opholdstilladelse: Kontakt/informér ISO om internationale medarbejdere, hvor der kan være behov for opholds- og arbejdstilladelse.
- Tidsfrister for ansættelse: Følg SDU HR, Ansattes tidsfrister for ansættelser.
- Skatterådgivning: Internationale nyansatte kan benytte SDU’s samarbejde med KPMG om skatterådgivning.
- Udgifter til arbejds- og opholdstilladelse: Se information hos Økonomiservice.
- Flytteomkostninger: Se information hos SDU HR, Løn.
- Bibeskæftigelse og arbejdstilladelse: Se mere information på Nyidanmark.dk.
Brug den relevante service eller kontaktfunktion, så medarbejderen får den rette hjælp videre i processen.
Statsborgere fra EU/EØS-lande skal ikke have en opholds- og arbejdstilladelse for at arbejde i Danmark.
Ved ophold på mere end 3 måneder, skal medarbejderen registrerer sig ved International Citizen Service og søge om et EU-opholdsdokument og CPR-nummer.
Dette er nødvendigt, for at få skattekort, bankkonto og MitID.
Lifeindenmark.dk har lavet en checkliste, der giver et godt overblik over ansøgnings-og registreringsprocessen.
Statsborgere fra ikke EU-lande skal som udgangspunkt have en opholds- og arbejdstilladelse inden de kan påbegynde arbejdet på SDU.
Det er derfor vigtigt, at det i god tid inden ansættelse afklares om der skal søges om opholds- og arbejdstilladelse og at det sikres at der er afsat tid til denne proces.
Der gælder særlige regler for medarbejdere på SDU, der opretholder deres bopæl i udlandet men arbejder fysisk i Danmark.
Som grænsegænger vil der være nogle praktiske ting såsom sygesikring, social sikring, skatteforhold osv. der skal håndteres anderledes.
Husk derfor altid at informere ISO hvis en medarbejder bor i et andet land end Danmark under ansættelsen.
Find mere info på lifeindenmark.dk og pendlerinfo.dk.
Ved ansættelse af internationale medarbejdere er det vigtigt, at anmodning om ansættelse sker i god tid inden startdatoen.
Ikke-EU-borgere der skal søge opholds- og arbejdstilladelse, skal gerne have et ansættelsesbrev 1,5-2 måneder inden start, for at sikre, at der er tid til at søge relevante tilladelser.
Selvom der ikke skal søges opholds- og arbejdstilladelse, er det vigtigt, at der afsættes tid til at den nye medarbejder kan finde et sted af bo i Danmark og har tid til at planlægge sin flytning - også for evt. medfølgende familie.
Vigtige overvejelser ved internationale rekrutteringer:
- Hvor skal medarbejderen arbejde?
i Danmark, fra hjemlandet eller fra et andet land?
- Skal der søges opholds- og arbejdstilladelse?
kan det nås i god tid inden ansættelsesstart?
- Hvor bliver medarbejderen social sikret og beskattet (hvis ikke vedkommende flytter til DK)?
hvad er medarbejderens bopælsland og arbejdsland?
har medarbejderen andre ansættelser?
er medarbejderen kvalificeret til forskerskat?
- Hvem betaler evt. udgifter til gebyr for ansøgning om opholds- og arbejdstilladelse, flytteomkostninger, socialsikringsgebyr?
- Har medarbejderen familie der skal med?
Husk at informere SDU HR og ISO om hvilke aftaler der er lavet - inden ansættelsen!