Projekt om ny digital understøttelse af VIP/DVIP-rekruttering på SDU

Der er igangsat et projekt på SDU under titlen ’Fremtidens digitale platforme til VIP og DVIP-rekruttering’. Baggrunden er, at det nuværende rekrutteringssystem for videnskabeligt personale på SDU ikke er tilgængeligt fra årsskiftet 2023/2024. Samtidig baserer rekrutteringsprocesser på SDU sig i dag på forskellige systemer (TAP foregår via Oracle Recruiting Cloud (ORC) og Oracle Human Capital Manager (HCM), mens VIP/DVIP foregår via SDU Job, SDU Ansæt og HCM), og HR-systemlandskabet skal forenkles.
Projektet ejes og ledes af SDU HR.

Formål
Formålet med projektet er at implementere ORC og HCM til digitalt at understøtte ansættelse af VIP og DVIP på SDU inden udgangen af 2023 under hensyntagen til, at både ledere, udvalgsmedlemmer og øvrige medarbejdere oplever høj kvalitet og kvalificeret understøttelse digitalt og HR-fagligt,
samt at ansøgere oplever et transparent og professionelt digitalt understøttet rekrutteringsforløb.

Opstart af projekt
Projektet kommer til at køre i korte faser med få, dedikerede ressourcer, dels. pga. den hårde deadline for projektet, og dels for at belaste organisationen mindst muligt (i en periode, hvor der parallelt kører andre store digitaliseringsprojekter). Projektet kommer til at bestå af 3 overordnede faser:

Fase 1:
Maj - juni: Analyse af nuværende rekrutteringsprocesser og design af ny proces tilpasset ny systemunderstøttelse

Fase 2:
Juli - oktober: Systemopsætning og test

Fase 3:
November - december: Flytning til produktionsmiljø og go live

Organisering og brugerinddragelse
Der er nedsat en styregruppe med repræsentation fra alle 5 fakulteter på SDU, herunder sekretariatschefer og institutlederrepræsentanter, som har beslutningskompetence i projektet. Derudover er der for hvert fakultet nedsat en fakultær tovholder, som er ansvarlig for at udpege deltagere til projektet og sikre/koordinere ressourceallokering ud til institutterne.

Endelig er der nedsat en ekspertgruppe bestående af administrative medarbejdere fra alle fem fakulteter, som har indgående kendskab til VIP og DVIP-rekrutteringsprocessen på SDU. Ekspertgruppen er gennemgående i alle projektets faser for at sikre kontinuitet i projektet. I de dele af projektet, hvor ekspertgruppen har brug for input, inddrages specialister. Det vil være ledere/medarbejdere fra fakulteterne med kendskab til særlige delprocesser (fx bedømmelsesformænd, rekrutterende ledere/institutledere og nyansatte).

Status på projektet – hvor er vi nu?
Projektet er cirka halvvejs i analyse- og designfasen. Nuværende gennemsnitsproces for rekruttering af VIP på SDU er kortlagt, og next step bliver på baggrund af undersøgelse af brugerperspektiver og behov samt identifikation af problemområder i nuværende proces, at designe den nye proces for rekruttering – og heraf definere krav/ønsker til ny systemunderstøttelse.

Vil du vide mere?
Du kan læse mere om og følge projektet via sdunet.dk/vip-rekruttering
Hvis du har spørgsmål eller input til projektet, kan du kontakte din fakultære tovholder eller projektledelsen.